Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки Командировка Работа разъездного характера
Количество поездок Разовые, до нескольких раз в год. Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФ Статьи 166 — 168 ТК РФ. Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездок Любой. Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работы Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя. Осуществление основных трудовых обязанностей.
Оплата Из расчета среднедневного заработка. Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
Оформление Специальный приказ (распоряжение) руководителя. Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходов В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету. По локальным нормативным актам:

  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2020 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Скачать

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2020 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты.

Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2020 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2020 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время.

Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Читайте также:  Выплата "золотого парашюта" при увольнении сотрудника по собственному желанию

Командировка за рубеж: правила 2020 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Оформление командировки 2020: как оформить

Под командировкой понимают служебную поездку работника по письменному указанию работодателя с ограничениями по срокам и целям. В этом материале рассказываем, как происходит оформление командировки в 2020 года и как правильно её оформить по документам.

Также смотрите:

Перед оформление командировки необходимо проверить, не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых в соответствие с трудовым законодательством РФ запрещено направлять в командировку.

Даже при их согласии нельзя заниматься оформлением командировок на беременных и подростков до 18 лет (кроме отдельных категорий – артистов, спортсменов и т. п.).

Также стоит учитывать, что в отношении некоторых сотрудников есть ограничения при направлении в командировку. Поэтому у них необходимо взять письменное согласие. Это:

  • женщины, имеющие детей до 3-х лет;
  • одинокие родители и опекуны с детьми младше 5 лет;
  • лица с ограниченными возможностями, если это противоречит их программе реабилитации;
  • иностранный гражданин или высококвалифицированный специалист (необходимо учесть особенности);
  • лица, заключившие с работодателем ученический договор;
  • кандидат на выборную должность;
  • другие категории.

При отсутствии письменного согласия наниматель не может настоять на отправке такого работника в командировку.

Оформление командировки: документы

С каких документов начать и как оформить командировку?

Прежде всего, необходимо распоряжение руководителя. Например, это может быть приказ о направлении сотрудника в командировку. Специально утвержденной формы нет. Можно использовать унифицированную форму Т-9 или Т-9а (если направляете несколько работников).

ПРИКАЗ ПО ФОРМЕ Т-9: СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ БЛАНКА

В настоящее время командировочные удостоверения и служебные задания законодательно отменены. Однако работодатель в силу ч. 1 ст. 8 и абз. 7 ч. 1 ст.

22 ТК РФ внутренним нормативным актом может установить свои документы, которые должны быть подготовлены при оформлении местной командировки или загранкомандировки.

Это может быть и служебная записка, и отчет по итогам командировки, и т. д.

Еще один документ, который обязательно должен быть заполнен – это табель рабочего времени. Табель заполняют на основании подписанного приказа о направлении в командировку. В нём должен быть проставлен буквенный код «К». Продолжительность времени в данном случае не указывают.

Оформление командировки на 1 день, как правило, не производят, т. к. если работник в тот же день успел возвратиться к месту работы, такой выезд командировкой не считается.

Аванс на командировку

На оформление командировочных расходов командированный сотрудник должен получить аванс. Его выдают на расходы, связанные с проживанием вне дома. Также работника можно снабдить деньгами на проезд и гостиницу.

Как правило, аванс выдают на основании сметы или предварительного расчета либо письменного заявления работника. Формы этих документов и порядок оформления командировки работника утверждают тоже в локальных актах.

Аванс выдают с учетом:

  • продолжительности командировки;
  • установленного лимита суточных;
  • кто приобретает билет и оплачивает гостиницу – работник или компания.

При оформлении заграничных командировок аванс может быть выдан в валюте страны поездки.

Аванс может быть выдан на командировку одним днем, на оформление документов, оплату услуг нотариуса, закупку материалов.

Изменение командировки

В связи с изменениями планов руководства или контрагентов, а также по другим причинам, возникает вопрос – как оформить продление (изменение) командировки. Так вот: даты командировки могут быть изменены, продлены или командировка может быть вовсе отменена.

В случае изменения сроков командировки с работников, с которых по закону должно быть получено согласие, также запрашивают согласие на изменение или продление сроков командировки.

Также должен быть подготовлен приказ, с которым необходимо ознакомить командированного.

Если по производственной необходимости работник должен вернуться раньше запланированной даты, то его следует отозвать из командировки. Как правильно оформить отзыв из командировки?

Процедура отзыва не регламентирована трудовым законодательством. Однако на практике компания самостоятельно разрабатывает порядок оформления служебных командировок и отзыва.

Можно предусмотреть издание соответствующего приказа, отразив в нем решение руководителя об изменении/сокращении сроков командировки и досрочном возвращении работника.

В дальнейшем это позволит полюбовно уладить вопросы со штрафными санкциями за возврат/обмен билетов, отмену бронирования гостиницы и т. п.

При наличии решения руководителя, оформленного приказом, все штрафы по отмене билетов и гостиниц оплачивает работодатель. При наличии вины работника в изменении дат командировки руководитель может принять решение об отказе компенсации за такие штрафные санкции.

ОТМЕНА КОМАНДИРОВКИ: ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА

Возвращение из командировки

Как оформить документы по возвращении из командировки?

Прежде всего, по возвращении из поездки работник должен подготовить и сдать авансовый отчет. На это дано 3 дня. В это же время излишек выданного аванса должен быть возвращен работодателю: наличными в кассу или допустимо удержание из заработной платы по заявлению работника.

По загранкомандировке оформление документов аналогичное.

Если сотруднику не хватило полученного аванса, работодатель обязан возместить понесенные расходы на основании подтверждающих документов – билетов, счетов гостиницы, товарных чеков на приобретенные материалы и т. п.

Если работник не вернул остаток неиспользованного аванса, работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы согласно абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Однако это может быть сделано только если работник не спорит по поводу данной суммы.

Поэтому следует получить согласие работника на удержание из его заработной платы. Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 07.10.2019 г. № ПГ/25778-6-1. Если работник не согласен с суммой удержания, то взыскать ее можно только через суд.

Итоги

Мы рассмотрели, как оформлять и оплачивать командировки, а также изменения в них. Ответы на другие вопросы, как правильно оформить и рассчитать командировку, смотрите на нашем сайте в статьях:

Документы для оформления командировки в 2020 году

В 2020 году работодатель имеет право отправить в деловую поездку сотрудника, который не относится к следующим категориям работников:

  • несовершеннолетние, кроме спортсменов и творческих работников (ст. 268 ТК РФ);
  • сотрудники, работающие по ученическому договору, если поездка не связана непосредственно с обучением (ст. 203 ТК РФ);
  • беременные работники, даже при их согласии (ст. 259 ТК РФ);
  • сотрудники с ограниченными физическими возможностями, кроме поездок с полным обеспечением условий труда для них (ст. 23 ФЗ №181-ФЗ).

Перед поездкой в командировку четко обозначается ее срок, место и время прибытия. За работником, помимо выданных командировочных, сохраняется место трудоустройства и средний заработок.

Проживание, проезд и прочие расходы оплачиваются работодателем. Уточнить подробности допустимых затрат лучше заранее перед поездкой.

Они обычно закрепляются локальным актом или специально разработанной инструкцией компании.

Этапы оформления командировки

Порядок оформления деловой поездки одинаков для большинства организаций. Исключениями могут стать определенные нюансы, связанные с деятельностью компании и ее финансовым состоянием. Документы, обязательные к заполнению перед командировкой:

  • Служебная записка директору от руководителя отдела с просьбой согласования рабочей поездки. В документе указываются сроки, цель поездки, личные данные и должность командировочного;
  • Заявление от сотрудника на выплату аванса для получения денежных средств, которые пойдут на покупку билетов и бронирование жилья. В авансовую выплату входят суточные, в том числе за выходные дни;
  • Приказ о командировке по унифицированной форме (Т-9, Т-9а). Прежде, чем подписать документ, работник должен проверить свои данные, информацию о поездке (цель, срок, место), источники финансирования.
  • При использовании личного или служебного автомобиля, компания разрабатывает и оформляет путевой лист.

После подписания перечисленных документов и получения денежных средств командированный сотрудник может отправляться в путь. Рабочая поездка начинается с дороги – это первый день командировки.

Документы, необходимые для подтверждения командировочных расходов

Помимо выполнения порученного задания, сотруднику нельзя забывать о сборе документации для подтверждения расходов во время командировки. Договоры, чеки, посадочные талоны, квитанции обоснуют затраты на проживание, транспорт и прочие служебные цели.

Авансовый отчет с предоставлением распечаток посадочных талонов, электронных билетов, чеков и квитанций об оплате жилья и перемещениях заполняется и сдается в бухгалтерию не позднее 3 суток со дня возвращения. В случае утери подтверждающего документа, сотрудник обязан составить служебную записку на возмещение потраченной суммы.

После получения документов и сверки трат с выданной ранее суммой денежных средств, бухгалтерия производит перерасчет, в результате которого командировочный либо возвращает оставшиеся деньги, либо получает излишне потраченную сумму. Во избежание конфликтных ситуаций, стоит заранее ознакомиться с инструкцией возмещения командировочных расходов, разработанной работодателем.

Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают полный пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!

Читайте также:  Осенью 2020 года у должников станут отбирать жилье, даже если другого нет

Как оформлять командировку в 2020 году? — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Объясняем, как правильно оформить документы на командировку, составить отчёты и упростить планирование рабочих поездок с помощью онлайн-сервиса.

  • Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка:
    — осуществляться сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем;
    — совершается по распоряжению работодателя и в его интересах;
    — оформляется на определенный срок;
  • — используется для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

2. Выпустить приказ о командировке

Командировочные удостоверения и служебные задания теперь опциональны, а вот приказ нужно выпустить обязательно. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 Госкомстата или формой, утвержденной внутренними нормативными актами компании. В последнем случае приказ должен обязательно содержать следующие данные:

  • наименование организации,
  • наименование документа и дата его составления,
  • Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
  • место назначения (страна, город, организация),
  • срок командировки (количество календарных дней),
  • даты начала и окончания поездки,
  • цель командировки,
  • организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя отправляющегося в командировку сотрудника и должен быть подписан руководителем организации.

Посмотреть пример приказа
Посмотреть пример записки

3. Забронировать билеты и проживание

Можно обратиться в агентство, которое подберет отели и билеты за комиссию. Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. OneTwoTrip for Business предлагает более 1 500 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или на группу буквально за пару минут.

Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?

  • Большой выбор авиа-, ж/д билетов и отелей, что позволит выбрать оптимальные варианты и состыковать пересадки;
  • Быстрое и простое отслеживание тревел-процессов онлайн;
  • Удобный доступ к отчётам круглые сутки;
  • никаких агентских сборов;
  • возможность планировать поездки заранее и видеть все командировки компании в одном месте.

Хочу попробовать сейчас

4. Зафиксировать факт отправки сотрудника в журнале учета

В журнал заносят ФИО командированного специалиста, место назначения (название организации и адрес).

5. Заполнить табель учета рабочего времени

Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечают кодом «К». Время командировки подтверждается после возвращения.

6. Оформить авансовый отчет по форме АО-1

В течение 3-х дней после командировки сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию (билеты, чеки, квитанции).
Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит собственные и затем получает компенсацию по чекам из поездки. Суточные выдаются во всех случаях кроме однодневной командировки.

7. Проверить наличие документов, подтверждающих затраты

Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают билеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде.

Онлайн-планирование позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку. Нет необходимости предъявлять бумажные билеты — электронные квитанции сохраняются при покупке билетов. При использовании онлайн-сервиса для планирования командировок вся закрывающая документация также находится в системе.

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Дата публикации 21.07.2020

19233 просмотра

Командировки сотрудников — обычное явление на предприятиях вне зависимости от масштаба.

Однакослужебная командировка требует определённых затрат, связанных с приобретением пищи, арендой жилплощади или гостиничных номеров и проезда. Для учёта расходов фирме потребуется оформить ряд конкретных документов.

Подготовкой большей части документов занимается специалист по кадрам. Если в штате его не имеется, то ответственным за организацию командировок становится работодатель.

В рамках данного материала мы ответим на следующие вопросы:

  Как посчитать зарплату по тарифной ставке формула

  • что представляет собой командировка;
  • кто может отправляться в командировку, а кому это запрещено;
  • документы, которые потребуются, и правила их составления.

Оформление командировки на один день

Однодневной командировкой принято считать поездку должностного лица (на основании распоряжения его руководителя) за пределы постоянного места проживания на срок одной календарной даты. Оформление этой командировки ничем не отличается от оформления общепринятой командировки и регламентируется законодательством РФ и внутренними документами предприятия.

  • Руководитель предприятия издает приказ (распоряжение) по назначению командировочного задания и сроков его выполнения.
  • Сотрудник компании получает под отчет финансовые средства наличными или на банковскую карточку.
  • После выполнения командировочного задания каждый сотрудник обязан представить в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложить к нему документы для подтверждения финансовых расходов.
  • Констатируем, что всякий случай отбытия работника (сотрудника) на основании распоряжения (приказа) для выполнения определенных задач в сфере работы компании необходимо засчитывать как командировку на один день, если отбытие и прибытие совершены в один день.
  • Кажется, что тема достаточно понятна и все вопросы отработаны, но не все так просто.

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки. Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2020 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Рассмотрим некоторые тонкости и особенности однодневных командировок, введенных в 2018 году

Первое, что нужно знать, — это документы, регламентирующие порядок оформления и оплаты командировок на один день. Это Постановление Правительства Российской Федерации № 1595 от 2015 года (с внесенными дополнениями и изменениями от 2020 г.)

Основные изменения — 2020 г.

  1. Исключены требования в оформлении командировочных удостоверений и выдаче командировочных заданий.
  2. Смягчены налоговые требования к регулированию размеров выплат (суточных) для сотрудников, находящихся в командировке.
  3. Отрегулированы нормы выплат суточных для однодневной командировки за пределы Российской Федерации.
  4. Включение в командировочные затрат на личный транспорт (оплату топлива — достаточно докладной записки), если это предусматривалось необходимостью.

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Как оплачивается командировка и платятся ли суточные за 1 день командировки?

При командировках в один день компания суточные не оплачивает.

Руководитель (работодатель) предприятия своим внутренним приказом (другим документом, согласно уставу компании) имеет право установить выплаты (компенсацию) за пребывание сотрудника в командировке.

Очень важно запомнить, что в документах не должно присутствовать термина «суточные», иначе эти расходы невозможно будет включить в расходы на прибыль.

Причем сумма компенсации может быть совершенно любой, на усмотрение работодателя. Но необлагаемые пределы сумм НДФЛ установлены для командировки:

  • в пределах территориальных границ РФ — 700 руб.;
  • за пределами границ России — 2 500 руб.

Дополнительно сотрудники, выполняющие однодневные командировочные задания, получают:

  Индексация зарплаты в коммерческих организациях в 2020 году

  • среднесуточную заработную плату из расчета одного рабочего дня;
  • среднесуточную заработную плату в двойном размере (выходной или праздничный день).
Читайте также:  Справка с места работы о неполучении пособия на ребенка: образец 2020

Порядок оформления

Оформление суточной командировки должно оформляться с соблюдением норм действующего законодательства. В текущем году процедура оформления стала проще.

Приказ остался обязательным документом. В нем необходимо отобразить:

  • когда был создан;
  • номер;
  • какую должность занимает сотрудник;
  • куда его направляют и с какой целью;
  • продолжительность командировки;
  • кто будет оплачивать поездку.

На приказе обязательно ставится подпись сотрудника. Это доказывает тот факт, что он ознакомлен с командировкой заранее.

Второй этап – выдача аванса, чтобы оплачивать мелкие расходы. Работнику выдают наличные средства или переводят деньги на карту.

Командировка и бухгалтерия

Командировка имеет обычный формат оформления.

  1. Сотрудник получает деньги на оплату определенных затрат в командировке в бухгалтерии компании.
  2. После возвращения из командировки он обязан в течение 3 рабочих дней (не позднее) сдать финансовый отчет в бухгалтерию компании.
  3. К финансовому отчету в обязательном порядке необходимо приложить все необходимые документы, подтверждающие затраты.
  4. Бухгалтерия сможет учесть эти затраты в бухгалтерских проводках только после утверждения финансового отчета работодателем (руководителем компании).
  5. Бухгалтерия компании в обязательном порядке предусматривает оплату сотруднику в однодневной командировке транспортных расходов, включая проезд на общественном, железнодорожном и другом транспорте, и провоза багажа.

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2020 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Важно знать!

Очень часто возникают недоразумения по поводу того, как учитывать в однодневной командировке финансовые средства, потраченные на питание.

На этот счет есть разъяснения Министерства финансов РФ, в котором определено, что затраты, связанные с питанием сотрудника в однодневной командировке, не могут быть отнесены к иным расходам.

Эти затраты учитываются руководителем предприятия только в компенсационных выплатах.

Второе разъяснение касается вопросов по обложению полученных финансовых средств (для пребывания в однодневных командировках) страховыми взносами. Здесь есть также разъяснение Министерства финансов РФ: все подтвержденные документами средства (расходы) не подлежат обложению страховыми взносами.

Рассмотрим для примера стандартную ситуацию

Приказом определена сумма компенсаций затрат для своих сотрудников, выполняющих работу в однодневных командировках, в сумме 600 руб.

Сотрудник компании выехал из города Северска на автобусе в населенный пункт Западный в 6-00 в понедельник и прибыл в пункт назначения в 9-45. Пробыл в Западном около 5 часов и вернулся на поезде в Северск в 20-00 в понедельник.

По прибытии сотрудник компании через сутки представил финансовый отчет с приложением проездных документов. Бухгалтерия провела начисления и выплатила финансовые средства сотруднику:

  • сумму заработной платы за один рабочий день, из расчета средней величины заработной платы;
  • сумму компенсаций — 600 руб.;
  • оплату транспортных затрат на междугородный автобус и поезд.

Это классический вариант. В других случаях могут быть другие варианты. Руководитель может на свое усмотрение что-то оплачивать дополнительно, за счет прибыли компании.

Нормативное регулирование

Правила направления граждан в служебные командировки зафиксированы в следующих документах:

  • в нормах ТК РФ;
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749;
  • локальные акты и положения, утвержденные на предприятии.

Оформление внутренних и сопроводительных документов, связанных с направлением граждан в служебные командировки, является обязанностью работодателя. Как правило, это входит в обязанности или .

Однодневные командировки характеризуются следующими нюансами:

  • момент отъезда по служебной необходимости в другой населенный пункт совпадает с датой возвращения, т.е. фактическое время пребывания в командировке не превышает одних суток;
  • сотруднику, направленному в командировку, не нужно возмещать , т.к. он может вернуть в свой населенный пункт;
  • средний заработок за командированным специалистом сохраняется на общих основаниях.

Если длительность поездки составляет несколько суток, работодатель обязан не только компенсировать фактические затраты командированного сотрудника (проездные документы, расходы по найму жилья и т.д.), но и выплатить суточные.

  • Для государственных и размер суточных определен на законодательном уровне и составляет 100 руб./сутки.
  • Для показатель суточных может утверждаться в локальных актах.

Срок командировки составляет менее суток, если работник имеет объективную возможность вернуться в тот же день в место постоянного проживания. Это означает, что служебное поручение, которое являлось основанием для направления в командировку, выполнено в течение одного рабочего дня.

Нужно ли в этом случае оформлять поездку внутренними документами? Разберемся в правилах направления граждан к командировку, срок которой не превысит одних суток.

Какие документы нужны

Даже если предполагаемая командировка продлиться всего один день, работодатель обязан оформить командировку документально. В состав бланков и форм, которые будут заполняться на предприятии, входят:

  • о необходимости направления в командировку определенного сотрудника – в этом документе указывается основание для поездки (например, извещение о судебном заседании);
  • , в котором указываются поручения для командированного специалиста;
  • – этот документ будет подтверждать уважительность причин отсутствия на постоянном рабочем месте, а также является основанием для компенсации командировочных расходов;
  • – в этом бланке будут сделаны отметки о датах прибытия и убытия в другой населенный пункт.

Необходимость документального оформления однодневной командировки связана с оставлением основного места работы и поездкой в другой населенный пункт или иную местность. При отсутствии приказа и иных документов обосновать уважительность отсутствия на рабочем месте будет невозможно.

В процессе однодневной командировки сотрудник будет использовать следующие документы:

  • командировочное удостоверение;
  • проездные документы, подтверждающие расхода на поездку и время нахождения в пути;
  • доверенность от работодателя, если служебное поручение связано с представительством интересов;
  • иные документы, в зависимости от цели командировки.

После возвращения из служебной поездки, и поставить отметку на командировочном удостоверении. В локальных актах предприятия может устанавливаться обязанность представить отчет о выполнении служебного задания или поручения.

Пошаговая инструкция

Исходя из правил ТК РФ и Постановления № 749, работодателю необходимо выполнить следующие действия при оформлении однодневной командировки:

  • составить служебную записку с обоснованием необходимости направления в командировку, утвердить этот документ у руководителя предприятия и отдельных структурных подразделений;
  • запросить письменное согласие работника на командировку. Если такое требование указано в ТК РФ;
  • сделать предварительный расчет по затратам на проезд к месту командировки;
  • составить приказ, утвердить его руководителем предприятия и зарегистрировать во внутренней системе документооборота;
  • довести приказ под роспись до командированного сотрудника;
  • выдать командировочное удостоверение и денежные средства под отчет для оплаты проездных документов.

Как правило, оформлением документов для командировок занимаются специалисты кадровой службы и бухгалтерии. Эти же отделы будут задействованы при оформлении документов после завершения служебной поездки.

Оформление командировки и учет командировочных расходов описаны в видео ниже:

Кого можно и нельзя отправить

В ТК РФ перечислен круг лиц, для которых направление в командировку сопровождается дополнительными условиями, либо полным запретом на служебную поездку. По инициативе руководства в однодневную командировку могут направляться любые сотрудники, за исключением следующих категорий:

  • работники, находящиеся в основном, – их можно направить в командировку только с письменного согласия на отзыв из отпуска;
  • полный запрет на командировки действует в отношении беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников, а также работников по ученическому договору;
  • при оформлении командировочных документов для лиц с семейными обязательствами (с детьми в возрасте до 3 лет) должно разъясняться – никаких санкций за отказ от командировки не последует.

Если сотрудник не находится в отпуске, а также не подпадает под перечисленные категории, он не вправе отказаться от служебной командировки. Отказ от поездки без законных оснований или уважительных причин будет рассматриваться как дисциплинарный поступок.

Оплата расходов

Порядок расчета выплат для командированных сотрудников зафиксирован в Постановлении № 749. Если специалист имеет возможность вернуться из поездки в тот же день, не происходит.

По решению руководства предприятия сотрудник сможет получить суточные, если условия транспортного сообщения и характер поручения не позволяют ежедневно возвращаться без влияния на время отдыха.

Вне зависимости от характера однодневной командировки, за работником сохраняется средний заработок. Также руководство предприятия обязано компенсировать затраты за транспорт при следовании к месту назначения командировки. Оплата происходит по проездным документам (билетам), и иным подтверждающим бланкам.

Служебная записка

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *