Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Отношения работника и работодателя – это достаточно сложный процесс. Именно поэтому его и регламентируют правовые акты, а также, разумеется, Трудовой кодекс страны. Множество споров и вопросов возникает при увольнении сотрудника. Тем более, если работодатель собирается производить какие-либо удержания. К ним можно отнести и удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Здесь есть свои нюансы, которые необходимо знать как представителю работодателя, так и сотруднику. Первому необходимо защитить свои интересы, но не нарушить действующее законодательство, а второму просто необходимо удостовериться, что его права не были нарушены. Обе стороны не должны терять в деньгах.

Поэтому в статье представлены наиболее часто задаваемые вопросы и раскрыты типовые ситуации.

Виды отпусков. Административный и ученический

В первую очередь необходимо определиться, какие отпуска полагаются работнику. Их существует несколько, в зависимости от того, на какой работе занят сотрудник или же по цели использования.

К последним можно отнести административный и ученический отпуск. Первый представляет собой дни, за которые сотрудник не получает оплату.

Но при этом ему и не ставят в табеле прогула, так как неявка согласована с работодателем, и подтвержден этот факт приказом.

Административный отпуск обычно оформляется в непредвиденных ситуациях, к примеру, если необходимо съездить к родным или же произошло какое-то несчастье. Так как административный отпуск не оплачивается, то и удерживать его никто не может.

Ученический отпуск полагается работнику, получающему первое высшее или среднее образование параллельно с работой. Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить дни ученического отпуска при предъявлении справки-вызова, которое выдает учебное заведение.

При этом на каждом курсе есть свое количество дней для сессии и итоговой аттестации, которые могут быть оплачены. То есть, на первом и втором курсах это сорок календарных дней, а на третьем и последующих – по пятьдесят. Стоит отметить, что имеются в виду именно календарные дни отпуска.

Продление ученического отпуска на дни праздников не практикуются.

Если же работник получает второе высшее образование, то оплачиваемый ученический отпуск ему не положен.

Получить такой отпуск авансом не предоставляется возможным, так как оплата производится по истечении месяца, то есть отпускные не выписываются до срока, как это происходит с очередным отпуском.

Соответственно, удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении касательного ученического отпуска производится не могут.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Очередной отпуск. Что говорит законодательство

Каждый сотрудник имеет право получить оплачиваемый отпуск, его также называют ежегодным. Трудовой кодекс поясняет, какие категории работников могут рассчитывать на оформление отпуска. К ним относятся:

  • Сотрудники, для которых данное место работы считается основным.
  • Совместители.
  • Работающие на дому или дистанционно.
  • Сотрудники, выполняющие обязанности в течение неполного рабочего дня.

Этот список включает практически всех, кто принимает участие в трудовой деятельности на предприятии. Таким образом, каждый сотрудник имеет право на отпуск в оговоренные сроки и на определенное количество дней.

Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска на предприятии? Стандартный отпуск для большинства организаций составляет двадцать восемь календарных дней.

Если говорить конкретнее, то статья 115 Трудового кодекса подчеркивает, что работник не может получить менее двадцати восьми календарных дней ежегодного отпуска в году.

Однако есть и другие категории лиц, которые имеют право на более длительный период отдыха, в связи со сложностью работы, а также работники, получающие дополнительный отпуск, например по вредности, или же инвалиды второй группы.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Дополнительные отпуска. Аванс

Дополнительные отпуска могут предоставляться ряду работников. К ним можно отнести тех, кто работает на Крайнем Севере, является инвалидом второй группы или работает во вредных условиях труда.

Во всех этих случаях законодательством предусмотрены дополнительные дни отдыха, которые оплачивает работодатель. Интересен тот факт, что каждый из них, за исключением дополнительного отпуска по вредности, может быть взят сотрудником авансом, то есть за еще не отработанное время. Таким образом, эти виды отпусков также подлежат удержанию.

А вот в случае отпуска, который предоставляется тем, кто задействован на предприятиях с вредными условиями труда, дополнительные дни предоставляются строго за отработанное время. Поэтому и такого понятия, как «взять отпуск авансом» для данного вида не существует. То есть и удерживать их нет возможности.

За какой период можно дать отпуск?

Почему же возникает ситуация, что необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении? Казалось бы, что каждый имеет право на определенное количество дней отдыха в году, и никаких переизбытков быть не должно. На практике все выглядит иначе.

Трудовой кодекс, к которому и обращается работодатель, утверждает, что первый отпуск сотрудник может получить после того, как отработал на предприятии не менее шести месяцев. При этом может быть оформлен ежегодный отпуск на четырнадцать календарных дней, то есть, ровно половина от положенного.

Все остальные года сотрудник может брать положенные дни отдыха в любом месяце, согласовав это с рабочим графиком и графиком отпусков.

Казалось бы, что работник, который пришел в ноябре и отработал несколько лет, должен брать отпуск после отработанного года, то есть не раньше ноября следующего года. Однако на практике он может взять его в любое время, например, летом.

Если отпуск оформлен в июне, то сотрудник «недоработал» еще несколько месяцев: июль, август, сентябрь и октябрь. То есть за эти месяца ему еще и не полагался отпуск, именно такую ситуацию называют «отпуск авансом».

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Расчет дней отпуска. Работа кадров

В большинстве компаний сотрудник может оформить отпуск по личной просьбе.

Как производится расчет дней? Если за календарный год работник имеет право на двадцать восемь дней отпуска, то это значит, что каждый месяц ему полагается 2,33 дня. Так, если работник, который устроился в ноябре, хочет взять отпуск в июне, он может оформить его на 16 или 17 дней.

В таком случае, если сотрудник решится на увольнение, он ничего не будет должен предприятию. Соответственно, и удержание за неотработанные дни отпуска производиться не будет.

При этом для расчета берется, как полный месяц, так и тот, который был отработан сотрудником больше чем на половину.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

На сколько дней можно оформить отпуск?

Что касается прав работника, то стоит напомнить о статье 122 Трудового кодекса. Здесь говорится, что гражданин имеет право оформить свой отпуск на любое время, уведомив работодателя за две недели. Также это заранее прописывается в графике отпусков на следующий год. Так что работник имеет право на получение полного отпуска в любое удобное время.

Что касается деления положенных дней, то и тут подсказку дает Трудовой кодекс. В нем говорится, что можно брать отпуск по частям. Однако стоит отметить, что одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.

А вот размер последующих не регламентирован. Однако не каждый работодатель готов оформлять отпуска по два или три дня. Поэтому сотруднику следует договариваться с работодателем или работниками отдела кадров.

Примерная схема оформления отпусков

В большинстве организаций оформление отпуска – дело простое. Если сотрудник идет по графику, который был составлен в предыдущем году, то не требуется никаких личных заявлений.

За две недели сотрудники отдела кадров составляют приказ, в котором расписывается руководитель предприятия или структурного подразделения, а также сам работник. Следует быть внимательными, так как именно в приказе прописаны даты отпуска, а также количество дней отдыха.

Подписывая документ, работник дает свое согласие на эти даты и конкретное количество дней.

Если же отпуск необходимо перенести или взять дни за прошлое время, то следует написать заявление, которое рассматривает работодатель. После подписи руководящих лиц также оформляется приказ. На основании приказа составляется записка-расчет, которая и отправляется в бухгалтерию.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Если сотрудник решил уволиться

Однако спорные моменты начинают возникать, если работник, оформивший отпуск за неотработанный период, решил уволиться. Сразу стоит отметить, что удержать его на предприятии работодатель не может. Отказываться отдавать трудовую книжку сотрудники отдела кадров также не должны, так как это будет незаконным.

Существует два способа мирного урегулирования. В первом случае работодатель просто удерживает сумму, которая была выписана за неотработанное время. Эта ситуация возможна, когда увольнение происходит в конце месяца, в котором были отработаны все дни. В этом случае хватит средств на погашение всей суммы. Второй вариант также заключается в погашении долга, но уже наличными в кассу предприятия.

Читайте также:  Вычет по ндфл для внешних совместителей в 2020 году

Стоит отметить, что некоторые ошибочно считают, что работодатель не может удержать более двадцати процентов от начисленной оплаты. В данном случае ссылаются на статью 138 Трудового кодекса.

Но следует понимать, что здесь речь идет именно о зарплате. Удержания же за неотработанный период регламентируется статьей 137.

Поэтому работодатель может удержать всю сумму заработной платы после высчитывания налога.

Стоит отметить, что расчет дней отпуска может быть округлен только в сторону работника. То есть работодатель не может производить удержание за три дня вместо 2,33. А за два целых дня – может. Это закреплено в Трудовом кодексе.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Может ли работодатель подать в суд?

Может возникнуть ситуация, когда расчет неотработанных дней отпуска произведен, а суммы заработка не хватает для погашения всего долга. Если работник отказывается погасить сумму наличными, то работодатель несет убытки.

В этом случае существует два мнения, отличающиеся друг от друга. В первом варианте ссылаются на закон № 169, в котором высказываются тезисы об очередных и дополнительных отпусках. Согласно этому правовому документу, работодатель не имеет право на взыскание с работника после его увольнения.

Но многие специалисты согласны с тем, что данный документ противоречит ряду статей Трудового кодекса. Поэтому право подать на сотрудника в суд есть у любого работодателя.

Исключения из правил. Когда удержать нельзя

В каких случаях удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении производить нельзя? Трудовой кодекс выделяет следующие ситуации:

  • Сокращение штата организации.
  • Ликвидация предприятия.
  • Отказ сотрудника от перевода на иную работу.
  • Смерть сотрудника.

Все эти ситуации объединяет то, что работник не может их предсказать, то есть и перерасход дней отпуска произошел не по его вине или инициативе. В таком случае работодатель несет убытки. Сотрудник не может отвечать за ошибки работодателя, это закреплено законодательством.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

Действия бухгалтерии. Расчет

Расчет неотработанных дней отпуска при увольнении производят сотрудники отдела кадров. Однако на этом их работа не заканчивается. Они должны издать приказ об увольнении, а на его основании составить записку-расчет.

Однако дальше вступает в дело бухучет. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении производят работники бухгалтерии.

После получения приказа об увольнении, в котором прописаны дни, которые сотрудник «отгулял» за неотработанное время, бухгалтерия приступает к расчетам.

Для этого необходимо брать расчетный период, который использовался для расчета отпускных. То есть, если сотрудник отдыхал в июне, а увольняется в сентябре, для расчета берется двенадцать месяцев с июня по май, а не с сентября по август.

Это справедливо, так как удерживается та же сумма, которая и была излишне выплачена.

Расчет отпускных производится по формуле, в которой участвуют следующие показатели:

  • Среднее количество дней в размере 29,3.
  • Количество дней, необходимых удержать.
  • Количество отработанных дней в конкретном расчетном периоде.
  • Сумма заработка, которая входит в расчет средней.

В случае если все месяцы были отработаны полностью, то полное количество отработанных дней вычисляется путем умножения 12 месяцев на 29,3. Соответственно, если сотрудник устроился раньше, чем 12 месяцев до увольнения, умножают на количество отработанных месяцев.

Удержание и налоги

Работник получил свои отпускные за весь период, даже за тот, который еще не был им отработан. Но и налог на доходы физических лиц также был снят со всей суммы. То есть, раз работодатель удерживает сумму выплаты, он должен и вернуть удержанный с сотрудника налог. Этот достаточно сложный момент объясняют специалисты Минфина.

Стоит отметить, что код удержания за неотработанные дни отпуска в справке 2-НДФЛ отсутствует. Однако в программе 1С может возникнуть ситуация, когда в справке происходит отражение данной суммы по коду 2012 как компенсация за неиспользованный отпуск, но с минусом.

Но так как в месяц, когда были произведены удержания с отпускных, ошибки со стороны работодателя не было, никаких дополнительный поправок вносить не нужно.

После расчета суммы, которую нужно удержать, работодатель должен уведомить работника, что он может вернуть часть налога, удержанного ранее. После письменного заявления со стороны сотрудника, можно уменьшить налог за последний отработанный период на данную сумму.

Основные проводки. Типовая ситуация

Каковы дальнейшие действия бухгалтера после расчета суммы удержания за неотработанные дни отпуска? Проводки. Именно их составление также может вызывать трудности, в особенности у начинающего специалиста.

Типовые проводки приведены с учетом того, что удержание производится с работника административного аппарата.

Для того чтобы отразить непосредственно начисление заработной платы сотруднику, используют счета 26 и 70, а именно:

  • Дебет счета 20 и Кредит счета 70.

Отражения удержания налога с данной суммы осуществляется при помощи счета 68 и 70, а именно:

  • Дебет счета 70 Кредит счета 68.

Бухгалтерская проводка удержания за неотработанные дни отпуска показывается в виде Сторно, то есть отражается с минусом или выделяется красным цветом. Выглядит она таким же образом, как и первая описанная проводка.

Обратным отражение второй проводки может стать в описании операции по сторнированию НДФЛ за удержания. То есть данная проводка также выделяется красным или же пишется с минусом.

Выплата итоговой суммы работнику за вычетом всех удержаний отражается с помощью двух счетов:

  • 50 – в случае если деньги получены из кассы.
  • 51 – в случае если деньги выплачены через банк.
  • Счет 70.

Выглядит проводка следующим образом:

  • Дебет счета 70 Кредит счета 50.

Таким образом, при увольнении сотрудника, который получил дни отпуска за неотработанное время, может возникать ряд вопросов. Например:

  • Законно ли производить удержание.
  • Как рассчитать дни, за которые были начислены излишние отпускные.
  • Какой период следует брать к расчету при удержании отпуска.
  • Какую часть заработной платы можно удержать у работника.

На все эти вопросы помогает найти ответ Трудовой кодекс РФ. Также к нему стоит обратиться и работнику, чтобы понять, не ущемили ли его права. Трудовой кодекс помогает разобраться в спорных вопросах и доказать свою точку зрения.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: в каком случае производится и как

По закону каждый сотрудник после определенного периода работы имеет право взять отпуск.

Несмотря на то, что период отдыха должен предоставляться согласно утвержденному графику, с разрешения начальства он может передвигаться на более ранние сроки.

В результате, если такой работник решит расторгнуть трудовой договор, у него возникнет удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно.

Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально.

Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Читайте также:  Гарантии при сокращении численности штата работников: ТК РФ

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (проводки)

К ним относятся:

  • Если на предприятии проводится процедура сокращения;
  • Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
  • Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
  • Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
  • Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
  • Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
  • Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
  • Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Размер удержаний

Согласно ТК, администрация наделена правом удержать из заработка работника суммы сверх выданных ему отпускных. Весь долг можно удержать в полном объеме, но с любой из выплат можно снимать не свыше 20% от нее.

Чаще всего возникает ситуация, что сотруднику полагается только одна выплата — и это расчет при увольнении. При этом 20% от него не хватает, чтобы в полной мере погасить весь образовавшийся долг. Тогда сотрудник может выразить добровольное решение, и передать оставшуюся часть по личной инициативе в кассу либо зачислить на расчетный счет.

Внимание! Если же он не хочет добровольно выплачивать оставшуюся сумму, то получить ее можно только при помощи передачи дела в суд. Однако судебные решения по такого рода разбирательствам крайне противоречивы — в двух аналогичных случаях судья может принимать как одну, так и другую сторону дела.

Когда бухгалтер производил расчет отпускной выплаты к выдаче, им использовалась информация о среднем заработке этого работника. Точно таким образом необходимо поступать и когда нужно определить сумму отпускных к возврату.

При этом производить расчет снова на день увольнения не нужно — необходимо найти в архиве бланк расчета самих отпускных, и взять этот показатель оттуда. Для указанных целей на предприятиях обычно используется записка-расчет по форме Т-60.

Также необходимо точно определить количество дней, за какие были получены лишние отпускные. Для этого можно воспользоваться калькулятором отпускных.

После этого можно приступать к расчету суммы к возврату. Чтобы это сделать, необходимо средний дневной заработок умножить на число переплаченных дней.

Внимание! В ситуации, если длительность последнего периода отдыха меньше, чем число излишне оплаченных дней, то сначала задолженность рассчитывается с использованием среднего заработка последнего периода, затем — того, какой использовался в предыдущем и т. д.

Закон устанавливает, что размер долга может быть удержан только после того, как с зарплаты были сняты все предписанные законодательством налоги и сборы.

Перед тем, как удерживать сумму долга, необходимо издать соответствующее распоряжение. Для него нет строго утвержденной формы, и обычно такой документ составляется с использованием фирменного бланка. В нем нужно указать полные Ф.И.О. работника, какое число дней отпуска было предоставлено ему излишне, с каких денежных средств будет выполняться удержание, точная сумма.

С составленным бланком нужно ознакомить сотрудника под роспись. В нем также рекомендуется сделать графу, в какой работник будет не только расписываться, но и письменно выражать свое согласие на удержание.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ — на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

По Дебету По Кредиту Описание операции
20,23,25,26,44 70 Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников.
96 70 Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат.
50 70 В кассу передана сумма излишне выданных отпускных
70 68 Производится сторнирование начисленных налогов и взносов.
20,23,25,26,44 69

Особенности удержания отпускных за неотработанные дни при увольнении

Сам отпуск осуществляется за счет фирмы, выплата включается в перечень расходов для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.

А увольнение сотрудника до конца года влечет излишек выплаты ему в бухгалтерии организации и удержание этой суммы. Следовательно, требуется изменить суммы и по налогам и страховым взносам в государственные фонды.

Ответ

Счёт 209 «Расчёты по компенсации затрат» используют только в том случае, если сотрудник не согласен с суммой долга и отказывается возвращать переплату.

В случае, если сотруднику отпускные были выданы авансом, то задолженность, которая образовалась при перерасчёте, в результате увольнения необходимо перенести со счёта 302.11 «Расчёты по заработной плате» на счёт 206.11 «Расчёты по заработной плате».

Операции по внесению работником задолженности по заработной плате в кассу учреждения отразите через счёт 206.11, предварительно сторнировав начисления, и откорректировав дебетовый остаток по счёту 302.

11:Дебет 2 401 20 211 Кредит 2 302 11 730 – методом «красное сторно» — сторнирована сумма отпускных, выданных авансом;Дебет 2 302 11 830 Кредит 2 206 11 660 — методом «красное сторно» — переведена задолженность по переплате на счет по авансам;Дебет 2 201 34 560 Кредит 2 206 11 660 – внесена сумма переплаты в кассу учреждения.

  • Обоснование
  • Как удержать излишне выплаченную зарплату
  • Бухучет
  • Как отразить в бухучете удержание с сотрудника излишне выплаченной зарплаты
  • Если зарплату сотруднику начислили и выплатили в большем размере по ошибке, оформите одновременно две проводки:
  • 1. скорректируйте излишне начисленные суммы способом «красное сторно»;

2. переведите задолженность на счет 206.11 «Расчеты по оплате труда».

Обе проводки оформите Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней укажите номер и дату исправляемого журнала операций, обоснуйте исправления (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Со счета 206.11 переплату переведите на счет 209.30 «Расчеты по компенсации затрат», если:

 сотрудник не согласен с размером переплаты и отказывается ее вернуть;

 в течение года сотрудник не вернул долг или его вовремя не удержали. Дело в том, что просроченную дебиторскую задолженность по расходам на счете 206.11 отражать в Балансе нельзя.

Это следует из пункта 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктов 80, 86 Инструкции № 162н, пунктов 102, 109 Инструкции № 174н, пунктов 105, 112Инструкции № 183н и подтверждено в пункте 4 письма Минфина России от 9 ноября 2016 № 02-06-10/65506, пункте 1.1.8 приложения к письму от 2 февраля 2017 Минфина России № 02-07-07/5669 и Казначейства России № 07-04-05/02-120, пункте 1.1.5 письма от 30 декабря 2015 Минфина России № 02-07-07/77754, Казначейства России № 07-04-05/02-919.

В учете бюджетных учреждений:

Корректировку и удержание излишне выплаченной зарплаты отразите проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Сторнирована излишне начисленная зарплата Методом «красное сторно»
– которая формирует себестоимость услуг (работ, готовой продукции); 0.109.ХХ.211 0.302.11.730
– которая сразу списывается в расходы и не формирует себестоимость услуг (работ, готовой продукции) 0.401.20.211 0.302.11.730
2. Переведена задолженность по переплате на счет по авансам Методом «красное сторно»
0.302.11.830 0.206.11.660
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.
Читайте также:  Исковое заявление на увольнение за прогул - как составить (образец) в 2020

Если сотрудник не погасил задолженность до конца года или оспаривает сумму переплаты, сделайте проводку:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Компенсация затрат по переплате зарплаты 0.209.30.560 0.206.11.660

Когда удерживаете переплату из следующей зарплаты, сделайте проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Отражено удержание излишне выплаченной зарплаты 0.302.11.830 0.304.03.730
2. Закрыты расчеты с сотрудником 0.304.03.830 0.206.11.660
0.209.30.660
3. Выплачена зарплата за следующий месяц за минусом суммы переплаты:
3.1. – наличными из кассы 0.302.11.830 0.201.34.610
Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 211, КВР 111)
3.2. – безналичным перечислением на банковский счет сотрудника 0.302.11.830 0.201.11.610
Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 211, КВР 111)
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такие правила установлены в пунктах 73, 85, 102, 109, 128 Инструкции № 174н, пункте 4 письма Минфина России от 9 ноября 2016 № 02-06-10/65506, пункте 1.1.8 приложения к письму от 2 февраля 2017 Минфина России № 02-07-07/5669 и Казначейства России № 07-04-05/02-120.

Бухгалтерский и налоговый учет

Как от всех доходов, от заработной платы вычитается и переводится в казну работодателем, выполняющим функции агента по налогам, НДФЛ по стандартному тарифу 13 % для резидентов (лиц, проживающих на территории России более 183 дней в году без выездов) и 30 % для нерезидентов (не проживающих в пределах России подряд 183 дня в году), а также страховые взносы во внебюджетные фонды по общей ставке 30 %.

Сам отпуск осуществляется за счет фирмы, выплата включается в перечень расходов для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.

А увольнение сотрудника до конца года влечет излишек выплаты ему в бухгалтерии организации и удержание этой суммы. Следовательно, требуется изменить суммы и по налогам и страховым взносам в государственные фонды.

Во-первых, на день выплаты за отпуск предприятие не допустило ошибок в ведении учета операций, так как проблема связана не с самими отпускными, а с прекращением трудового договора до завершения календарного года.

Уточнение данных за время до отпуска и в процессе отпуска не осуществляется, ошибок по законодательству нет. Корректорские действия необходимы за период самого увольнения.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале«НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — проводки

Отработав 6 месяцев на текущем месте работы, сотрудник имеет право взять очередной оплачиваемый отпуск (возможно и раньше, по согласованию с работодателем). В случае отгула отпуска и расторжения трудового договора до завершения расчетного года, возникает задолженность по выплаченным авансом отпускным.

Это происходит тогда, когда сотрудник уже отгулял свой отпуск авансом и не отработал достаточное количество времени для погашения оплаты этих дней. Работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные при окончательном расчете с работником.

При этом право удерживать или нет отпускные работодатель оставляет за собой.

При увольнении возможны два варианта развития событий:

  1. остаются не отгулянные дни отпуска;
  2. образуется задолженность работника перед работодателем.

Неиспользованные дни отпуска подлежат денежной компенсации при окончательных выплатах. Отпускные при этом рассчитываются по стандартной схеме, исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

В случае возникновения задолженности организация имеет право произвести удержание оплаты использованного отпуска.

Рассмотрим, в каком случае требуется произвести удержание излишне оплаченного отпуска.

Виды отпуска и основания

Работник может воспользоваться следующими видами отпусков:

  1. очередной оплачиваемый;
  2. дополнительный оплачиваемый;
  3. учебный отпуск;
  4. отпуск по беременности и родам;
  5. отпуск по уходу за ребенком.

Исходя из средних значений, за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (при 28 календарных днях отпуска). Отработав 6 полных месяцев в организации, работник имеет право взять отпуск длиной 14 дней.

В этом случае при увольнении сотрудник ничего не будет должен работодателю. Если отпуск предоставляется на больший период, выплата отпускных производится авансом.

Задолженность перед работодателем может возникать только при превышении лимита по очередному оплачиваемому отпуску. При увольнении работодатель имеет право удержать сумму дней оплаченного отпуска, которую работник не погасил на момент увольнения.

Это определяют статьи 127 и 140 Трудового кодекса РФ.

Выпускается приказ, который должен содержать в себе:

  1. сумму удержания;
  2. количество авансовых дней отпуска;
  3. окончательный срок расчета;
  4. положение о том, что сумма удержания не может составлять более 20% от общей выплаты;
  5. ознакомление работника с приказом.

Расчет оплаты отпускных дней

При расчете оплаты очередного оплачиваемого отпуска производится расчет среднего заработка за 1 день и умножается на количество отпускных дней.

Для этого берется период работы на текущем месте, если он составляет менее 1 года, или 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если время работы превышает 1 год.

В различных организациях могут действовать локальные нормативные акты по расчету отпускных.

Важно помнить только то, что расчет по местным правилам не может ущемлять работника. Если в организации принят расчет отпускных за последние 6 месяцев, то следует рассчитать их за 12 месяцев и за 6.

Если окажется, что при расчете отпускных за 12 месяцев сумма окажется больше, следует выплатить именно ее.

Средний дневной заработок=все выплаты работнику, включая премии и другие начисления, за исключением отпускных и больничных, разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце по состоянию на 2020 год). Полученная цифра и будет применяться при вычислении размера отпускных.

При расчете отпускных берется в учет:

  1. собственно заработная плата;
  2. премии, регламентированные трудовым договором;
  3. иные компенсации и выплаты, определяемые трудовым договором.

Не участвуют в расчете отпускных:

  1. оплата обеда, проезда и ГСМ;
  2. оплата листа нетрудоспособности;
  3. материальная помощь;
  4. сами отпускные.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Статья 140 и 127 Трудового кодекса РФ устанавливают, что при окончательном расчете увольняющемуся сотруднику должны быть выплачены все положенные ему деньги, в том числе и за неиспользованный отпуск.

В то же время, работодатель может удержать все необходимые суммы, на удержание которых работник может дать согласие, и на удержания согласно действующему законодательству.

К таким удержаниям относится и компенсация работодателю средств за выплаченный авансом отпуск, в случае если сотрудник не отработал расчетный год, на который этот отпуск был предоставлен и оплачен.

При увольнении работника до окончания расчетного года и отгуле отпуска, может возникать задолженность перед организацией. Работодатель вправе удержать неотработанный аванс.

Действует правило – из заработной платы может быть удержано не более 20% от общей суммы начисления заработной платы после вычета налогов. Это положение регламентирует статья 138 Трудового кодекса РФ.

После удержаний у человека должны оставаться гарантированные средства для существования. Одновременно с этим ограничение не накладывается на стимулирующие выплаты (премии и т.д.), они могут быть удержаны в полном объеме при необходимости погашения задолженности.

В случае превышения размера удержания по отношению ко всем окончательным выплатам работник обязуется добровольно погасить остаток возникшей задолженности перед организацией.

При отказе работодатель имеет право в судебном порядке добиваться компенсации оплаченного и неотработанного отпуска.

Важно помнить, что работодатель не обязан удерживать отпускные, начисленные авансом, это его право. Он может воспользоваться им, или нет.

Исключениями являются следующие случаи:

  1. увольнение в результате сокращения;
  2. увольнение при смене собственника организации;
  3. увольнение по медицинским показаниям, при которых сотрудник признан недееспособным;
  4. окончание срока действия трудового договора (в случае заключения срочного договора);
  5. ликвидация организации;
  6. в случае призыва сотрудника на военную или альтернативную службу.

В вышеперечисленных случаях работодатель не имеет права производить удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Видео: Консультация бухгалтера

Проводка удержаний

В первую очередь, необходимо рассчитать, какая сумма была выплачена авансом.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *