При оформлении договора стороны оговаривают трудовую функцию работника. Ее содержание составляют конкретные обязанности по должности, перечень которых соответствует штатному расписанию. Как правило, они закрепляются в должностной инструкции. Этот документ является приложением к договору.
Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется по соглашению сторон, если корректировки затрагивают содержание трудовой функции. Законодательство предусматривает отдельные исключения из этого требования (ст. 72.2, 73 ТК), однако, они относятся к специфическим ситуациям, на которые общие правила не распространяются.
https://www.youtube.com/watch?v=GW2VT5K3-3M
При внесении изменений в должностную инструкцию с работником должно быть заключено отдельное письменное соглашение. Иначе новая редакция локального документа не может быть применена. Данное правило распространяется и на ситуации, когда пересмотр инструкции влечет изменение других, не связанных с трудовой функцией, условий договора.
Нормативная база
Трудовой кодекс РФ не содержит прямого упоминания об обязательном оформлении должностной инструкции к каждой вакансии, но, тем не менее, ссылки на упомянутый документ есть.
В ст.15 ТК РФ сказано, что труженику может быть поручен тот круг обязанностей, который закреплен в соглашении между работником и руководством, разработанным на основании локальных актов.
Также аналогичные нормы содержит и ст.56 ТК РФ, в которой подразумевается вменение определенных заданий только в пределах договора, составленного с учетом не только нормативных актов, но и документов, утвержденных предприятием.
При этом в Письмt Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 сказано, что в связи с тем, что порядок оформления должностной инструкции законом не определен, указанный документ создается по правилам, определенным локальными актами компании.
В частности, инструкция может быть издана двумя путями:
- в качестве приложения к основному договору о сотрудничестве;
- в виде отдельного документа.
Естественно, в зависимости от того, каким путем пошло предприятие при оформлении упомянутого документа, будет зависеть и порядок внесения изменений, которые возможно осуществить в первом случае с учетом норм ст.72 ТК РФ, а во втором на основании локальных актов компании.
Пример документа
- ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «КУВШИНКА»(ООО «Кувшинка»)
- ПРИКАЗ
- «23» октября 2014 г. № 87
г. Архангельск
О внесении изменений в приказ ООО «Кувшинка» от 05.04.2014 № 36 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»
В целях совершенствования организации делопроизводства
«В случае оформления документа на одном листе визы допускается проставлять на отдельном листе согласования»;
1.2. исключить из второго абзаца пункта 4.2 слова «но не чаще 1 раза в месяц»;
«Организационное обеспечение комиссии осуществляет общий отдел»;
1.4. пункт 6.8 считать пунктом 6.9;
«Электронная почта используется как резервный канал»;
1.6. по всему тексту слово «ЭЦП» заменить словом «УКЭП».2. Контроль за исполненем приказа оставляю за собой.
Генеральный директор А.П. Корыто
Трудоустройство работника в любой организации сопровождается рядом обязательных процедур, которые предписаны работодателю Трудовым законодательством Российской Федерации: издание приказа и заключение трудового договора, ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
При этом в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, однако важность этого документа подчёркнута в письме Роструда от 31.10.
2007 № 4412–6, в котором указывается, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6. 30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03. 03. 2003 № 65-ст.
Поскольку от наших читателей портала поступают разные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, в том числе и по кругу выполняемых должностных обязанностей, постараемся ответить на самые «острые» вопросы.
Может ли работодатель в одностороннем порядке изменять должностные обязанности работников и вносить изменения в должностную инструкцию?
Трудовым законодательством не установлен порядок введения, разработки, изменения и утверждения должностных инструкций. При этом должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться самостоятельным документом. Трудовое законодательство устанавливает, что любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст.72 ТК РФ).
Соответственно, если должностная инструкция является приложением к договору, то есть его неотъемлемой частью, то ее изменение должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция является самостоятельным актом, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника.
- Таким образом, работодатель вправе вносить изменения в должностную инструкцию работника, если того требуют изменяющиеся условия работы (новые образовательные технологии, стандарты, средства обучения и т.
- Бойкотировать данные изменения и высказывать своё личное несогласие — дело добровольное, но вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей.
- Возможность работодателю вносить изменения в трудовые обязанности работника в одностороннем порядке отражена в приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.
Должностную инструкцию для работников всё же лучше иметь в наличии и оформить отдельным документом от трудового договора (вносить постоянные изменения в трудовой договор гораздо сложнее, чем в должностную инструкцию, а перечислить исчерпывающе все виды выполняемых работ в трудовом договоре крайне тяжело).
Знакомить с её содержанием под личную подпись работника.
Своевременно вносить в неё все изменения, связанные с трудовыми обязанностями.
Если требование о наличие должностной инструкции указано в законодательном акте, то она должна быть разработана в обязательным порядке. Во всех остальных случая должностные инструкции разрабатываются на добровольной основе.
Должностная инструкция упрощает взаимоотношения работника и работодателя, т.к. она точно обозначает круг ответственности и обязанностей работника, что значительно снижает трудовых споров.
В должностной инструкции, указываются квалификационные требования, задачи, функции, права и ответственность работника.
Должностные инструкции могут быть разработаны как отдельный документ, так и как приложение к трудовому договору.
В законодательстве не установлено специальных требований к разработке должностных инструкций, поэтому необходимо придерживаться общих правил разработки и утверждения локальных нормативных документов. Кроме того, работодатель может утвердить собственный порядок разработки должностных инструкций. Однако, положения данного документа не должны противоречить требованиям законодательства.
При разработки инструкций необходимо учитывать структуру организации и ее подразделений, особенности условий работ ы сотрудников, для которых разрабатываются инструкции, положений локальных актов организации.
Так же при разработки должностных инструкций следует применять положения квалификационных справочников и профессиональных стандартов.
После согласования со всеми, инструкция утверждается руководителем организации, заверяется печатью (при ее наличии). Оригиналы инструкций могут хранится у ее разработчика, в отделе кадров, у секретаря или в другом месте. Копии инструкций выдаются работникам под роспись.
- Должностная инструкция действует до ее замены на новую.
- Структуру и содержание должностной инструкций определяется работодателем самостоятельно.
- Пример структуры
| Раздел | Название раздела | Содержание раздела |
| 1 | Общие положения | Включает:
|
| 2 | Должностные обязанности |
|
| 3 | Права работника | перечень прав работника |
| 4 | Ответственность | виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих обязанностей |
| 5 | Заключительные положения | дополнительная информация |
В результате кадровых изменений, а также при принятии новых федеральных и локальных нормативных актов, может возникнуть необходимость внесения изменений в инструкцию.
- В какой форме составлена инструкция;
- Приводят ли изменения к изменению трудовых функций работника;
- Согласен ли работник с изменением положений инструкции (данный пункт особенно актуален, если в результате изменений у работника появляются новые должностные обязанности).
Если инструкция разработана и утверждена в форме отдельного документа и вносимые изменения не влекут за собой изменение трудовой функции, а только конкретизирует некоторые обязанности работника, то работодатель может разработать и утвердить новую инструкцию не запрашивая согласия работника.
Копия новый инструкции выдается работнику под роспись. Старую должностную инструкцию рекомендуется изъять и утилизировать.
Если вносимые изменения влекут изменение трудовых обязанностей или появление новых должностных обязанностей, то получение согласия работника необходимо. Изменения в этом случае вносятся в порядке ст. 72 ТК РФ по соглашению сторон.
Если инструкция была разработана в форме приложения к трудовому договору, то внесение изменений может быть связано с изменением обязательных условий договора. О вносимых изменения работника нужно надо уведомить в письменном виде не менее чем за 2 месяца.
При внесении изменений в должностную инструкцию работодатель издает приказ. При этом работодатель может утвердить либо новую инструкцию, либо внесенные изменения в старую.
Если корректировка затрагивает существенные условия контракта
При корректировке инструкций следует учитывать:
- Способ оформления документа, подвергающегося изменению. Инструкция может быть приложением к договору или отдельным (самостоятельным) документом.
- Специфику корректировок. Необходимо определить, касаются ли изменения существенных условий договора.
Если инструкция оформлена в виде приложения к договору, то она выступает как неотъемлемая его часть. Соответственно, любые корректировки сопровождаются изменением условий контракта. В данном случае характер изменений не будет иметь значения. Если это правило не соблюдено, сотрудник может отказаться от исполнения новых обязанностей.
Если инструкция является отдельным документом, а корректировки не касаются существенных условий договора, нужно исходить из того, что фактически трудовые функции служащего остаются прежними. Соответственно, конкретизировать те или иные обязанности наниматель вправе без учета мнения самого сотрудника.
- Получить от работника согласие на внесение изменений в должностную инструкцию. Уведомление сотрудника должно быть составлено в письменной форме, на которое он должен ответить также письменно.
- Оформить дополнительное соглашение к договору.
- Утвердить инструкцию в новой редакции.
- Ознакомить с документом работника под подпись.
- Должность (специальность, профессия) и квалификация.
- Вид деятельности, которую должен осуществлять сотрудник.
Необходимо учесть, что отсутствие указания на должность в штатном расписании нельзя считать препятствием для признания правоотношений трудовыми.
Установить иную трудовую функцию или существенно изменить прежнюю можно при наличии согласия работника. Фактически такие действия рассматриваются как перевод сотрудника на другую работу. Без согласия лица изменять функцию можно только временно и в случаях, определенных ТК.
- Корректировка обязанностей в рамках трудовой деятельности по конкретной должности изменяют трудовую функцию только в том случае, если они фактически приводят к осуществлению деятельности по другой должности.
- Несмотря на то, что в документальном выражении оформить должностную инструкцию достаточно просто, на практике ее корректировка вызывает множество вопросов.
- Ведь сотрудник может и не согласиться с увеличением объема работ либо же иными уже новыми условиями оговоренного документа.
Конечно, в рамках закона любое изменение в локальные акты компании, которые требуют подписи труженика, невозможно без его участия.
Ведь прекратить трудовые правоотношения можно только в том случае, если вносятся изменения в трудовой договор по инициативе руководства в одностороннем порядке, да и то при наличии веских причин, оговоренных в ст.74 ТК РФ.
А так как ДИ даже в качестве приложения не является основным документом, применять ч.7 ст.77 ТК РФ дирекция не вправе.
Если же согласие не достигнуто, правоотношения могут продолжаться только в режиме прежней инструкции, без каких либо санкций со стороны руководства.
В ст.5 ФЗ от 02.03.2007 N 25 сказано, что на муниципальных служащих распространяются практически все требования, которые предъявляются и к государственным служащим, в частности, к квалификационным требованиям и навыкам.
Как правильно внести изменения в должностную инструкцию работника?
Краткое содержание:
- Два способа
- Судебная практика
- Обсуждение
Внесение изменений в должностную инструкцию работника является весьма распространенным вопросом, возникающим у работодателей. Правильное внесение изменений в должностную инструкцию обезопасит работодателя от обжалования его действий в трудовой инспекции или судебных органах и других нежелательных последствий.
Два способа
Существует два алгоритма внесения изменений в должностную инструкцию.
Первый вариант – оформить внесение изменений с обязательным с уведомлением работника за 2 месяца в соответствии со ст. 74 ТК РФ (изменение условий трудового договора по инициативе работодателя).
Такой вариант подходит в случае изменения организационных или технологических условия труда работника.
Если определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
Данный вариант применяется, например, когда должностная инструкция оформлена приложением к трудовому договору, или если корректировка обязанностей приведет к уменьшению зарплаты.
Второй вариант – без уведомления работника за 2 месяца, в одностороннем порядке, приказом о внесении изменений в должностную инструкцию.
При этом необходимо учитывать, что корректировка должностной инструкции (изменение, дополнение, уточнение обязанностей) не должна затрагивать трудовую функцию работника, так как ее можно поменять только с его согласия, оформив это через перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Нельзя просто утвердить новую инструкцию, по которой работник вместо бухгалтерских функций будет заниматься продажами. Придется договариваться с ним и подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору.
С этим возможны сложности, поскольку на практике часто путают два понятия, «трудовые обязанности» и «трудовая функция», хотя они не тождественны.
Трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы (ч. 1 ст. 15 и абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Как правило, работника принимают на конкретную должность, поскольку вид работы длиннее писать во всех кадровых документах (штатном расписании, трудовой книжке, приказах).
Трудовые обязанности — перечень действий, которые должен выполнять работник в рамках трудовой функции, являются фактически ее содержанием. Нередко трудовые обязанности называют также должностными обязанностями. Оба понятия правомерны.
Судебная практика
Не стоит применять норму ст. 74 ТК РФ при полной смене обязанностей. Это рискованно даже без переименования должности.
Так, Приморский краевой суд, признал новую должностную инструкцию незаконной после сравнения двух ее вариантов (старого и нового), усмотрев в этом изменение трудовой функции работника.
Причем доводы работодателя об оформлении должностной инструкции отдельным документом, а не приложением к трудовому договору на вывод суда не повлияли (определение от 26.03.2014 г. по делу № 33–2307). В подобной ситуации нужно договариваться с работником о переводе на другую работу.
Кроме того, может быть излишним проводить через ст. 74 ТК РФ уточнения и корректировки формулировок должностной инструкции.
Например, внесение в инструкцию перечня программного обеспечения, которое обычно использует сотрудник, либо детализацию ежедневных операций и процедур.
Суды также указывают, что конкретизация должностных обязанностей не приводит и к изменению трудовой функции, то есть должности и вида деятельности (апелляционное определение Астраханского областного суда от 02.07.2014 г. по делу № 33-1947/2014).
Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию: образец
Трудовые отношения регулируются договором, при заключении которого стороны оговаривают обязанности, права и ответственность. Впрочем, управленцы часто используют должностную инструкцию, чтобы подробнее расписать повседневную жизнь работника. Такой документ составляется один раз и утверждается генеральным директором. Но как быть, если нужно внести изменение в ее содержание? Ответ на этот вопрос – далее.
В каких случаях корректируется должностная инструкция работника
Рассматриваемый вид локальных актов не относится к обязательным. Поэтому должностная инструкция (сокращенно ДИ) нужна в том случае, если в договоре работодатель не описывает функции сотрудника, а посвящает этому отдельный документ.
Также должностная инструкция обязательна, если управленец ссылается на обязательное следование ей работником в разделе обязанностей трудового договора.
Работа структурных подразделений любой компании подлежит глубокому анализу со стороны высшего руководства. Функционал профессий и должностей также не будет исключением. Руководители могут внести правки в обязанности сотрудников, чтобы повысить эффективность производства.
Коррективы могут происходить:
- Вследствие реорганизации предприятия, расширения или модернизация производства.
- Для соответствия актуальному законодательству, профессиональным стандартам или ЕКС.
- По инициативе руководителя структурного подразделения.
При существенном увеличении или уменьшении нагрузки на работника может поменяться оплата труда. Поэтому практически всегда изменение ДИ влечёт заключение дополнительного соглашения.
Подготовить доп. соглашение потребуется вне зависимости от характера правок в ДИ, если этот документ оформлен, как приложение к трудовому договору.
Также стоит помнить о том, что, если должностная инструкция корректируется из-за реорганизации, сотрудники в письменном виде должны быть уведомлены об этом не позднее, чем за два месяца до вступления в силу нововведений.
Как изменить должностную инструкцию, особенности процедуры и последующего хранения
Чтобы коррективы не повлекли недоразумений и возможных конфликтных ситуаций с персоналом, важно их легализовать.
Изменениям предшествует обсуждение данного вопроса с вышестоящим руководством. Если инициатива исходит от руководителя структурного подразделения, он готовит служебную записку, в которой описывает необходимость перераспределения рабочих обязанностей или прав. После этого документ направляется генеральному директору.
При положительном решении руководитель отдела (или иное уполномоченное лицо) готовит проект приказа о внесении изменений в должностную инструкцию работника.
Оформление во многом зависит от положения о делопроизводстве компании. Если в нем присутствует унифицированный образец, то локальный акт составляется в соответствии с ним. Обычно это делается на фирменном бланке, где расположены полное название предприятия, регистрационные коды, юридический адрес.
В левой части указывается номер приказа и дата принятия. Справа напротив указывается населённый пункт расположения компании. Ниже, по центру, указывается название локального акта, а еще ниже исполнитель пишет преамбулу, характеризующую локальный акт.
Во вступительной части должна находиться причина перемен. Если таковой выступают изменения в законе или внутреннем состоянии компании, приводится ссылка на источник.
Основной текст содержит приказ гендиректора руководителю отдела кадров внести правки в ДИ сотрудника.
Чтобы приказ о внесении изменений в должностную инструкцию вступил в силу, нужно довести содержание до ведома сотрудника, которого касаются коррективы. Резолютивная часть может содержать ссылки на приложения к локальному акту, например, лист ознакомления.
В завершающей части пишется должность генерального директора, фамилия, инициалы, оставляется место для его подписи. Кроме того, правила делопроизводства могут обязывать исполнителя, а также начальников других подразделений, принимавших участие в разработке, писать собственную должность.
Образец приказа о внесении изменений в должностной инструкции сотрудника
После подписания важно зарегистрировать документ в специальном журнале. Оригинал хранится в отделе кадров обычно вместе с должностной инструкцией сотрудника, а работнику выдаётся заверенная копия.
Приказ об изменении должностной инструкции хранится в течение срока, приписанного в учётной политике компании. Документ может потребовать инспекция по труду в рамках проверки. Прокуратура или другой надзорный орган также могут запросить копию.
Заполненный образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию:
Общество с ограниченной ответственностью «Сигма»
123456, г. Новороссийск, ул. Уличная21, ИНН 123456789,
ОГРН 987654321, КПП 123456
N4321 от 21марта 2015 г. г. Новороссийск
ПРИКАЗ №321
«О внесении изменений в должностную инструкцию охранника»
В связи с реорганизацией общества с ограниченной ответственностью «Сигма» (Приказ N 123 от 01.03.2015 г.),
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Начальнику отдела кадров ООО «Сигма» Петрову П.П.:
- Внести изменения в должностную инструкцию охранника отдела по безопасности ООО «Сигма» дополнив раздел обязанностей пунктом «4.9. Вести журнал контроля выхода и ухода с работы сотрудников предприятия.»;
- Контроль выполнения оставляю за собой.
Генеральный директор ООО «Сигма» Иванов И.И.
С приказом ознакомлен:
Скачать образец приказа о внесении изменений в ДИ сотрудника.
На практике содержание может отличаться. Например, пунктов может оказаться больше, а исполнителю будет отводиться срок для выполнения поставленных задач.
Изданный приказ служит основанием для внесения правок, но не подразумевает их априори. Исполнителю важно обратить на это внимание и довести как положения нового приказа, так и изменённую ДИ до члена коллектива.
Законодатель не ограничивает частоту внесения корректив в должностные инструкции. Но из рациональных побуждений делать это стоит в крайних случаях. Если намечающиеся изменения затрагивают весь документ, целесообразно издать новую ДИ.
Таким образом, в статье была рассмотрена процедура внесения правок в содержание одного из основных локальных актов, отражающих обязанности и права персонала – должностную инструкцию.
Чтобы остаться в рамках правового поля, управленец обязан издать приказ, который послужит законным основанием для дальнейших действий.
Отсутствие данного локального акта станет лишним основанием для проверки надзорными органами, а также поставит предпринимателя в уязвимое положение, если сотрудник обратится в судебные инстанции. Применяя этот документ, работодатель следует ТК РФ и, тем самым, исключает возможные притязания.
Образец приказа об утверждении изменений к должностной инструкции
В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно.
А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный.
Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах.
А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.
Как часто можно вносить изменения
Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок.
В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.
Изменения в должностную инструкцию можно вносить сколько угодно раз.
Тем не менее, если правки затрагивают большой объем документа, целесообразнее, вместо редактирования старой инструкции, создать и утвердить новую.
Обновления и дополнения к должностной инструкции (образец) вносят при корректировке объемов должностных обязанностей, изменениях технологических, организационных условий труда.
На законодательном уровне не урегулирован порядок, по которому вносятся изменения в должностную инструкцию. Соответственно организации вправе самостоятельно составить определенный порядок.
После чего следует закрепить установленный регламент в локальном документе.
В каких случаях нужен приказ
Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:
- создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
- изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
- изменения технологических подходов и требований.
Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.
Приказ о внесении дополнений в должностную инструкцию образец
Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:
- ФСИН России от 05.06.2008 N 379;
Приказ о внесении изменений в должностные инструкции — форма и описание
Полезная информация
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией.
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Причины для внесения изменений
Вносить изменения в должностные инструкции необходимо, например, в следующих случаях:
- при изменении должностных правомочий и обязанностей;
- при переводе на другую должность у того же работодателя;
- при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
- при реорганизации юридического лица;
- при изменении штатного расписания;
- при изменении наименования организации или структурного подразделения;
- при изменении фамилии работника, если инструкция была индивидуальной и др.
Порядок внесения изменений
Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только на основании приказа руководителя предприятии. Если вносимые изменения связаны с изменением существенных условий труда (например, режима работы, наименования должности, категории, совмещения профессий и др.), то работника необходимо уведомить об этом не позднее, чем за два месяца до вступления в действие указанных изменений.
Приказ о внесении изменений в должностные инструкции относится к приказам по основной деятельности организации и подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Оформление приказа
Трудовым законодательством не предусмотрена унифицированная форма этого приказа. Кадровые специалисты оформляют приказ о внесении изменений (дополнений) в должностные инструкции произвольно.
Образец приказа о внесении изменений в должностные инструкции обязательно должен содержать:
- причину изменений;
- список вносимых изменений.
Приказ о внесении изменений в должностные инструкции регистрируется в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранится в организации постоянно в соответствии со ст.
19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Как внести изменения в должностную инструкцию: образец приказа без согласия работника
Как правило, требования по выполнению того или иного круга обязанностей работодатель может предъявлять только в рамках локальных актов, утверждающих непосредственные обязанности. В частности, таковым актом является и должностная инструкция, которая содержит не только перечень обязательных заданий, но и квалификационные требования к той или иной должности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
- 8 (800) 700 95 53
- ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
- Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Что в первую очередь нужно сделать после регистрации ИП
Однако ввиду того, что стандартные инструкции не всегда совпадают с реальным объемом работы и порученными видами заданий, возникает необходимость во внесении изменений в указанный документ в порядке, определенном законом.
Нормативная база
Трудовой кодекс РФ не содержит прямого упоминания об обязательном оформлении должностной инструкции к каждой вакансии, но, тем не менее, ссылки на упомянутый документ есть.
В ст.15 ТК РФ сказано, что труженику может быть поручен тот круг обязанностей, который закреплен в соглашении между работником и руководством, разработанным на основании локальных актов.
Также аналогичные нормы содержит и ст.56 ТК РФ, в которой подразумевается вменение определенных заданий только в пределах договора, составленного с учетом не только нормативных актов, но и документов, утвержденных предприятием.
При этом в Письмt Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 сказано, что в связи с тем, что порядок оформления должностной инструкции законом не определен, указанный документ создается по правилам, определенным локальными актами компании.
В частности, инструкция может быть издана двумя путями:
- в качестве приложения к основному договору о сотрудничестве;
- в виде отдельного документа.
Естественно, в зависимости от того, каким путем пошло предприятие при оформлении упомянутого документа, будет зависеть и порядок внесения изменений, которые возможно осуществить в первом случае с учетом норм ст.72 ТК РФ, а во втором на основании локальных актов компании.
Как правильно оформить изменение обязанностей работника
К изменению существенных условий труда можно также отнести изменение трудовых обязанностей работника, непосредственно оговоренных в трудовом договоре.
В соответствии со ст.32 ТК наниматель обязан письменно предупредить работника об изменении существенных условий труда не позднее чем за 1 месяц.
В письменном предупреждении (уведомлении) работника должна содержаться точная и полная информация о планируемых изменениях условий труда, обоснованных производственных, организационных и экономических причинах таких изменений, а также о последствиях отказа работника от работы с изменившимися условиями труда. Предупреждение (уведомление) подписывается руководителем организации и вручается работнику под роспись с указанием даты.
При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п.5 ст.35 ТК с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.
При этом отказ работника должен быть явно им выражен (письменное заявление или собственноручная запись об отказе с подписью и указанием даты на приказе).
Если изменяющиеся условия труда, в т.ч. трудовые обязанности работника, оговорены в тексте трудового договора, то нанимателю необходимо внести такие изменения и в трудовой договор, подписав с работником дополнительное соглашение к нему.
Кроме того, в соответствии со ст.
67 ТК работникам, выполняющим у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) без освобождения от своей основной работы в течение рабочего дня (смены), производится доплата за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ) в установленном законодательством размере.
Изменение размеров оплаты труда, как было указано выше, также относится к существенным условиям труда.
Ситуация 3
Изменения в трудовых обязанностях работника не выходят за пределы, обусловленные трудовым договором, соответствуют специальности, квалификации или должности, определенным в трудовом договоре, и не влекут изменение существенных условий труда работника. В данной ситуации порядок изменения должностной инструкции сводится к ее утверждению руководителем организации и ознакомлению с ней работника под роспись.
31.01.2007 г.
Татьяна Клещенок, трудовой арбитр по г.Минску Республиканского трудового арбитража
Можно ли?
Основным документом, который формирует порядок трудовой деятельности между сторонами правоотношений на предприятии, является трудовой договор, который в силу ст.72 ТК РФ может быть изменен при определенных обстоятельствах, но только с согласия, как сотрудника, так и руководства организации.
А так как должностная инструкция во многих случаях является приложением к соглашению, внести в нее изменения по аналогии с основным документом конечно можно, с учетом изложенных выше правил.
Онлайн журнал для бухгалтера
Но законом не закреплено обязательное вынесение доп.
соглашений к трудовому договору при переименовании организации. Относительно этого вопроса, правоведы разделились на три части:
- Одни считают, что доп. соглашение не нужно заключать, так как переименование организации не меняют условия труда работника, это сведенья которые могут быть внесены непосредственно в заключенный ранее трудовой договор;
- Вторые такого же мнения, но опираются на то, что переименование не влияет на трудовые отношения.
- Третьи склоняются к тому, что необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в связи с тем, что в сам трудовой договор по ТК РФ могут быть внесены только недостающие сведение, но не изменённые.
Принятие решения, как оформить переименование организации, отдается в руки работодателю.
Внесение изменений в должностную инструкцию в 2020 году
В связи с тем что порядок издания должностной инструкции законом не регламентирован, руководство компании имеет право оформить ее двумя способами, а именно:
- как приложение к договору;
- как отдельный документ.
Естественно при внесении изменений в указанный документ процедура будет напрямую зависеть от основания его издания.
Ключевые моменты
Следует отметить, что именно должностная инструкция в большинстве случаев не является именной, она создается только под конкретную должность, после занятия которой труженик уже и ознакамливается с нею.
То есть если сотрудник переводится на иную вакансию, изменения в прежнюю должностную не вносятся, а к подписи предъявляется уже новая инструкция.
- Однако если ДИ создана в качестве приложения к трудовому соглашению, она привязана к данным определенного сотрудника, что ведет к внесению изменений в указанный документ практически во всех случаях — от наименования должности и организации до малейших изменений в круге обязанностей.
- Стоит озвучить еще один нюанс, который зачастую приводит к серьезным ошибкам кадровиков: речь идет о добавлении обязанностей в должностную инструкцию при совмещении двух рабочих мест.
- А между тем, каждая инструкция создается с учетом не только ГОСТа по распорядительной документации, но и ЕТКС к каждой должности отдельно.
- Следовательно если речь идет о совмещении, сотрудник ознакамливается с двумя инструкциями по каждой вакансии отдельно, а вот приказ уже обобщает исполнение обязанностей по обеим, и утверждает размер доплаты.
Порядок процедуры пошагово
В связи с тем, что инструкцию возможно оформить двумя вышеописанными способами, многие не знают, как правильно внести в нее изменения.
А между тем, все просто:
- Если ДИ является частью соглашения о взаимном сотрудничестве, необходимо как минимум за два месяца уведомить работника о грядущих изменениях и основаниях подобных действий, а затем уже документально оформлять нововведения.
- Однако если речь идет об инструкции в качестве отдельно документа, достаточно лишь обсудить нововведения с работником, а потом уже закрепить изменения документально в новой редакции изданием приказа, который узаконит подобные действия для обеих сторон трудовых правоотношений.
Образец уведомления о начале отпуска — в нашей статье. Где ставить печать в трудовой книжке? Об этом читайте тут.
Как оформить документально?
В связи с тем, что порядок корректировки ДИ законом не урегулирован, многие кадровые работники не знают, как внести изменения в должностную инструкцию.
Достаточно соблюдать следующий порядок:
- Если инструкция является дополнением к основному соглашению, применяется процедура аналогичная с корректировкой трудового соглашения с соблюдением ст.72 ТК РФ. То есть на начальном этапе работник получает уведомление об изменении некоторых условий за два месяца до того. Если письменное согласие получено, оформляется дополнительное соглашение, которое затем утверждается приказом.
- Если же инструкция является самостоятельным документом, готовится новый экземпляр в уже другой редакции, с которым сотрудник и ознакамливается. При этом, если корректировка инструкции не влечет за собой изменения обязательных условий, прописанных в трудовом договоре, утверждается новая инструкция только приказом по основной деятельности.
Сколько экземпляров?
Как правило, практически все письма Роструда носят рекомендательный характер, но вот издаются они с единственной целью — разъяснить порядок применения трудового законодательства в той или иной ситуации.
В частности, в Письме №4412-6 сказано, что рекомендуется издавать два оригинала инструкции, то есть по количеству сторон правоотношений.
При этом первый экземпляр должен храниться на предприятии, а вот второй передается труженику для того, чтобы он точно знал свой круг обязанностей и понимал степень ответственности и пределы своих прав в рамках совместного сотрудничества.
Приказ
Как было сказано выше, осуществить корректировку ДИ возможно двумя способами, которые приобретают юридическую силу только после издания распоряжения об изменении должностной инструкции, с которыми можно не только ознакомиться на нашем сайте, но и скачать.
Приказ о внесении изменений в ДИ
Уведомление
Процесс оформления и вручения уведомления не является особо сложным. Его можно осуществить, используя аналогию перезаключения трудового договора.
С образцом уведомления можно ознакомиться ниже:
Уведомление о внесении изменений в ДИ
Допсоглашение к трудовому соглашению
- Несмотря на то, что единственной целью издания допсоглашения будет являться внесение изменений в основной договор и его приложение в виде должностной инструкции, к оформлению оговоренного документа предъявляются определенные требования, которые, конечно, нужно соблюдать.
- Поэтому во избежание ошибок, желательно ознакомиться с типовым допсоглашением расположенным ниже:
- Допсоглашение к должностной инструкции
Как ознакомить?
С момента трудоустройства и в процессе сотрудничества работодатель обязан ознакомить работников со всеми локальными актами, которые регулируют совместную деятельность.
Естественно данное правило распространяется и должностную инструкцию.
То есть если стороны заключили соглашение о внесении изменений, труженик не только должен с ним ознакомиться путем личного прочтения и проставления подписи, но и получить один экземпляр на руки, о чем желательно сделать запись в специальном журнале.
Сроки предупреждения
Порядок внесения изменений в ДИ законом практически не затронут. Именно поэтому многие кадровики и не знают, какие же правила следует применять при корректировке указанного документа.
А между тем, в той же ст.6 ГК РФ сказано, что в некоторых ситуациях, которые прямо не оговорены в законе, возможно пользоваться аналогичной либо же подобной нормой.
То есть если изменения будут вноситься в ДИ в качестве приложения к трудовому договору, следует предупредить сотрудника как минимум за два месяца, после чего уже и можно вносить запланированные нововведения, конечно при наличии согласия работника.
Однако если речь идет об инструкции в виде отдельно акта, следует предоставить работнику от 3-х до 14 дней на раздумья и принятие окончательного решения.
Когда допускаются изменения?
Необходимость внесения изменений в должностную инструкцию работника может возникнуть по разным причинам. В законодательстве отсутствует информация о том, как правильно выполняется данный процесс, поэтому каждая компания должна самостоятельно закреплять правила в нормативной локальной документации.
Основания внесения изменений в должностную инструкцию обычно представлены следующими ситуациями:
- внедряются в производство какие-либо уникальные технологии, за счет чего работники должны выполнять новые задачи;
- переходит компания на новую модель управления;
- требуется внести некоторые коррективы в связи с переквалификацией или повышением квалификации конкретного сотрудника;
- расширяются обязанности работника с одновременным увеличением его заработной платы.
Процедура внесения изменений в должностную инструкцию должна проводиться только с предварительного одобрения самого работника.
Нередко инструкция выступает определенным приложением к трудовому соглашению. При таких условиях изменениях допускается вносить только составлением дополнительного соглашения. Если же инструкция является отдельным документом, то для внесения новых сведений формируется новый документ, включающий все изменения. Дополнительно может формироваться новая должностная инструкция.
Нюансы
Несмотря на то, что в документальном выражении оформить должностную инструкцию достаточно просто, на практике ее корректировка вызывает множество вопросов.
Ведь сотрудник может и не согласиться с увеличением объема работ либо же иными уже новыми условиями оговоренного документа.
Возможно ли без согласия сотрудника и доплаты?
Конечно, в рамках закона любое изменение в локальные акты компании, которые требуют подписи труженика, невозможно без его участия.
Соответственно если работник не согласен, единственным решением проблемы являются переговоры, а не увольнение.
Ведь прекратить трудовые правоотношения можно только в том случае, если вносятся изменения в трудовой договор по инициативе руководства в одностороннем порядке, да и то при наличии веских причин, оговоренных в ст.74 ТК РФ.
А так как ДИ даже в качестве приложения не является основным документом, применять ч.7 ст.77 ТК РФ дирекция не вправе.
То есть если сотрудник отказывается подписывать должностную инструкцию в новой редакции, работодатель должен его убедить в целесообразности подобного решения, допустим, сославшись на приведение указанного документа в соответствие с требованиями ЕТКС.
Если же согласие не достигнуто, правоотношения могут продолжаться только в режиме прежней инструкции, без каких либо санкций со стороны руководства.
Как оформляется для муниципальных служащих?
В ст.5 ФЗ от 02.03.2007 N 25 сказано, что на муниципальных служащих распространяются практически все требования, которые предъявляются и к государственным служащим, в частности, к квалификационным требованиям и навыкам.