Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Деятельность организации сопряжена с созданием огромного количества документов. Это договоры с контрагентами, акты, накладные, счета, банковские выписки, приказы, инструкции, кадровые документы.

Перечень применяемых в работе бумаг может занять не одну страницу. При этом организация обязана обеспечить сохранность своих документов.

Приведем несколько законодательных норм, указывающих на это:

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками храненияУничтожение документов с истекшими сроками храненияУничтожение документов с истекшими сроками храненияУничтожение документов с истекшими сроками храненияВ общем случае бухгалтерские документы хранятсяне менее 5 лет после отчетного года, налоговые — не менее 4 лет.

Сроки хранения каждого конкретного документа приведены в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

  • Основные сроки хранения документов, касающихся ведения учета в организациях, представлены в таблице.
  • Указанные в таблице сроки относятся как к бумажным, так и к документам на электронных носителях и начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
  • Таким образом, многие документы не требуется помещать в постоянный архив, поэтому их можно уничтожить после истечения сроков хранения.

Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения самостоятельно разрабатывается организациями, так как четкого алгоритма этого процесса в законодательстве нет.

При разработке порядка можно взять на вооружение:

  • основные правила работы архивов организаций, подготовленные рабочей группой Росархива и одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Этот процесс должен быть описан в общем порядке документооборота организации, куда внесены все жизненные этапы документа:

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Создание комиссии

Экспертная комиссия создается руководителем из числа наиболее квалифицированных специалистов предприятия.

Уничтожение документов с истекшими сроками храненияСкачайте образец приказа о создании комиссии

Оформление акта

Результаты работы экспертная комиссия отражает в акте. Данный документ не имеет унифицированной формы и составляется произвольно, но с указанием всех обязательных реквизитов. Мы приведем образец акта из приложения 21 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Ознакомьтесь с заполненным вариантом акта уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Способы уничтожения бумаг

Итак, экспертная комиссия отобрала документы, которые подлежат уничтожению. Какие способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения существуют?

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Что делать, если документы в электронном виде

Сейчас многие предпочитают пользоваться электронными документами и не создавать бумажные архивы. Правила в отношении хранения и уничтожения электронных документов в части сроков хранения аналогичны правилам для привычных бумажных версий.

В данном случае простым удалением в корзину обойтись не удастся — после этого документ легко восстановить. Уничтожаются электронные документы с помощью специального программного обеспечения или же физически, например размагничиванием носителя информации, шредированием, химическими средствами.

Что делать, если срок хранения документов неизвестен

В процессе работы в организации появляются бумаги, срок хранения которых определить невозможно, так как такого документа нет в упомянутом нами перечне. В этом случае можно воспользоваться более узкими перечнями, созданными для некоторых отраслей или организаций.

Например, Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ, согласованный центральной ЭПК Росархива 23.11.1994; Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.

2003 № 03-33/пс) и пр.

Если и этот вариант не принес результата, экспертная комиссия организации для минимизации рисков при уничтожении документов может обратиться за разъяснениями к специалистам подразделения архивного учреждения.

Какие есть риски нарушения сроков уничтожения документов

Уменьшать срок хранения документов по сравнению с рекомендованным нельзя, а вот увеличить можно.

Рассмотрим возможные риски предприятия в разрезе вопроса хранения и уничтожения документов.

Если нарушены сроки хранения документов и бумаги уничтожены раньше времени, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 5 000 до 10 000 рублей по ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение требований к бухучету. К таким нарушениям, в частности, относится отсутствие первичных учетных документов.

При этом если уничтожение документов произведено в положенный срок и с корректным документальным оформлением этого события, то отсутствие документа при его запросе не послужит причиной для наложения штрафа.

Организация должна самостоятельно оценивать возможную актуальность того или иного документа. Например, некоторые из них могут служить доказательством в суде. Поэтому при принятии решения об уничтожении документов экспертной комиссии следует принимать во внимание не только законодательно установленные нормы, но и потребности и особенности организации.

***

Для документов, создаваемых в процессе функционирования организации, существуют сроки хранения, установленные законодательно. Организация может самостоятельно установить сроки хранения, но они не должны быть короче, чем позволяет закон. После истечения срока хранения документы подлежат уничтожению. Для этого требуется созвать экспертную комиссию и тщательно оформить всю процедуру.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Уничтожение документов и архивов ???? по правилам и законам России

Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру. Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево.

Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку.

 Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

Алгоритм уничтожения документов

   1. Экспертиза ценности документов

Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация.  Номенклатура составляется по определенной форме.

Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование.

Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Номенклатура дел. Образец

Срок хранения дела заканчивается  к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

   2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность.

 То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол.  Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

   3. Физическое уничтожение документов

Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании. 

Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.

После прочтения — сжечь

Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары.

Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ.

Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Бумажный крафт мешок

Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

Бумажный уничтожитель — шредер

Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов  такое устройство приобретите в офис.

Читайте также:  Какой день считается последним при увольнении: по собственному желанию, по сокращению, по тк рф

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Офисный шредер

Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

   4. Акт о физическом уничтожении документов

После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.

И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно

Сюда входят все виды бухгалтерской, научно-исследовательской, технической деятельности. После окончания срока действия все бумаги, указанные в номенклатуре предприятия, передаются в архив.

В зависимости от вида и назначения, определяется время их хранения, после чего проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

При нормальной работе предприятия объемы бумаг собираются большие, поэтому рационально проводить чистку архива ежегодно.

Самостоятельно в лице одного человека, пусть даже ответственного, провести эту процедуру нельзя. Если для непосредственного ведения, систематизации и контроля существует специальная должность — архивариус, то процедура списания и утверждения этого акта проводится комиссионно и утверждается гендиректором.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Проверка архива бухгалтерских документов выявляет ненужные элементы. Обойтись единственным актом при списании архивных документов нельзя. Это нарушение законодательства. Процедура списания проводится экспертной комиссией (далее по тексту ЭК), утвержденной приказом руководителя.

ЭК решает дальнейшую судьбу: одним из вариантов может быть акт о продлении хранения на определенный срок. Любое решение законодательство обязывает оформлять письменно. Этапы проведения:

  • Проверка срока годности. Рассматривать для утилизации можно только документы с истекшим сроком хранения.
  • ЭК проводит экспертизу, которую оформляет протоколом заседания.
  • Независимо от решения об уничтожении либо продлении хранения, нужно письменное подтверждение.
  • Составленный акт за подписью гендиректора.

Как составить акт на уничтожение документов

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения обеспечивается письменно. Именно он является основанием на извлечение из архива документов.

Он несет полную информацию по содержанию утилизируемых документов. По сути акт — это опись, которая передает информацию об общем содержании, количестве и времени делопроизводства.

Если документов много, они перечисляются по порядку. В акте должны быть:

  • табличные данные;
  • количество уничтожаемых у. е.;
  • периоды их действия;
  • оценка состояния, определенная ЭК;
  • даты и № сопутствующих протоколов совещания, описи;
  • дата составления.

  Как отличить медь от латуни

Акт не имеет строгой типовой формы и заполняется произвольно, но с максимальной информацией о документации, а также указанием сведений о членах комиссии.

Как не ошибиться с датой акта

Самое главное при утилизации — правильно определить срок хранения. Нарушение этого правила, при выявлении, может повлечь за собой административные наказания. При возникновении сомнений необходимо руководствоваться законодательными нормами в следующем порядке для документации, созданной:

  1. До 2009 года, содержатся в сохранности до времени, утвержденного Росархивом от 06.10.2000 года.
  2. После вышеуказанной даты работают нормы, введенные приказом Минкультуры от 25.08. 2010 г. № 558.

Причем приказ от 2000 года затрагивает бумаги, созданные только до 2009 г.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Жизнедеятельность организаций допускает появление документации с трудно определимыми сроками хранения. Тогда перед составлением акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения необходимо уточнить более конкретные сроки хранения. Преимущество для таких бумаг будет получено, если ЭК официально обратится в архивное учреждение.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Процедура оформляется по общим правилам, но при этом имеет небольшие нюансы:

  • Запрещается ликвидация ценных бумаг без оформления соответствующих актов или частичного их оформления.
  • Запрещено ликвидировать документацию, вне зависимости от срока окончания ее хранения, если она относится к судебным разбирательствам (настоящим или будущим).
  • Обязательное выполнение условия конфиденциальности, чтобы исключить утечку секретной информации.
  • Уничтожение документации также распространяется на копии и дубликаты.
Читайте также:  8 типичных ошибок соискателей на собеседовании (вот почему таких не возьмут на работу)

  Сдать поддоны

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

После оформления акта и подписания его у генерального руководителя следует физическое уничтожение всеми доступными методами. К ним относятся:

  • Шредирование — самый распространенный способ. При его использовании регулируется степень измельчения, которая исключает возможность восстановления целостности бумаги. В дальнейшем сырье используется для вторичной переработки.
  • Сожжение — применяется к бумагам всех видов секретности.
  • Химическая обработка — используется редко.
  • Закапывание — применяется в особых случаях, например, радиоактивном или химическом заражении бумаги.

После составления бумаг на списание владельцы могут провести утилизацию своими силами или обратиться в специализированную компанию. Последняя обязана предоставить по окончании акт о проведении утилизации, где указаны метод, сроки и прочие особенности.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт не имеет строгой типовой формы, но при его заполнении указываются:

  • описание объекта утилизации с указанием способа, точного объема, количества;
  • подписи исполнителей, ответственных.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Админ. наказание грозит в случае нарушения сроков утилизации, которые расходятся со сроками списания. Это нарушение, за которое налагается штраф в диапазоне от 2000 до 3000 рублей.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

По значимости и содержательности электронные документы находятся на одном уровне с бумажными. Поэтому и порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения в электронном виде ничем не отличается от этой процедуры с бумажным носителем. Разница может состоять лишь в отличиях, с которыми происходит уничтожение информации.

Согласно ГОСТ 15489-1-2007, от 12.03.2007, уничтожение может производиться методом стирания записи или перезаписи на информационных носителях.

В случае, если ЭК не удается определить значимость самих носителей, то уничтожение информации происходит с помощью ликвидации самих носителей любыми методами, например: шредер, сжигание, химические реагенты.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Какой установлен срок хранения документов бухгалтерской отчетности и каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? Установлена ли форма акта на списание (уничтожение) и кем данный документ должен быть подписан?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Деятельность любой организации всегда сопровождается подготовкой и использованием в работе огромного количества документации: приказов, договоров, инструкций, бухгалтерских документов и т.д.

При этом в задачи ответственных лиц входит не только их правильное оформление, но и надлежащее хранение, а после истечения срока хранения — уничтожение.

Рассказываем, как правильно уничтожить документацию, срок хранения которой уже закончился.

Также для получения более подробной информации по всем вопросам организации работы компании вы всегда можете обратиться к профессиональному юристу. Наличие правовой поддержки (в том числе и на постоянной основе) — это гарантия того, что ваша деятельность будет протекать в рамках закона, а риск возникновения каких-либо проблем станет минимальным.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно: оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 210 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Порядок уничтожения документов

Даже если раньше вы не сталкивались с уничтожением документов, совершенно очевидно, что просто так взять и отправить документацию в мусорную корзину нельзя. К тому, чтобы избавиться от документов с истекшим сроком хранения нужно тщательно подготовиться. Для этого необходимо:

  • убедиться, что у документа действительно истек срок хранения;
  • провести экспертизу ценности документации (с привлечением экспертной комиссии);
  • составить акт на уничтожение документации.

Только после того как акт будет утвержден руководителем, можно приступать непосредственно к процессу уничтожения документов. Завершается процесс уничтожения подготовкой еще одного акта: он должен подтвердить, что документы действительно были уничтожены.

Важно! В законодательстве не закреплена подробная процедура уничтожения документации с истекшим сроком хранения. Поэтому в задачи каждой организации входит разработка собственных правил, по которым будут уничтожаться документы.

Как оформить акт на уничтожение?

К составлению акта нужно подойти ответственно, так как именно в нем отражаются результаты работы экспертной комиссии. Несмотря на то, что унифицированная форма отсутствует, в нем все равно должны быть реквизиты, а также содержаться исчерпывающая информация о тех документах, которые планируется уничтожить. Итак, в акте должны присутствовать:

  • основание для проведения процедуры уничтожения документов;
  • состав комиссии и результаты экспертной оценки;
  • перечень документации, которая будет уничтожаться.

Акт подписывается всеми членами экспертной комиссии (около подписей должны быть расшифровки). После этого он передается для утверждения руководителю.

Важно! В акт можно включать только документы, у которых период обязательного хранения истек к 1 января текущего года. Например, по тем делам 2015 года, которые должны храниться 5 лет, истечение периода наступит только в 2021 году.

Какими способами можно уничтожить документы?

Непосредственно процесс уничтожения документов правилами не регламентирован, поэтому организация может по своему усмотрению выбрать наиболее удобный вариант. Чаще всего применяются следующие способы:

  • отправка на переработку или утилизацию;
  • использование специального уничтожителя бумаг;
  • сжигание.

Некоторые компании для того, чтобы утилизировать бумаги, просто измельчают их вручную (рвут, разрезают на мелкие кусочки и т.д.). Этот способ также может использоваться, однако нужно следить за тем, чтобы информацию, содержащуюся в документации, было невозможно восстановить. При этом, конечно, если бумаг много, лучше все же отдать предпочтение другим вариантам.

Также после того как бумаги будут физически уничтожены, нужно не забыть составить еще один акт. Типовая форма для этого отсутствует, поэтому он составляется в произвольной (обязательно следует описать факт уничтожения, количество уничтоженной документации и способ утилизации). Завершается процесс подписанием акта ответственными лицами.

Как уничтожить документы, срок хранения которых неизвестен?

Иногда компании сталкиваются с ситуациями, когда период, на протяжении которого должна храниться какая-либо документация, точно не известен. Как в таком случае можно уничтожить бумаги? Если имеющийся у вас документ не отнесен ни к одному из перечней, с его уничтожением не нужно торопиться.

Выяснить, истек период или нет, поможет обращение с запросом в архивное учреждение. Если документация может быть уничтожена, процедура будет абсолютно аналогична стандартной (составляется акт, происходит уничтожение бумаг с истекшим периодом хранения и т.д.).

Как уничтожаются документы, если в компании электронный документооборот?

Если в вашей организации документация хранится в электронном виде, это вовсе не означает, что соблюдать правила по хранению и уничтожению документации вам не нужно. При наступлении определенного срока (для документации в электронном виде действуют те же сроки, что и для бумажной) электронные версии документов также подлежат уничтожению.

То есть по истечении периода, в течение которого должна храниться документация, электронные версии также следует уничтожить, но, конечно, не просто удалить в корзину. Такое уничтожение документов с истекшим периодом нельзя назвать полноценным, так как из корзины их без проблем можно восстановить.

Для того чтобы действительно уничтожить электронные версии, необходимо использовать специальное программное обеспечение. Кроме того, допускается физическими способами уничтожать носители информации.

Читайте также:  Перечень категорий работников, которым устанавливаются ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Таким образом, уничтожение документов с истекшим сроком хранения должно происходить в определенном порядке. При этом то, как именно (каким способом) уничтожать документацию, компания вправе решать самостоятельно.

Если у вас появились вопросы относительно уничтожения документов с истекшим периодом хранения или возникли другие сложности с документооборотом, вы всегда можете обратиться за профессиональной помощью к юристу или бухгалтеру.

Источники:

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой

В каждой организации схема делопроизводства отлажена. С течением времени от информации на бумажных носителях разрешено избавляться или передавать источники в архив. Процедурой уничтожения документов с истекшими сроками хранения занимается созданная комиссия.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

  • нарушение конфиденциальности;
  • утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

  • полное соблюдение засекреченности данных;
  • отсутствие лишних трат;
  • получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

  • единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
  • не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
  • шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

  • чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
  • если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
  • с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.

Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.

В правовые акты правильной утилизации входят:

  • ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
  • приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
  • постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.

Порядок уничтожения документов

Чтобы законно уничтожить бумаги, нужно обеспечить их предварительную экспертизу. Обычно в организациях присутствует комиссия из сотрудников. Но если оценка не проводится каждый год, руководитель подписывает приказ о создании совета.

Экспертная комиссия проводит мониторинг ценности документов с составлением описи дел с постоянным и временным хранением на передачу в архив. В обязанности также входит формирование акта о выделении документации на уничтожение. После одобрения составленного акта на заседании, он передается начальнику для утверждения.

При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия.

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо.

В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

  • отбор бумажных носителей на архивное хранение;
  • определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
  • проведение экспертизы ценности;
  • контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
  • сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
  • продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

  • сортировка документации;
  • выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
  • полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
  • составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Акт об уничтожении документов

После подписания акта о выделении документов и приказа об утилизации составляется акт на уничтожение. Его оформлением занимается ответственное за делопроизводство лицо. Порядок составления регламентируется Правилами документооборота Архивного фонда РФ.

Акт условно разделен на 2 раздела:

  • в первом представлен список дел и документов, направляемых на утилизацию с указанием сроков хранения. Он может быть указан в приложении с подробной описью документов;
  • во втором содержатся данные о методе утилизации (заполняется после избавления от документации).

Подписанный составителем и членами комиссии акт передается на подпись руководителю организации.

Одна копия хранится в отделе делопроизводства, другая в подразделении, которому принадлежали уничтоженные документы.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Акты о проведении утилизации хранятся постоянно согласно действующим нормативам. Для них рекомендовано создавать отдельную папку. При реорганизации компании дело передается на хранение преемнику, а при ликвидации отправляется в городской архив.

За нарушение хранения документации или необоснованное уничтожение предусмотрены штрафные санкции. Поэтому полноценное оформление всей процедуры уничтожения защитит ответчика от гражданско-правовой, административной ответственности и сохранит конфиденциальность информации.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *