Серьезные отличия касательно порядка оплаты, бухгалтерского документооборота, налогообложения имеют между собой командировка и служебная поездка.
В силу специфики деятельности организации, предприятия, у его сотрудников появляется необходимость осуществлять связанные с выполнением своих служебных и должностных обязанностей разовые или постоянные поездки в другие регионы и населенные пункты.
Статья поможет разобраться, чем постоянная работа, носящая разъездной характер отличается от командировки.
Что означает работа по разъезду
Предприятие, где каждый сотрудник выполняет закрепленные за ним определенные обязанности согласно трудовому договору, считается местом его постоянной работы. К понятию служебной поездки относят выполнение сотрудником компании своих обязанностей на постоянной основе вне места основной трудовой деятельности. На некоторых предприятиях есть трудящиеся, у которых работа связана с постоянным передвижением:
- коммивояжеры;
- водители автотранспорта;
- экспедиторы;
- курьеры;
- контролеры;
- выездные мастера по вызову;
- торговые представители.
Для совершения недлительных выездов по городу или за его пределы не требуется специального распоряжения руководства, необходимость служебной поездки изначально оговаривается в трудовом договоре и должностной инструкции.
К постоянной подвижной работе можно отнести деятельность стюардесс, машинистов железнодорожного транспорта, проводников поездов, чья профессия предполагает ведение трудовой деятельности в пути.
Строители, геологи трудятся в полевых условиях.
Отдельным приказом руководства служебная поездка не оформляется, однако подготовка некоторой первичной документации все же понадобится: накладные, путевые листы, экспедиторские бумаги.
Выездная работа по поручению руководства
Чтобы определить, в чем различие разъездного характера работы и разовой командировки, следует четко разделять эти два термина:
- служебная поездка предполагает регулярное ведение трудовой деятельности на выезде;
- командировки оформляются по приказу руководства предприятия для выполнения конкретного служебного задания (поручения) не по месту основной работы.
Существует ряд законодательных требований, соблюдать которые необходимо каждому работодателю, имеющему намерение отправить сотрудника в командировку. Нарушение установленных правил влечет за собой немалые штрафы вплоть до приостановления деятельности предприятия. Гарантии, предоставляемые работнику и закрепленные в Трудовом кодексе:
- постоянное место работы сохраняется за сотрудником;
- утвержденный средний заработок подлежит сохранению;
- понесенные в связи с поездкой расходы подлежат возмещению.
Кроме того, закон запрещает в командировки отправлять несовершеннолетних граждан и будущих мамочек, а женщин, у которых дети не достигли 3-х летнего возраста разрешено отправить в поездку только с их обязательного письменного согласия. Каков же алгоритм действий администрации при отправлении работников предприятий в служебные командировки, какие для этого необходимо подготовить документы:
- Руководство предприятия принимает решение о направлении своего работника в служебную командировку.
- Подготавливается специальное служебное задание, где достаточно подробно излагаются цели планируемой поездки, подписывается руководителем. По прибытию на свое рабочее место после командировки сотрудник пишет полный отчет о проделанной работе (в том числе посещение различных презентаций, выставок, поиск нужных клиентов, проведение переговоров), заполняя соответствующую графу в документе. После проверки на отчете делается соответствующая отметка, документ подписывается руководителем структурного подразделения с проставлением даты.
- Именно вышеуказанное задание служит основанием для своевременной подготовки приказа о направлении работника во временную служебную командировку. После донесения информации до сведения командированного на приказе проставляется соответствующая отметка.
- Готовится и выдается командировочное удостоверение, текст которого обычно почти полностью совпадает с приказом о командировке. В документе обязательно должны быть указаны: дата, время прибытия в установленное место и отъезда из него. Если целью командировки является посещение нескольких организаций, дата, время прибытия в каждую из них и отъезда проставляется обязательно. Четкое соблюдение всех формальностей поможет определить фактический период времени нахождения в поездке и правильно рассчитать размер компенсации. В тех случаях, когда представитель предприятия направляется не в конкретную организацию, а лишь с целью ознакомления с рынком товаров и услуг, поиска информации и возможных контрагентов, достаточно ограничиться приказом, командировочное удостоверение выдавать не имеет смысла.
- Сотрудник должен сохранить все документы, подтверждающие расходную часть поездки, к которым можно отнести: проездные документы (подтверждение транспортных расходов), оплата за проживание, различные представительские расходы, связанные с целью командировки и т.п. Все эти документы предоставляются в бухгалтерию предприятия. Заполняя авансовый отчет, сотрудник перечисляет все понесенные в связи с командировкой расходы (суточные входят в общую сумму) и реквизиты документов, подтверждающих эти траты.
- На каждом предприятии обязательно ведется журнал учета командировок.
Важно помнить! Работа, связанная с постоянными разъездами, квалифицируется как служебная поездка, отличие ее от командировки в том, что в последнем случае имеет место разовый выезд специалиста по прямому приказу руководства для осуществления трудовой деятельности.
Есть такие должности, которые предполагают периодические служебные поездки, при этом свою основную работу работники делают в помещении офиса. К таким относятся:
- менеджеров по продажам;
- IT-специалистов;
- сотрудников по наладке оборудования;
- специалистов – маркетологов.
Процедура отказа от служебной командировки
Подобные поездки можно отнести как к служебным, ведь они входят в повседневные должностные обязанности сотрудников и связаны с разъездным характером, так и к командировкам, поскольку свое основное рабочее время трудящиеся проводят в конкретном офисном помещении.
Отличаются друг от друга понятия служебная поездка и командировка некоторыми характерными особенностями:
- служебная поездка работника связана с выполнением своих обязанностей в постоянных разъездах, нахождением в пути или с работой представителей определенных профессий в полевых условиях;
- командировка предполагает разовый временный выезд работника за пределы основного рабочего места для выполнения своих должностных обязанностей по прямому приказу руководства.
Предприятие (предприниматель) обязаны полностью возместить сотруднику все затраты, связанные с командировкой или служебной поездкой при условии наличия подтверждающих эти расходы квитанций и платежных документов.
Для разъездной работы размеры компенсаций устанавливают в трудовом договоре, иных документах предприятия. Для возмещения затрат по командировкам при выезде в пределах РФ или за рубеж – федеральными законами РФ.
На сегодняшний день обязательные утвержденные нормы расходов остались только у бюджетников, внебюджетные организации определяют размеры возмещаемых расходов, связанных с командировками на свое усмотрение и закрепляют локальными актами.
В чем различие между командировкой и разъездным характером работ?
В последнее время все больше компаний предлагает сотрудникам работу с необходимостью поездок в другие города. Есть существенные отличия между разъездным характером работы и командировками. Они заключаются в документации, требуемой для ведения бухгалтерского учета, а также порядке оплаты. В этой статье речь пойдет именно о различиях разъездной работы от командировок.
Что такое работа по разъезду?
Главной чертой столь подвижной деятельности – ее постоянство.
Для визита в разные места нет необходимости в получении специальных распоряжений от руководства, практически в любой организации есть группа сотрудников, постоянно пребывающих в командировках.
Технический персонал, инспекторы контролирующих органов, водители, агенты совершают недлительные визиты в черте города и за ее пределами. Возможно совпадение по времени и выполнение одним и тем же персоналом разнообразных экспедиций и особых поездок.
Работа с командировками и без
Локальные нормативные акты, принятые на данном предприятии регулируют порядок компенсации расходов. Для осуществления служебной поездки сотрудник получает маршрутный лист и задание. Должностное лицо по завершению поездки получает документы обратно с пометками о перемещениях.
Что касается компенсации расходов, согласно законодательству, предполагается выплата в размере 100%. Отличия заключаются в принимаемой документации.
Командировки
Согласно статье 166 ТК РФ, не считаются командировками разъезды, предполагающие попутное выполнение работ. Данная особенность труда прописывается в соглашении при приеме на работу. Потребность в командировке может появляться время от времени в процессе деятельности. Сотрудник может отправиться в другой город по поручению руководства.
- В таблице ниже представлены различия разъездного характера работы и командировок
- Таблица 1. Различия между разъездной работой и командировками
- В изменениях, внесенных в статью трудового кодекса номер 168, определены сферы компенсации расходов. Итак, работодатель обязан возместить сотруднику следующие траты:
- На аренду жилья;
- На проживание вне постоянного места жительства;
- Иные разрешенные руководством расходы.
Отличия между оплатой затрат при командировках или разъездном характере работы заключаются в документации, принимаемой компанией.
И в том, и в другом случае, размеры компенсаций и порядок возмещений расходов установлены коллективных договорах и принятых нормативах.
В случае с разъездной работой, положения вносят в трудовой договор, а если это командировка, выносится положение о порядке направления работников в командировку. Как местные, так и заграничные поездки регулируются федеральным законодательством.
Положение о разъездном характере работы: образец 2020 (скачать)
Следует отличать командировки от поездок сотрудников, работа которых происходит в пути. Условие о характере работы, в том числе разъездном, должно быть обязательно включено в трудовой договор. А должен ли работодатель утверждать положение о разъездном характере работы? Рассмотрим этот вопрос с образцом 2020, который можно скачать для использования в работе.
Также смотрите:
Есть различие между командировками и поездками сотрудников, работа которых происходит в пути.
Подробнее об этом см. «Разъездной характер работы в трудовом договоре: пример».
Понятие разъездного характера работы в законодательстве прописано весьма размыто. Однако нанимателям часто приходится заключать договоры с таким условием.
Если работник постоянно перемещается между объектами и имеет возможность возвращаться домой каждый день, то это не командировка. Так, в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ чиновники Роструда разъяснили, что командировки носят временный характер и ограничены по сроку. В то время как разъездной характер работы имеет постоянную основу.
Также следует отличать труд сотрудников, которые выполняют работу на объектах, расположенных на удаленном расстоянии от места регистрации работодателя, и живут возле или на этих объектах. Это уже вахтовый метод работы, или подвижной.
Рассмотрим отличия командировки от работы с разъездами в приведенной ниже таблице:
Разрабатываем положение
Напомним, что согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, условие о разъездном характере работы обязательно для включения в трудовой договор сотрудников, чьи обязанности исполняются в пути.
Для упорядочивания расходов и соблюдения трудового законодательства в части труда работников, имеющих разъездной характер работы, работодателю стоит разработать положение о разъездном характере работы (далее – Положение).
Утверждение данного Положения не обязательно. Ни одна законодательная норма не содержит условие о его необходимости. Разработка Положения – внутреннее дело каждой компании.
Так, если у работодателя лишь один работник на разъездах, то можно все условия труда и нормы компенсации прописать в его трудовом договоре. А если в компании несколько работников трудятся в пути, имеет смысл разработать такое Положение.
В этом случае гарантированно будут соблюдены условия о компенсации затрат работников, связанных со служебными поездками.
Кроме того, с помощью данного регламента вы существенно снизите риски непризнания налоговыми органами затрат на разъезды работников.
Что включить в Положение
В связи с тем, что Положение не обязательно, то и рекомендаций по его наполнению не установлено. Однако при этом нужно учитывать общую методику составления внутренних нормативных актов в компании.
Далее с нашего сайта можно по прямой ссылке посмотреть и бесплатно скачать образец положения о разъездном характере работы 2020 :
ОБРАЗЕЦ ПОЛОЖЕНИЯ О РАЗЪЕЗДНОМ ХАРАКТЕРЕ РАБОТЫ
В данное Положение можно включить общие вопросы, обязательные к выполнению и предусмотренные трудовым законодательством.
Также следует включить и те моменты, которые не урегулированы Трудовым кодексом и которые работодатель вправе устанавливать самостоятельно.
Например, в трудовом законодательстве четко не прописан порядок и размеры компенсации расходов работнику за разъездной характер. Поэтому данный вопрос необходимо конкретно расписать в Положении. А именно:
- размеры компенсации;
- порядок получения доплаты или возмещения;
- перечень профессий или должностей с разъездным характером работы.
Более подробно о доплатах вы можете узнать из нашей статьи «Компенсация за разъездной характер работы 2020».
Вывод
Положение о разъездном характере работы не является обязательным документом. Решение о его необходимости работодатель принимает самостоятельно, с учетом количества работников, трудящихся в поездках.
Структуру и содержание Положения наниматель формирует самостоятельно, исходя из требований к оформлению своих внутренних документов и правил, которые надо описать в нем.
Служебная поездка и командировка: в чём отличие — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business
Когда поездка по работе считается командировкой, а когда это просто служебная поездка? Ответ на вопрос прост и чётко прописан в законодательстве. Разбираемся вместе.
Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение даётся в статье 166 Трудового кодекса РФ.
В Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, также считается командировкой.
Вот три важных момента, определяющие командировку:
- Служебное поручение. Сотруднику, отправляющегося в командировку, должна быть поставлена чёткая рабочая задача.
- Определённый срок. Момент про сроки командировки мы рассмотрели в отдельной статье. Пока отметим, что в современном российском законодательстве чёткие сроки командировок не прописаны. На практике минимальный срок составляет 24 часа. Максимальный срок работодатель устанавливает самостоятельно.
- Поездка в место, не являющееся местом постоянной работы. По закону даже поездка в офис, находящийся в другом районе города, может быть оформлена как командировка.
Давайте рассмотрим две похожие ситуации.
Ситуация #1. Компания отправляет менеджера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге на неделю провести акцию для покупателей. В течение этой недели он организует все условия, проводит конкурс, подводит его итоги и возвращается в Москву. По закону эта поездка является командировкой.
Ситуация #2. Менеджер компании на три летних месяца переезжает жить в Сочи и договаривается с руководством, что работать будет из местного офиса.
Он приходит на работу в те же часы, что и в Москве, и выполняет свои основные рабочие обязанности. По законодательству это не является командировкой.
Налоговый орган будет считать, что сотрудник временно сменил рабочее место на другой филиал, и рассчитывать оплату его труда как командировочные нельзя.
Кто может ездить в служебные поездки
Служебной называется поездка сотрудников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер. Это, например, курьеры, экспедиторы, проводники поезда, водители. Служебные поездки не должны оплачиваться, как командировки. Служебные поездки упоминаются в Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749.
Перечень профессий и должностей разъездных работников каждый работодатель определяет самостоятельно, поэтому включить в него вы можете любые специальности. Главное, чтобы по роду своей деятельности сотруднику нужно было перемещаться по местности, а условие о разъездном характере работы было закреплено в трудовом договоре.
Например, если вы отправляете штатного курьера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге, чтобы передать важные документы, он не едет в командировку, а выполняет свои трудовые обязанности, закреплённые в договоре.
Если же из Москвы в Санкт-Петербург те же документы повезёт менеджер, то такую поездку нужно оформить как командировку.
Кстати, если сотрудник едет на своей машине, прочитайте нашу статью «Командировка на личном автомобиле».
Типичные ошибки при направлении работников в служебные командировки
Термин служебной командировки закреплен в стат. 166 ТК. Здесь сказано, что это поездка сотрудника по приказу работодателя с целью выполнения определенного поручения. Конкретные задачи, место и сроки устанавливаются руководителем предприятия. Служебной же поездкой признается постоянная работа разъездного характера или выполняемая в пути.
Таким образом, основное отличие по трудовому законодательству состоит в характеристиках трудовых функций работника. Если занятость связана с постоянными разъездами или фактически осуществляется в пути, речь идет о служебных поездках. Если же работа по своему характеру разъездной не считается, говорят о командировке.
К примеру, работа курьера, агента по рекламе или страхованию, медпредставителя, водителя постоянно связана с разъездами. Следовательно, можно говорить, что такие должности имеют разъездной характер. Но если менеджер предприятия трудится в офисе и направляется по приказу директора в другой город, это уже командировка.
В свете обсуждаемого вопроса, что считается местом постоянной работы? Согласно п.
3 Постановления № 749 – это адрес расположения компании (или ее обособленного подразделения), который поименован в трудовом договоре с сотрудником.
Направление специалиста для решения поручений фирмы вне места постоянной работы считается командировкой, равно как и направление работника в ОП, расположенное по адресу вне постоянного места работы.
Оплата такси в командировке
Кого по законодательству можно отправить в служебную командировку
В соответствии с определением слова «служебная командировка» в командировку должны направляться только те сотрудники, с которыми заключается трудовой договор.
Производительность труда, выработка и трудоемкость
ТК РФ четко регулирует вопрос: кто не может быть отправлен в командировку. К соответствующей категории граждан относятся:
- беременные женщины в соответствии со ст. 259 ТК РФ;
- сотрудники, взятые на работу и оформленные по ученическому договору, в соответствии со ст. 203 ТК РФ. При этом есть дополнительный нюанс: командировка не должна относиться к их ученичеству;
- работники, не достигшие совершеннолетнего возраста в соответствии со ст. 268 ТК РФ.
Согласно Трудовому Законодательству РФ есть исключения: спортсмены, сотрудники СМИ, работники цирков, театров, концертных организаций и т.д.
Действующий ТК РФ четко выделяет категории граждан, которых работодатель имеет право отправить в служебную командировку, но при одном и важном условии: данные лица не имеют запрета с медицинской точки зрения на соответствующие поездки, а также лично дали в письменной форме согласие отправиться в командировку, о чем говорится в ст. 259 ТК РФ.
К таковым можно отнести следующие категории граждан:
- женщины, которые имеют детей, не достигших 3-летнего возраста;
- работники, дети которых имеют группу инвалидности;
- матери или отцы, которые самостоятельно воспитывают ребенка, не достигшего 5-летнего возраста;
- работники, ухаживающие за больными членами семьи.
Основные отличия командировки и служебной поездки:
- Характер занятости – служебные поездки предполагают постоянные разъезды, работу в пути или в полевых условиях. Также возможен экспедиционный характер занятости.
- Распорядок трудового режима – может различаться для командированных лиц, совпадая с выходными днями/праздниками при направлении в командировку. Для сотрудников, находящихся в служебных поездках, действует общий трудовой распорядок.
- Расчет среднего заработка – командированные лица за дни поездок получают зарплату, исходя из средней величины; работники в пути – на основании действующей на предприятии СОТ (система оплаты труда).
- Оформление – все командировки требуют обязательного оформления приказа руководителя, авансового отчета. На служебные поездки издание отдельного распоряжения не нужно, так как условия занятости оговариваются в трудовом договоре.
Что входит в понятие служебной поездки?
Точного определения служебной поездки в трудовом законодательстве нет.
Однако, в ст. 166 ТК РФ, при разъяснении, что можно отнести к служебной командировке, выделено, что работа, выполняемая в пути, или изначально предполагающая разъездной характер не признается служебной командировкой.
Например, водитель автотранспорта, исполнение трудовых обязанностей которого связана с поездками, не направляется каждый день в командировку, осуществляя свою работу в разъездах, несмотря на то, что ежедневно выезжает в начале смены с основного предприятия и возвращается в конце рабочего дня опять же на территорию организации.
Аналогично курьер, доставляющий документы в разные концы города – не является командированным сотрудником.
Приказ для выполнения служебного задания в таких случаях не издается, но, согласно ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора, принимая нового сотрудника в организацию, оговариваются условия работы, носящие выездной характер.
Администрация предприятия, учитывая специфику производства должна сама разработать и соответственным образом утвердить перечень должностей (профессий), выполняющих свою непосредственную работу, находясь в разъездах, определив порядок и размер возмещения им денежных расходов, связанных с поездками.
- Перечень работ, профессий, должностей, постоянное выполнение трудовых обязанностей которых осуществляется в пути, или носит разъездной характер, устанавливается работодателем. Причем этот список может быть дополнен, изменен по мере развития производственной деятельности.
- В трудовом договоре (впоследствии и должностной инструкции) оговариваются условия выполнения обязанностей, связанные с регулярными поездками.
- В локальном правовом акте, действующем в пределах организации, и не противоречащем трудовому законодательству утверждается:
- порядок, в каком работникам возмещаются материальные расходы, связанные с поездками;
- размер и сроки получения компенсации, соответственно для каждой профессии и должности, указанной в перечне, и предоставления необходимых документов для принятия авансового отчета.
Согласно ст. 168. 1 ТК РФ, работникам, выполняющим свои трудовые функции в пути, или если служебные обязанности требуют разъездного характера, в том числе работы в полевых условиях или экспедиционного характера, работодатель обязан возместить:
- расходы, связанные с поездками;
- затраты, понесенные при найме жилья;
- дополнительные денежные траты, которые несет работник, проживая вне дома или с разрешения руководства.
Это интересно: Разрешение на торговлю на улице в 2020 году — как получить, с машины, где взять, штраф, сезонная
Важным моментом является именно тот факт, что вторая часть ст. 168. 1 ТК РФ подчеркивает, что возмещение всех материальных расходов устанавливается трудовым договором или другими локальными нормативными актами.
К работам, которые можно отнести имеющих разъездной характер, или выполняются в пути, можно традиционно отнести: сотрудников отделений связи, железнодорожного, автомобильного и других видов транспорта, строителей, ведущих геологоразведочные работы и прочие.
Налоговые последствия неверной классификации
Если бухгалтер компании неверно классифицировал поездку и обозначил под командировкой занятость в пути, во-первых, это приведет к необоснованному начислению суммы суточных за такой период.
Следовательно, предприятие завысит свои расходы и уменьшит налог к уплате в бюджет. Кроме того, помимо суточных будет завышена зарплата командированных лиц, так как по нормам стат.
167 одной из трудовых гарантий при направлении сотрудников в командировку является сохранение средней зарплаты за весь период.
Обратите внимание! Когда сотрудник направляется в продолжительную загранкомандировку, верная классификация поездки важна также с точки зрения налогообложения доходов физлица в части НДФЛ. Ведь при длительности пребывания россиянина за границей более 183 дн. в году, он будет признан нерезидентом, а ставка налога составит не 13 %, а 30 (стат. 224 НК).
Нормативная база
Организация служебной поездки работника регулируется в России следующими основными законодательными актами:
- в соответствии с 168 статьей ТК РФ работнику должны быть компенсированы расходы на дорогу, найм жилья и прочие траты;
- на основании 167 ст. ТК РФ за сотрудником во время его отсутствия на рабочем место сохраняется должность и средний заработок;
- размер среднего заработка во время командировок служащих рассчитывается на основании правил, приведенных в 139 статье Трудового кодекса;
- особенности исчисления средней зарплаты также представлены в ПП РФ № 922;
- ПП РФ № 749 устанавливает, что длительность командировки может определяться нанимателем исходя из трудности, объема и прочих нюансов служебного задания;
- ПП РФ № 729 определяет размеры и порядок компенсации расходов сотруднику;
- ПП РФ № 812 устанавливает порядок выплат и величину суточных начислений в иностранной валюте, а также надбавок к ним.
Вопросы налогообложения выплат сотрудникам в командировках регулирует Налоговый кодекс.
Сравнение
Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.
Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.
Компенсации и оплата работникам
Согласно ТК сотруднику компенсируются расходы, необходимые при совершении командировочной поездки.
Состав расходов
Работнику компенсируются средства, потраченные на оплату:
- жилья;
- проезда к месту командировки и обратно;
- суточных расходов;
- прочих расходов, согласованных с руководством предприятия.
Налогообложение и страховые взносы
Страховые взносы не начисляются на документально заверенные суточные расходы в пределах установленного предприятием лимита, а также на расходы по оплате:
- проезда;
- багажа;
- жилья;
- комиссионных сборов;
- оформление заграничного паспорта, визы;
- услуг связи.
В случае увеличения установленного законодательством лимита суточных (700 рублей за день в командировке по России, 2500 – за границей) они облагаются страховыми взносами и налогом.
Другие расходы не облагаются НДФЛ, если имеют документальное подтверждение.
Размер суточных на предприятии может быть больше установленной нормы и указан в нормативных актах организации. В этом случае на суточные не будут начисляться страховые взносы.
Пример:
Товаровед ООО «Новая волна» г. Самара Уткина Татьяна Ивановна была направлена в командировку для проведения инвентаризации в отделение организации, находящееся в г. Нижний Новгород.
- Размер суточных командировочных, в состав которых был включен проезд по городу, составил 1000 рублей.
- Минимальная сумма суточных утверждена коллективным договором предприятия и указана в соответствующих документах, поэтому начислению страховых взносов не подвергается.
- НДФЛ в данной ситуации облагается сумма, составившая разницу между утвержденной законодательно минимальной суммой суточных (700 рублей) и действующей в ООО «Новая волна» (1000 рублей), то есть 300 рублей.
Учет расходов
Учет командировочных расходов делится на:
- Бухгалтерский. Цель бухгалтерского учета – формирование полной информации о потраченных средствах для компенсации затрат сотруднику.
- Налоговый учет делается с целью налогообложения прибыли, для чего требуется: подтверждение расходов; обоснование необходимости командировки; связывание командировки с деятельностью организации, направленной на получение дохода.
Шпаргалка для бухгалтера: командировка или разъездной характер работы?
Выполнение работ, имеющих подвижной и разъездной характер, отличается от направления работника в служебную командировку. Бухгалтеру в своей работе нужно знать эти отличия, а чтобы не ошибиться, можно пользоваться вот такой шпаргалкой по теме.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
При направлении в командировку наниматель обязан обеспечить работнику установленные законодательством гарантии и компенсации (ст. 95 ТК).
Справочно: порядок и размеры возмещения расходов определяют, руководствуясь Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
Работникам устанавливаются компенсации за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие) (часть первая ст. 99 ТК).
Порядок, условия и размеры выплат компенсаций за подвижной и разъездной характер работы установлены Инструкцией о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (далее – Инструкция № 70).
Основные отличия служебной командировки и разъездного характера работы собраны в таблице.
| Отличия | Служебная командировка | Разъездной характер работы |
| Определение | Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст. 91 ТК) | Компенсация за разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции № 70) |
| Порядок оформления | Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст. 93 ТК, п. 2 Положения № 176) | Разъездной характер работы устанавливается трудовым договором и не требует дополнительного документального оформления |
| Кто из работников может быть направлен? | Может быть направлен любой работник, за исключением беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), – только с их письменного согласия (ст. 263 ТК) | Работники, включенные в определенный нанимателем перечень профессий и должностей работников, которым устанавливаются компенсации за разъездной характер работы (п. 8 Инструкции № 70) |
| Трудовой договор | Законодательством не установлена обязанность включать в трудовой договор условие о возможном направлении работника в командировку | В соответствии с п. 3 части второй ст. 19 ТК трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий в т.ч. функциональные обязанности работника. Условие о том, что выполняемая работником работа имеет разъездной характер должно быть установлено в трудовом договоре |
| Изменение существенных условий труда | Направление работника в командировку не может являться изменением существенных условий труда | Если необходимость привлекать работника к выполнению работ, которые носят разъездной характер, возникла у нанимателя после приема на работу, то такое изменение будет являться изменением существенных условий труда |
| Начисление заработной платы | За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняется заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (часть первая ст. 95 ТК) | Заработная плата начисляется на общих основаниях |
| Другие гарантии и компенсации |
|
Работникам выплачивается компенсация за разъездной характер работы (п. 3 Инструкции № 70). Если в месте выполнения работы работнику не предоставляется бесплатное жилье и если он не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства, расходы по найму жилого помещения возмещаются по нормам, установленным законодательством о возмещении расходов при служебных командировках. Расходы по проезду работников в другую местность в связи с выполнением трудовых обязанностей вне места постоянной работы компенсируются в порядке, установленном законодательством о возмещении расходов при служебных командировках, если наниматель не предоставляет им транспорт (пп. 10, 11 Инструкции № 70) |
| Максимальный срок направления | Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст. 93 ТК) | Не ограничен. Как правило, работа имеет разъездной характер постоянно |
| Размер суточных (компенсации) | Установлен Положением № 176 | Компенсации устанавливаются в размере, не превышающем размера норм за проживание вне места жительства (суточных), определенных Положением № 176, с учетом фактического времени пребывания на территории Республики Беларусь или иностранных государств |
Три напоминания, где не учитываются командировочные расходы и компенсация за разъездной характер работы
1. Командировочные расходы и компенсация за разъездной характер работы не учитываются при определении доплаты до размера минимальной заработной платы (п.
7 Перечня выплат компенсирующего характера и выплат, не связанных с выполнением работником обязанностей, вытекающих из законодательства, локальных нормативных правовых актов и трудового договора, не учитываемых в размере начисленной заработной платы работника при определении доплаты до размера минимальной заработной платы (месячной и часовой), установленного постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 21.07.2014 № 68).
2. Командировочные расходы и компенсация за разъездной характер работы не учитываются при исчислении среднего заработка
Какие работы носят разъездной и подвижной характер? Чем отличается разъездной характер работ от частых командировок? — вопрос №85322. 9111.ru
Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.
Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.
1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера).
Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.
Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т.д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.
Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209 ТС.
Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.
Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор.
Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца.
Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.
Требований об оформлении каких-либо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.
Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).
Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.