Акт о прогуле работника 2020: образец, как составить и узаконить

Буквально каждый работодатель в своей деятельности сталкивается с нарушением работниками ПВТР и коллективного договора, а именно, пунктов режима труда и отдыха.

Для применения к совершенному проступку дисциплинарного наказания работодателю потребуется грамотное составление акта отсутствия на рабочем месте, в соответствии с последними требованиями 2020 года.

Материал, приведенный в данной статье, поможет разобраться, как составить бланк и продемонстрирует примерный образец.

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ не указано такого документа, как акт отсутствия на рабочем месте, законодатель наделяет работодателя обязанностью по ведению учета фактически отработанного времени, тем самым подтверждая как факт явки, так и неявки на работу.

Следовательно, к табелю учета рабочего времени должен прилагаться документ, свидетельствующий отклонение от положенного норматива. Таким документом и будет являться вышеупомянутый акт.

В каком случае — это прогул

Законодательно определено, какие действия являются прогулом (п. 6 ст. 81 Трудового кодекса РФ):

работник не появился на работе на протяжении полного рабочего дня, уважительные причины и оправдательные документы отсутствуют;
продолжительность непрерывного отсутствия работника на рабочем месте составляет свыше 4-ех часов, уважительные причины и оправдательные документы отсутствуют.

Случаи, не являющиеся уважительными и принятые считать прогулом:

невыход на работу согласно установленного трудовым договором режима работы либо графика сменности, в течение всего дня, не зависимо от часовой длительности;
отсутствие работника по личной инициативе на месте работы продолжительностью свыше четырех часов кряду, без уважительных причин;
самовольный уход в отгул, основной и дополнительный отпуска без согласования с руководителем (исключением являются случаи, когда работодатель необоснованно отказал в использовании дополнительных дней отдыха за донорство);
покидание рабочего места по причине увольнения по инициативе работника, без согласования с работодателем, минуя установленный законом срок предупреждения о расторжении трудового договора;
в ситуации с трудовым договором с определенным сроком действия – самовольное покидание рабочего места до дня окончания срока.

Главной задачей акта является фиксация неявки сотрудника на рабочее место. Не выйдя на работу, виновный допустил неисполнение служебных должностных обязанностей. Юридически грамотно составленный акт подтвердит законность наложения мер дисциплинарного характера к прогулявшему работнику, позволит применить к нему наказания, установленные статьей 192 Трудового кодекса РФ.

К работнику, допустившему прогул, применимы следующие виды дисциплинарных взысканий:

замечание;
выговор;
увольнение.

Не является прогулом

В ситуации, когда пропавший сотрудник, явившись на рабочее место, предъявляет руководителю достоверные документы, оправдывающие свое отсутствие, акт подлежит аннулированию.

Документами, подтверждающими законность отсутствия на работе, являются:

листок временной нетрудоспособности (статья 81 Трудового кодекса РФ);
справка о случае сдачи крови (статья 186 Трудового кодекса РФ);
справки — вызова на экзаменационную сессию (статья 177 Трудового кодекса РФ);
повестка в суд либо правоохранительные органы с целью выполнения государственных или общественных обязанностей (статья 170 Трудового кодекса РФ).

Анализируя судебную практику, стоит отметить еще пару документов, предоставление которых так же признает акт недействительным:

справка об обращении за медицинской помощью (как личное обращение, так и для несовершеннолетнего члена семьи), без последующей выдачи листка временной нетрудоспособности;
справка от жилищно — коммунальной компании о производстве аварийных ремонтных работ по месту проживания работника.

Так же работник на законных основаниях, в силу статьи 142 Трудового кодекса РФ, имеет право не посещать рабочее место, письменно уведомив об этом работодателя, по причине задержке оплаты труда сроком более 15 дней и во время проведения забастовки, согласно статье 414 Трудового кодекса РФ.

Видео: Что делать

Кто составляет

Создание акта происходит комиссионно, председатель комиссии оформляет документ, члены комиссии, коих должно быть два человека и более, своими подписями свидетельствуют отсутствие прогульщика. При меньшем количестве членов комиссии юридическая сила документа, в случае судебных споров, будет мала.

Так как бремя доказывания законности наложенного на сотрудника дисциплинарного взыскания за прогул лежит полностью на работодателе, в его интересах изначально выполнять базовые требования к составлению акта.

Трудовое законодательство не конкретизирует должностное лицо, в чьи обязанности входит оформление акта отсутствия работника на рабочем месте. В любом случае им должен быть сотрудник предприятия, в котором трудится отсутствующий.

Как правило, составителями актов являются:

руководители и начальники структурного подразделения прогульщика;
сотрудники кадровой службы;
сотрудники юридического отдела;
секретари руководителей.

Как правильно составить акт об отсутствии на рабочем месте

Акт отсутствия работника на рабочем месте – это нормативно — правовой документ, имеющий законную юридическую силу. В случае судебных споров он будет являться прямым доказательством, свидетельствующим реальный факт прогула.

В связи с этим стоит основательно подойти к процессу его составления, так как при допущении нарушений в его оформлении суд может счесть документ недействительным и аннулировать его.

В такой ситуации с работника потребуются снять все примененные меры дисциплинарных взысканий, если было применено увольнение, то и восстановление на рабочем месте и выплата заработной платы за весь период и возможно, моральный ущерб. То есть, от того, насколько юридически грамотно будет оформлен документ, зависит исход дела.

Особенности и правила оформления

Акт об отсутствии на рабочем месте не имеет унифицированной формы, обычно составляется на официальном бланке предприятия либо на листе формата А4. Допустим письменный либо печатный вид оформления. Для удобства специалистами разрабатываются шаблоны, в которые остается лишь вписать необходимые сведения.

Работодатель вправе создать данный акт, в срок, не превышающий 30 дней с даты, когда стало известно о фактической неявке работника на рабочее место. Но все же, во избежание различных споров, рекомендуется составлять акты в дни отсутствия работников.

Для создания юридически грамотного документа имеется ряд обязательных правил. Так, акт должен иметь порядковый номер, дату, время и населенный пункт составления.

Кроме этого, акт должен содержать:

сведения о работодателе;
должность, ФИО и подпись в ознакомлении с актом отсутствующего работника;
должность, ФИО и личная подпись лица, составляющего акт;
должности, ФИО и личные подписи сотрудников, свидетельствующих отсутствие работника;
адрес рабочего места, на которое не явился работник, совпадающий с адресом места работы, указанным в трудовом договоре отсутствующего;
описание произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
причина отсутствия работника, в случае известности;
точные часы отсутствия, в строгом соответствии с режимом труда и отдыха, установленным трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка;
оригинальные подписи всех лиц, фигурирующих в акте.

Лица, свидетельствующие отсутствие работника на рабочем месте собственноручно подписывают документ, указав расшифровку ФИО и дату. При появлении отсутствующего работника на рабочем месте его знакомят с документом под роспись и выдают второй экземпляр.

В случае отказа от ознакомления составляется соответствующий акт, который так и именуется — акт об отказе в ознакомлении либо эти сведения вписываются внизу акта о прогуле.

В ситуации, когда работник так и не обнаружился, связаться с ним не предоставляется возможным и причина его отсутствия не ясна, работодатель обязан отправить ему на адрес проживания телеграмму или заказное письмо, с требованием явиться и дать объяснение причин отсутствия. Письмо необходимо будет отправлять с объявленной ценностью, заполненной описью и уведомлением о вручении.

При длительном не выходе на работу без объяснения причин актирование прогула требуется проводить в соответствии с графиком работы (сменности) отсутствующего работника, до принятия решения о прекращении трудового договора по инициативе работодателя.
Общество с ограниченной ответственностью «Роза ветров» (ООО «Роза ветров»)
«15» мая 2020 года № 5 г. Новосибирск
17 часов 05 минут
Акт отсутствия на рабочем месте
Составлен комиссией:

председатель комиссии: начальник отдела кадров Смирнова О.А.;

члены комиссии: начальник отдела продаж Безухов П.В.;

менеджер отдела логистики Комаров С.К.;

менеджер отдела продаж Тарелкин С.Р.

менеджер отдела продаж Власов У.Ф. отсутствовал на рабочем месте в ООО «Роза ветров», находящемся по адресу: г. Новосибирск, пр-кт Красный, дом 15 офис 425 в течение всего рабочего дня «15» мая 2020 года с 08 часов 00 минут до 17 часов 00 минут, без предупреждения о наличии уважительных причин.

Содержание настоящего акта подтверждаем личными подписями:

Председатель комиссии: Смирнова О.А. Смирнова

Члены комиссии: Комаров С.К. Комаров

Безухов П.В. Безухов

Тарелкин С.Р. Тарелкин

С настоящим актом ознакомлен, второй экземпляр на руки получил:

Менеджер отдела продаж Власов Власов У.Ф. «16» мая 2020 года

Работник ____________ (ФИО) от ознакомления с актом отказался.
Работнику ___________ (ФИО) данный акт был зачитан вслух.
Председатель комиссии __________________ ______________________
(подпись) (ФИО)
Члены комиссии: __________________ ______________________
(подпись) (ФИО)
__________________ ______________________
(подпись) (ФИО)
__________________ ______________________
(подпись) (ФИО)

Скачать бланк акта

В настоящее время каждый работодатель адаптирует шаблон акта под свое предприятие, от этого существует множество форм и бланков его заполнения. Наиболее грамотный и доступный вариант можно скачать здесь

Таким образом, если не относиться к процедуре заполнения акта отсутствия работника на рабочем месте формально, у нарушителя не останется шансов оспорить наложенное взыскание.

Безусловно, для полной защиты интересов предприятия одного верно составленного акта может быть недостаточно, при применении мер дисциплинарного взыскания, в особенности увольнении за прогул, необходимо внимательно относиться к оформлению всей документации, использовать рекомендации специалистов в области права.

Главными критериями в работе с документами должны являться юридическая грамотность, своевременность составления и ознакомления всех заинтересованных лиц.

Приказ о прогуле работника без увольнения: образец, как оформить

Устроившись на работу, гражданин обязан соблюдать внутренний распорядок. Если лицо не явилось на работу, действие признается прогулом. За него нарушителя могут привлечь к ответственности. Работодатель сам выбирает санкции, которые хочет применить в отношении сотрудника. Однако действовать необходимо строго в соответствии с нормами трудового законодательства. Наказание должно быть оформлено официально. Так, может потребоваться подготовка приказа о прогуле работника без увольнения.

Прогул — невыход на рабочее место. Наказание накладывается строго в соответствии с нормами действующего законодательства. Прогулом считаются следующие действия:

отсутствие на рабочем месте свыше 4 часов без наличия уважительной причины или предупреждения;
лицо не появлялось на работе в течение всей смены;
человек самостоятельно назначил себе отгул, не оповестив работодателя и не получив согласие;
работник самовольно ушел в отпуск, не предупредив компанию надлежащим образом;
гражданин проигнорировал срок отработки после написания заявления по собственному желанию;
сотрудник не написал заявление об уходе по собственному желанию или проигнорировал установленный трудовым договором срок.

Если лицо не может обосновать неявку и подтвердить указанную причину, в отношении нарушителя будут применены санкции.

Если лицо допустило нарушение, не стоит сразу выполнять увольнение. Изначально нужно выяснить причину. Допустимо исключение.

Если лицо заранее позвонило начальнику и сообщило, что не сможет выйти на работу из-за уважительной причины, это не считается прогулом. Однако присутствует ряд сложностей.

Если возникнет спор, важно подтвердить, что начальник был оповещен. В этой ситуации поможет присутствие свидетелей телефонного разговора или его запись.

Обязанности сотрудников могут существенно различаться. Эта особенность также принимается во внимание. Если не выйдет 1 секретарь, ничего страшного во время его отсутствия не произойдет. Однако когда не приходит главный инженер, отвечающий за запуск оборудования и начало производства, организация может столкнуться с колоссальными потерями.

Уважительные и неуважительные причины

Однако иногда неявка прогулом не считается. Лицо сможет избежать последствий за непосещение работы в следующих ситуациях:

Занимался исполнением государственных обязанностей. Сюда относят посещение полиции, участие в судебном разбирательстве или визит в военкомат.
Сотрудник не знал, что должен выйти на смену из-за произошедших изменений в графике. На причину можно сослаться, если лицо письменно не уведомили о коррективах. Устное сообщение юридической силы не имеет.
Работника арестовали или взяли под стражу.
Человек отказался выйти в законный выходной или во время отпуска, даже если был издан приказ. Аналогичное правило действует и в случае, если сотрудника не ознакомили с документом предварительно.
Лицо отправилось сдавать кровь в назначенный медработниками день или нуждается в отдыхе после процедуры. Вышеуказанное правило действует, если человек выступает в качестве донора.
Гражданин заболел. Факт потребуется подтвердить, предоставив медицинскую справку.

Вышеуказанный список может быть дополнен. Иные причины фиксируются в локальных нормативно-правовых актах организации. Если произошел конфликт, рекомендуется детально ознакомиться не только с трудовым договором, но и внутренними нормами учреждения.

Точный перечень уважительных причин в законодательстве не закреплен. Принимать решение о том, насколько имеющиеся основания оправдывают действия гражданина, будет начальник. Он выносит вердикт и определяет меру наказания.

Порой выяснить, где находился подчиненный, проблематично. В этом случае производится увольнение. Компании не стремятся сотрудничать с безответственными людьми.

Пока человек не на работе, начальник фиксирует неявку и не оплачивает рабочее время.

Как оформить нарушение

Если сотрудник не явился на работу, представители отдела кадров проставляют отметку НН. Она означает, что причина неявки неизвестна. Если через несколько дней лицо придёт и предоставит справку, кадровик поменяет отметку НН на ПБ. Это значит, что лицо отсутствовало по болезни.

Присутствует альтернативный вариант. Лицо может явиться и назвать неуважительную причину подобного действия. В этой ситуации в табеле проставляется пр. Отметка означает прогул.

Как только нарушитель явился на работу, нужно потребовать от него составление объяснительной записки. Если её не потребовать, руководитель может не узнать, почему гражданин не был на своём рабочем месте.

Подготовив приказ об увольнении, представитель организации в последующем рискует выяснить, что прекращение сотрудничества было выполнено неправомерно. В результате гражданин может обратиться в суд, и компании придется компенсировать всё это время, пока лицо не работало.

Дополнительно придётся заплатить штраф. Гражданина предстоит восстановить на работе.

Однако сотрудник может ответить отказом на просьбу подготовить заявление. В этом случае необходимо выдвинуть официальное требование объяснительной. Бумага предоставляется лично. Подчиненный должен поставить подпись. Если сотрудник отказывается выполнить действие, допустима отправка бумаги заказным письмом с уведомлением. Факт доставки подтверждает получение.

Если сотрудник допустил прогул, работодатель должен действовать в соответствии с определённой схемой. Лицу потребуется:

Подготовить акт. В бумагу вносятся персональные данные лица, нарушившего условия трудового договора. Дополнительно фиксируются данные работодателя и 2 свидетелей. Все лица, информация о которых отражена в бумаге, обязаны произвести её подписание. В документе подробно описывается, когда и какое количество времени подчиненный отсутствовал на рабочем месте. Акт завершается вынесением решения и фиксацией возможного наказания за халатность.
Работодатель требует докладную записку. Документ дополняется актом и передается руководителю.
Составляется приказ. Только после получения всех необходимых документов, работодатель занимается подготовкой приказа. Изначально бумагу изучает и подписывает руководитель. Затем сведения доводят до нарушителя. С приказом лицо обязаны ознакомить в течение 3 дней. Если лицо не согласно с вынесенным решением, оно может отказаться подписывать бумагу. В результате составляется акт. Его подготовка производится в присутствии свидетелей. В бланке фиксируется, что рабочий отказывается подписывать документ.
Если увольнение не планируется, подготовка приказа считается завершающей стадией. В отношении нарушителя применяется дисциплинарное взыскание.

Оформление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ нужно подготовить в течение месяца с момента нарушения. В документе отражается следующая информация:

название организации, издающей бумагу;
название документа и его номер;
место и дата издания;
обстоятельства произошедшего;
решение, принятое работодателем;
название должности автора приказа, подпись и расшифровка.

В качестве наказания применяют замечание, выговор или лишение премии. После вынесения приказа, сотрудник не получит поощрение. Премии лишают частично или полностью. Нормы действуют в течение установленного срока наказания.

Образец

Образец приказа о прогуле без увольнения.doc

Об авторе

Акт о прогуле работника образец бланк (бланк, образец — 2020)

Акт о прогуле работника – это документ, который дает полное основание для привлечения сотрудника к ответственности, тяжесть которой может варьироваться от замечания до увольнения.
Хотя при наличии минимальных знаний о главных нормах своего трудового права позволит многим избежать наложения незаслуженного взыскания, а также сохранить рабочее место.
Что такое прогул
Согласно Российскому трудовому законодательству прогул определяется как отсутствие работника предприятия или организации на своем рабочем месте около четырех и более часов подряд без уважительной на это причины или без предупреждения руководства.
Прогул – это фактически неисполнение служебных обязанностей которое, влечет за собой наложение взыскания, включая увольнение.

Очень важно, чтобы срок давности привлечения гражданина к ответственности составлял примерно месяц с момента обнаружения проступка или же его совершения. В случае периода нахождения особы на больничном или в отпуске течение данного срока приостанавливается.

Читайте также: Декретный отпуск в 2018

Отсутствие на работе можно считать законным, если у работника имеется лист нетрудоспособности, вызов для сдачи экзаменационной сессии или повестки о явке в правоохранительные органы и в суд.

Хотя, как показывает судебная практика, такими уважительными причинами можно признать и другие обстоятельства:

производство по месту проживания сотрудника аварийных ремонтных работ;
обращение работника за медицинской помощью без последующей выдачи листка нетрудоспособности, но при наличии соответствующих документов о первичном осмотре или медицинской справки;
проблемы с общественным транспортом – поломка, пробки;
стихийные бедствия;
уход и забота за больными – близкими или ребенком;
сложные погодные условия (снегопад, туман);
нахождение сотрудника под административным арестом.

Прогулом не может быть признан невыход работника по причине невыплаты зарплаты на протяжении около 15 дней и больше. Согласно статьи 142 ТК РФ у сотрудника есть полное право приостановить исполнение своих служебных обязанностей, но поставив в известность свое руководство.

Порядок составления акта о прогуле
Акт о прогуле лица, у бланка которого нет специальной унифицированной формы, но такой документ требуется соблюдения ряда требований.
Его составляет комиссия – отсутствие лица на своем рабочем месте необходимо запротоколировать в присутствии двух или более человек.
Кроме этого, во избежание признания данного документа недействительным, он должен включать такие сведения:

данные всех членов комиссии, включая сотрудника, отсутствующего на работе (фамилии, должности, инициалы);
продолжительность отсутствия лица на работе, включая в это время обеденный перерыв;
информацию о мерах, которые приняты для определения места нахождения отсутствующего, а также причины прогула, включая результаты принятия данных мер;
место или населенный пункт, и обязательно дата составления акта.

Представитель, в отношении которого составляется документ, должен ознакомиться с актом под роспись. Но, в случае отказа от его подписания делается специальная отметка, которая заверяется членами комиссии.

Прежде всего, работодателю необходимо в трудовом договоре четко определить понятие рабочего места для каждого сотрудника.

Зачастую многие предприятия не вдаются в такие подробности, поэтому в качестве рабочего места могут указать адрес предприятия. Сотрудник может находиться на территории организации, хотя при этом отсутствовать на своем месте. Нужно, чтобы в разделах трудового соглашения обозначался конкретный кабинет, участок или цех.

Перед составлением акта руководству необходимо определить уважительную причину, по которой соответствующего сотрудника не было на месте.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта о прогуле работника, вариант которого можно скачать бесплатно.

Акт об отсутствии работника на рабочем месте — yarbuh76.ru

Акт об отсутствии работника на рабочем месте — актуальный документ, необходимый работодателю в случае, если работник учреждения нарушает дисциплину труда, не придерживается норм и правил рабочего распорядка или совсем не является на работу. Этот документ дает нанимателю возможность применить в отношении человека установленные трудовым законодательством виды дисциплинарных наказаний — от замечания до увольнения.

Документ о прогуле фиксирует отсутствие на месте без уважительных причин более 4 часов подряд. Это бумага произвольного формата, поскольку утвержденная законодателем форма отсутствует. При этом документ важен, так как является основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности.

Могут ли уволить за один прогул

Трудовой кодекс позволяет владельцам компаний расторгать трудовые отношения с сотрудниками за серьезные нарушения трудовой дисциплины. Прогул к таковым относится, а значит, отсутствие на рабочем месте на протяжении 4 часов может стать причиной увольнения, даже если нарушение было однократным.

Наниматель вправе отказаться от дальнейшего сотрудничества с работником, позволившим себе прогулять работу, если:

сотрудник хотя бы единожды нарушил трудовые обязанности (в том числе прогулял работу);
работник не явился на работу без уважительной на то причины (если отсутствует оправдательный документ).

В течение 2 дней после прогула сотрудник обязан написать объяснительную с разъяснением причин прогула и представить ее работодателю. Также, за эти 2 дня сотрудник может принять меры для того, чтобы избежать увольнения за прогул и, соответственно, внесения сведений в трудовую книжку:

подать заявление об увольнении по собственному волеизъявлению;
оформить больничный лист и уйти на больничный;
пожертвовать кровь в донорском центре (нужно сообщить нанимателю о том, что сотрудника не будет на работе 2 дня по причине сдачи крови).

Когда необходим

Документ формируется даже при наличии однократного проступка в виде прогула (пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ). Это значит, что работник не присутствовал на рабочем месте без уважительной причины:

весь день работы (смену) вне зависимости от его (ее) длительности;
четыре часа подряд в период дня работы (смены).

К примеру, сотруднику, посетившему без разрешения нанимателя и без фиксации официального обращения врача для консультаций и не открывшему больничный лист, будет нелегко доказать уважительность причины своего отсутствия на работе более 4 часов подряд. Сотрудник не должен самовольно уходить в отпуск или устраивать себе выходные в соответствии с личными желаниями (исключением в этом случае является, к примеру, донорство крови, когда в законном выходе работнику отказали).

В действующем законодательстве можно определить ряд позиций, которые не квалифицируются как прогул. Таковыми являются:

отсутствие способности к труду, подтвержденное больничным листом (ст. 81 ТК РФ);
факт привлечения человека к государственным или общественным обязанностям (к примеру, вызов в органы правопорядка) (ст. 170 ТК РФ);
сдача донорской крови (ст. 186 ТК РФ);
арест;
обстоятельства чрезвычайного характера;
привлечение к участию в забастовке (ст. 414 ТК РФ);
приостановка трудовой деятельности из-за невыплаты зарплаты за период более 15 дней (ст. 142 ТК РФ).

Таким образом, если человек сможет доказать наличие указанных обстоятельств, его не привлекут к ответственности в виде увольнения даже при условии наличия акта о прогуле на работе.

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие сотрудника на своем рабочем месте более 4-х часов подряд или в течение всего рабочего дня / смены без уважительных на то причин считается прогулом (пп.«а» п.6 ст.81 ТК РФ). За прогул к нарушителю применяются меры дисциплинарного взыскания (например, увольнение).

Важно! Если работник не появлялся на работе в течение 4-х часов ровно, то прогулом это не является (постановление Президиума Ростовского областного суда от 07.05.2015 г. по делу № 44Г-22/2015).

Для фиксации факта неявки используется акт об отсутствии работника на рабочем месте (его бланк Вы можете скачать ниже).

Данный документ используется работодателем в качестве доказательства при привлечении прогульщика к дисциплинарной ответственности.

Также он может оказаться очень полезным, если с работником произошел несчастный случай в то время, когда он должен был находится на работе.

Прежде чем начать составлять акт, нужно попробовать связаться с работником, например, по телефону, чтобы выяснить причины его отсутствия. Они могут быть уважительными (например, временная нетрудоспособность, вызов на судебное заседание и др.).

Обратите внимание! Вопрос о том, является причина уважительной или нет, решает исключительно работодатель. Законодательством он не урегулирован.

Хотя анализ судебной практики позволяет выделить те факторы, которые можно считать уважительными.

нахождение на больничном;
уход за больным членом семьи;
проблемы с общественным транспортом (поломка, пробки);
тяжелые погодные условия (снегопад, ураган и т.д.);
участие в судебном заседании в качестве свидетеля;
стихийные бедствия;
аварийные ситуации, чрезвычайные происшествия (утечка газа / воды, пожар и т.д.);
др.

Если связаться с сотрудником не удалось или он отказался рассказывать о причинах своего непоявления на работе (или его объяснения оказались неубедительными), то составляется докладная записка непосредственным начальником нарушителя в свободной форме. В ней он информирует высшее руководство о произошедшем.

На докладную руководитель организации накладывает необходимую резолюцию, или на ее основании отдает распоряжении зафиксировать факт неявки. Если прогульщик подчиняется непосредственно руководству работодателя, то этап с оформлением докладной записки пропускается. Вместо этого сразу издается распоряжение.

Затем составляется акт об отсутствии работника на рабочем месте. Делает это, как правило, непосредственный начальник отсутствующего подчиненного в присутствии не менее трех свидетелей – других сотрудников компании. Чтобы исключить заинтересованность лиц, участвующих в подписании акта, рекомендуется привлекать свидетелей из других подразделений организации.

Кстати, задокументировать прогул могут и специалисты кадровой службы.

Акт не имеет единой обязательной формы, поэтому работодатель вправе разработать свою. (Вы также можете акта об отсутствии работника на рабочем месте на нашем сайте.) Если нет разработанной формы, то документ оформляется в произвольной виде. При этом он должен содержать следующую информацию:

Ответственность работодателя за невыплату зарплаты

наименование работодателя на фирменном бланке (если он не используется, указываются реквизиты: ОГРН / ОГРНИП, ИНН, КПП, адрес и т.д.

);
наименование, дата, номер акта;
конкретное место и время составления акта;
наименование должности, ФИО лица, составившего акт, и свидетелей;
наименование должности, ФИО отсутствующего работника, а также его рабочее место;
описание дисциплинарного нарушения;
дата и время (в часах и минутах), в течение которого работник не появлялся на работе;
подписи составителя акта и свидетелей;
подпись нарушителя.

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте представлен ниже.

Акт составляется не менее чем в 2-х экземплярах, один из которых вручается прогульщику. В зависимости от потребности работодатель вправе оформить и большее количество экземпляров документа.

Далее акт об отсутствии работника на рабочем месте, вместе с приложенной докладной запиской и/или распоряжением руководителя, передается в кадровый отдел сотруднику, который производит учет рабочего времени.

Тот в свою очередь на основании поступивших документов в табеле учета рабочего времени напротив соответствующей фамилии проставляет:

буквенный код «НН» («неявка по невыясненным причинам») или цифровой код «30» – если работник отсутствовал в течение всего рабочего дня / смены;
буквенный код «Я» или цифровой код «01» с указанием отработанных часов – если сотрудника не было в течение более чем 4-х часов.

Как правило, акт оформляется в день прогула. Хотя ст.193 ТК РФ позволяет это сделать в течение одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка.

О том, как часто нужно составлять акты при длящемся прогуле, законодательство ничего не говорит. В то же время нужно учитывать, что каждый факт неявки сотрудника на работу должен быть задокументирован. Поэтому будет идеальным оформлять документ на каждый день прогула в течение всего периода отсутствия.

Однако, если сотрудник не появляется на работе неделями или месяцами, то периодичность составления акта можно увеличить (например, еженедельно по итогам прошедшей недели). Оформлять акт реже чем 1 раз в месяц не рекомендуется, поскольку на основании ст.

193 ТК РФ применить дисциплинарное взыскание можно только в месячный срок.

Как только «загулявший» сотрудник появился на работе, ему сразу вручается акт (акты) об отсутствии работника на рабочем месте под роспись. Если он отказывается его подписывать, то в документе об этом делается соответствующая отметка, которая визируется составителем и свидетелями.

Кроме того, работодатель должен потребовать представить объяснения. Нельзя в этом случае ограничиваться только устным требованием. Работнику обязательно нужно вручить письменное уведомление о даче письменных объяснений своего отсутствия на рабочем месте, в котором он распишется.

Сообщить о причине прогула сотрудник может в форме объяснительной записки. На это ему отводится 2 рабочих дня. Работодатель вправе установить и более длительный срок для дачи объяснений (ч.1 ст.193 ТК РФ). Его следует зафиксировать в уведомлении. Если по истечении установленного срока ответ от прогульщика не поступил, то составляется акт об отказе от дачи объяснений.

На основании имеющихся материалов расследования факта отсутствия работника на рабочем месте (докладных, актов, объяснительных и т. д.) работодатель оценивает, уважительны были причины неявки или нет. И если он счел их неуважительными, то принимает решение о применении дисциплинарного взыскания.

Нарушителю может быть объявлено замечание или вынесен выговор. При этом оформляется приказ о применении дисциплинарного взыскания. Если сотрудника увольняют, то издается приказ унифицированной формы Т-8 об увольнении.

Форма акта

Документ можно составить:

на обычном листе формата А4;
на фирменном бланке учреждения.

Для удобства в организациях разрабатывают шаблон, в который необходимо будет занести необходимые сведения. Возможный вариант бланка и образец акта о прогуле сотрудника (2018 года) можно скачать далее. Поскольку установленная форма отсутствует, текст формируется в зависимости от конкретной ситуации.

Обязательными требованиями к оформлению являются:

письменная форма;
наличие реквизитов (дата формирования, номер по порядку);
информация о нанимателе;
сведения об отсутствующем работнике с указанием его Ф.И.О. и должности;
причина отсутствия;
данные работников (Ф.И.О., должности), которые оформили и подписали документ, заверив фактическое отсутствие человека на работе.

Ответы на распространенные вопросы про акт о прогуле работника

Вопрос №1: Работодателем был составлен акт о прогуле, но со следующего дня я ушел в отпуск на 28 дней. То есть, когда я вышел на работу, прошло 30 дней со дня прогула, наниматель по-прежнему может менять уволить?

Ответ: Да, работодателю дается 30 дней с даты прогула или обнаружения прогула для того, чтобы уволить провинившегося сотрудника. Но время пребывания работника на больничном или в отпуске не включается в этот период времени.

Вопрос №2: Что если сотрудник опоздал на работу на 2 часа с учетом того, что, пока его не было, у работников был обеденный перерыв, который также длится 2 часа?

Ответ: Если время отсутствия, включая обеденный перерыв, составило 4 часа, это считается прогулом.

Порядок заполнения

Вопрос о том, кто обязан составить акт о прогуле, на законодательном уровне не регулируется. Это значит, что строго не определено конкретное должностное лицо, которое формирует документ. Из общей практики бумагу может оформить:

непосредственный руководитель отсутствующего работника;
коллега;
кадровый работник;
юрист организации;
секретарь организации и т. п.

Акт об отсутствии работника на месте работы содержит следующую информацию:

наименование учреждения, адрес его местонахождения;
наименование документа;
номер по регистрации и дата формирования;
Ф.И.О., должность лица, оформившего бумагу;
Ф.И.О., должности присутствующих в процессе составления сотрудников;
подписи всех указанных лиц, свидетельствующих о факте нахождения вне рабочего места;
Ф.И.О., должность отсутствующего работника;
описание ситуации, связанной с нарушением;
указание длительности отсутствия работника.

Дата оформления акта о прогуле совпадает с датой самого проступка, то есть составить документ нужно по факту нарушения.

Бланк следует подписать не менее чем двум свидетелям. Это значит, что подписывает документ как его непосредственный составитель, так и еще как минимум два коллеги. В таком случае в процессе судебного разбирательства документ будет иметь большую юридическую значимость.

Работник, получивший дисциплинарное взыскание по материалам акта, может не согласиться и направить исковое заявление в суд, оспаривая факт прогула. В этом случае, если акт составлен с нарушениями, взыскание может быть отменено. Еще одна причина, по которой бумага может утратить свою силу, — доказательство сотрудником уважительности причины отсутствия.

Частыми ошибками при составлении акта являются:

нет указания на период отсутствия (время ухода, прихода);
нет даты отсутствия;
отсутствуют удостоверяющие подписи свидетелей.

Что можно считать прогулом

Каждый работодатель обязан четко владеть нормами трудового законодательства и понимать, что подразумевается под прогулом. Не всякая неявка на работу может быть оглашена прогулом.

Трудовой кодекс описывает прогул как:

Неявка в течение всей рабочей смены без уточнения длительности самой смены.
Отсутствие на работе в течение четырех часов и более. Отсутствие до четырех часов будет классифицировано как опоздание и не может повлечь за собой увольнение.

И первый, и второй пункты не могут быть применены к временно отсутствующему, если он предоставил официальный документ об уважительности пропуска. Таким документом может стать больничный лист, акт о ДТП, справка из ЖЭУ о случившейся аварийной ситуации в квартире и т.д.

Иногда отсутствие работника может быть вызвано другими причинами, которые он не сможет документально подтвердить, но от этого не менее веские. В этом случае лучше всего заранее предупредить начальство о необходимости отсутствия и оформить отпуск за свой счет.

Но не стоит забывать, что любые договоренности на словах могут быть легко нарушены и впоследствии доказать, что с руководством невыход был согласован, будет невозможно, если сам директор будет свидетельствовать об обратном.

Во избежание недоразумений следует документально оформлять запрос на предоставление дней за свой счет.