Заявление на получение компенсации отпуска в 2020 году

Последнее обновление: 15.02.2020

По трудовому законодательству любой официально работающий гражданин может рассчитывать на оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). В некоторых случаях отпуск может быть заменен на материальные средства. В каких случаях это возможно, и как составить заявление на компенсацию, рассматривается в статье.

Кто и при каких условиях может подать заявление?

Написать заявление о выплате компенсационных выплат за неиспользованный отпуск может любой трудящийся, оформленный официально. Только при наличии договора и записи в  трудовой книжке можно в полной мере рассчитывать на соблюдение всех норм, установленных законами РФ. Если сотрудник не проведен в компании, то получение отпускных дней или компенсации находится под вопросом.

Официальное трудоустройство сопровождается записью в трудовой книжке

Отпуск делится на основной и дополнительный. Продолжительность основного 28 дней (ст.115 ТК РФ). Дополнительные отпускные дни предоставляются не всем, а лишь отдельным категориям, работающим:

• на вредном производстве;
• при опасных условиях труда;
• на ненормированном графике;
• в регионах Крайнего Севера и близлежащих территорий.

Помимо данных групп, установленных законодательно (ст.116 ТК РФ), работодатель может по своему усмотрению добавлять сотрудникам дополнительные дни отдыха. Это должно быть отражено в коллективном договоре или дополнении к нему.

Количество дней будет зависеть от следующих факторов:

• стажа;
• характера работ;
• выслуги и т.д.

Количество дополнительных дней отпуска

Получить компенсацию можно и за основные дни отпуска, и за дополнительные. В первом случае компенсация производится в обязательном порядке при увольнении сотрудника.

Замена основного отпуска денежными средствами по желанию сторон не предусматривается законодательством.

Дополнительное время отдыха можно возместить материально по заявлению о компенсации отпуска работника и одобрению руководства предприятия или предпринимательства.

В каких случаях нельзя получить компенсацию за неиспользованный отпуск?

Отдельные категории трудоустроенных граждан не могут воспользоваться своим правом на получение денежного возмещения за дополнительные отпускные дни. Перечень таких сотрудников устанавливается законодательством о труде (ст. 126 ТК РФ). К ним относятся:

• несовершеннолетние;
• беременные;
• лица, осуществляющие деятельность в условиях вредности и опасности.

Такое выделение нацелено на получение полноценного отдыха и сохранения здоровья данных групп. При увольнении денежное возмещение за отпуск для данных категорий производится по общему правилу.

Процедура специальной оценки условий труда

Важно! Лица, работающие на вредном и опасном предприятии, не могут получить компенсацию за минимально установленное количество дней – 6. Если у сотрудника есть 12 дней дополнительного отдыха, то за разницу в 6 дней можно получить денежную выплату.

Может ли работодатель отказать в компенсации?

Право работника на получение возмещения за дополнительные дни отдыха не означает его обязательное исполнение. Сотрудник может обратиться с таким прошением к руководству компании или предпринимателю, но последние не обязаны его удовлетворять. При наличии каких-либо причин работодатель вправе отказать в таком компенсировании. При этом мотивировать свое решение не требуется.

При увольнении сотрудника работодатель не вправе отказать в компенсации. В таком случае денежными средствами возмещаются и основной, и дополнительный отпуск. За несоблюдение данных норм предусматриваются меры наказания (штрафные санкции).

Ответственность за нарушение трудового права

Расчёт размера компенсации за неиспользованный отпуск

Порядок расчета компенсирующих выплат и при увольнении, и при замене дополнительных дней одинаков. Однако во втором случае число таких дней установлено, а во втором – их требуется рассчитать. Если трудовой стаж в данной компании составил год, то за 28 дней положено денежное возмещение. Если меньше или больше, то расчет производится пропорционально отработанному периоду.

После того, как количество дней установлено, рассчитывается деньщина. Для этого берется средний заработок за 12 календарных месяцев, и из него исключаются дни нетрудоспособности (отпуск, декрет, больничные). Затем высчитывается среднее значение путем деления на 12. Среднемесячное значение делится на 29,4 для получения деньщины.

Формулы расчета

Общая сумма компенсации высчитывается путем умножения числа дней отпуска на среднедневной заработок. Полученное значение облагается НДФЛ и отражается в справке о доходах. С данной величины перечисляются страховые взносы за сотрудника.

Как правильно составить заявление?

Официально установленной формы заявления на компенсацию с отпуска нет. Однако оно должно соответствовать нормами официального документооборота. Заявление состоит из нескольких частей:

• наименование организации/предпринимательства;
• ФИО руководителя;
• должность сотрудника;
• ФИО сотрудника.

• цель обращения;
• количество дней;
• ссылка на нормативно-правовой акт.

Как правило, внутри компании в кадровом отделе есть образец заявления на компенсацию отпуска.

Бланк заявления

Заявление может быть написано вручную или распечатано с помощью специальных средств. В первом случае рекомендуется использовать черные или темно-синие чернила. В тексте документа не должно содержаться:

• ошибок;
• помарок;
• исправлений;
• нецензурных высказываний.

Заявление на материальное возмещение неотгулянного отпуска составляется в двух экземплярах: один – для предприятия/предпринимательства, второй – для сотрудника.

На экземпляре заявителя ставится подпись о принятии документа. Если кадровый отдел отказывается принимать и регистрировать документ, то его можно отправить с помощью средств почтовой связи заказным письмом.

Тогда сотрудник сможет доказать факт представления документа.

Порядок получения денежной компенсации

После принятия удовлетворительного решения по заявлению трудящегося издается приказ. Официально установленного бланка такого документа нет, поэтому он составляется в свободной форме с учетом правил документооборота компании/предпринимательства. Приказ печатается на бланке компании и содержит следующие данные:

• наименование организации/предпринимательства;
• наименование документа;
• дату, номер и место составления;
• ссылку на статью трудового кодекса;
• суть документа;
• период и число замененных дней;
• основание;
• подпись руководителя и кадрового работника.

Образец приказа

При наличии печати проставляется оттиск. Документ составляется в двух экземплярах. Второй выдается на руки заявителю. Приказ передается в бухгалтерию. На его основании перечисляется компенсация до наступления периода, указанного в приказе и равного числу замененных дней.

Важно! Если трудящийся передумал делать замену, то он может отозвать заявление. Отзыв возможен только до момента наступления отпускного периода, указанного в приказе.  

При уходе сотрудника с данного места работы компенсация выплачивается вместе с перечислением остальных полагающихся ему выплат. Это должно произойти не позднее последнего рабочего дня. В данном случае компенсация носит обязательный характер и не требует написания заявления, принятия решения и оформления результатов.

Образец заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск

• Ниже представлен образец заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск:
• Директору ООО «Русмаш»
  Колосову Антону Викторовичу
  от инженера АСКУЭ
  Инокентьева Павла Петровича
• Заявление

Компенсация за отпуск: кто может получить, как подать заявление

Компенсация за отпуск: кто может получить, как подать заявление

Фото с сайта pixabay.com

За неиспользованный отпуск могут получить компенсацию работники, которые не подавали заявление об увольнении; инструкция, как получить компенсацию.

Не все работники могут себе позволить заслуженный отдых по разным причинам. Поэтому для них есть возможность получить компенсацию от работодателя за отработанный отпуск. Инструкция, кому положена компенсация и как её получить.

По российскому законодательству, получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска можно только в том случае, если работнику положены дополнительные дни отдыха. Это предусмотрено в статье 126 трудового кодекса Российской Федерации.

По закону все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней. Общее правило устанавливает право на компенсацию неиспользованных дней только при увольнении. Но есть и несколько исключений.

Не всем сотрудникам положены дополнительные дни отпуска. К примеру, тем, кто работает по ненормированному графику рабочего дня. Таким работникам предусмотрены дополнительно не менее трёх свободных оплачиваемых дней.

Дополнительный отпуск может быть предусмотрен и в коллективном договоре с организацией. Если сотрудник не использовал эти дни, то он может получить за них компенсацию. По ограничению максимум для для такого отпуска – 5 дней.

• Получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения не могут:
• — беременные женщины;
• — работники в возрасте до 18 лет;
• — сотрудники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.
• Как получить компенсацию без увольнения

Работник может обратиться к работодателю с заявлением, чтобы попросить компенсацию за неиспользованные дни отпуска. В нём нужно указать количество дней, за который сотрудник хочет получить компенсацию. После этого работодатель должен выпустить приказ в свободной форме, по которому работник лишается возможности уйти в отпуск, а за это получит денежную выплату.

Как получить компенсацию при увольнении

Все увольняющиеся сотрудники могут получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Это предусмотрено в статье 127 Трудового кодекса Российской Федерации. Для получения денег подавать дополнительные заявления не требуется.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения в 2020 году облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Заявление на компенсацию отпуска в 2020 году: правила написания и примеры

Ежегодно работнику предоставляются дни отдыха, количество которых утверждено законодательством РФ. При превышении установленного лимита отпускного периода сотрудник вправе оформить компенсацию. То есть гражданин может отгулять дни, превышающие норматив, или направить работодателю заявление с просьбой их возместить в денежном эквиваленте.

Нормативно-правовая база

Согласно ст. 114 ТК РФ, гражданам ежегодно предоставляется оплачиваемый отдых — впервые право на него приобретается спустя 6 месяце беспрерывного труда у конкретного работодателя. Его продолжительность преимущественно насчитывает 28 дней (ст. 115 ТК РФ). За этот период выплата компенсации не производится.

Некоторым категориям граждан предоставляется удлиненный основной отпуск (более 28 дней): несовершеннолетним лицам, педагогам, инвалидам и так далее.

Также законодательством предусмотрен дополнительный отдых для людей, занятых во вредных и опасных сферах деятельности, работающих ненормированный день, на Крайнем Севере и так далее (ст. 116 ТК РФ).

Право на дополнительный отпуск работодатели вправе устанавливать самостоятельно в локальной документации организации.

То есть у гражданина при работе на одном предприятии число отпускных дней, положенное в год, может быть свыше 28 дней. Тогда допустимо заменить превышенный период денежным возмещением. Процедура регламентирована ст. 126 ТК РФ и запускается на основании заявления от работника.

При увольнении человека ему выплачивают деньги за весь неиспользованный отдых у работодателя с начала трудовой профдеятельности, а не только за те дни, которые превысили лимит в 28-дневный срок.

Обязан ли работодатель предоставлять компенсацию

Заявление на денежное возмещение отпуска можно направлять работодателю в любое время, если у гражданина превышен лимит отпускного периода. Выплата всегда производится по инициативе работника. Наниматель не вправе озвучивать предложение или издавать приказ о замещении отпуска деньгами.

После представления заявления работодателю последний принимает решение о возможности выплаты на свое усмотрение. Наниматель может согласиться или отказаться от начисления средств. То есть он вправе не утвердить денежное возмещение, а предложить человеку отгулять положенные дни. Обязательной считается компенсация за неиспользованный отдых только при увольнении работника.

Когда применима денежная компенсация отпуска

Выплата за неотгулянный отпуск полагается за период, превышающий 28 календарных дней. То есть заявление требуется написать, когда работник намерен вместо периода отдыха сверх установленного лимита получить денежное возмещение.

Совместителям денежное возмещение производится на тех же условиях, что и рядовым гражданам. То есть попросить выплату работник вправе при превышении периода его отпуска более 28 дней в году за число дней сверх лимита. Положенную норму отдыха он должен отгулять.

Случаи, запрещающие производить компенсацию

Статья 126 ТК РФ не допускает замещать отдых компенсацией следующим категориям граждан:

• беременным сотрудницам;
• несовершеннолетним лицам;
• трудящимся в опасных и вредных условиях.

Но при увольнении вышеназванных лиц период неотгулянного отдыха возмещается обязательно.

Последний пункт предусматривает исключение. На основании отраслевого соглашения, локальной документации организации, письменного заявления сотрудника, занятого в опасной или вредной трудовой сфере, возможно денежное возмещение ему части ежегодного допотпуска, превышающей 7 дней (ст. 117 ТК).

Правила составления заявлений на компенсацию неиспользованного отпуска

Заявление на возмещение отдыха составляется по общим правилам оформления рабочей документации:

• Допустимо представлять бумагу в рукописном или электронном варианте, обязательно с личной подписью сотрудника.
• Документ пишут на листе формата А4.
• Бумагу целесообразно составить в 2 экземплярах. Один остается у нанимателя, второй (с отметкой о принятии) — у работника.
• Важно проверить, правильно ли указаны реквизиты организации и сотрудника, поскольку бумага прикладывается к платежным документам предприятия.
• В описательной части, помимо просьбы о выплате, указывают соответствующую ссылку на законодательство РФ — статью 126 ТК РФ.
• Обязательно в заявлении указывается дата заполнения.

После получения заявления руководитель принимает решение и ставит на бумаге резолюцию.

При отрицательном вердикте сотруднику предлагается отгулять положенное время, при положительном — издается приказ о выплате.

Пример оформления

Унифицированной формы или образца заявления на денежное возмещение неотгулянного отпуска законом не утверждено, поэтому оформление осуществляется произвольно. Документ должен содержать персональные сведения о сотруднике и организации, просьбу о предоставлении компенсации. Других требований ни трудовое законодательство, ни положения бухгалтерского учета к бумаге не предъявляют.

Заявление о выплате компенсации

Основной отпуск

В шапке документа заполняют данные адресата и получателя:

• Ф.И.О., должность работника;
• наименование предприятия;
• Ф.И.О. и должность руководителя.

Описательная часть бумаги включает просьбу о замене дней основного отпуска сверх нормы компенсацией. Проставляется ссылка на законодательный акт (ст. 126 ТК РФ).

Обязательно указывается время отдыха, подлежащее возмещению.

Завершается оформление подписью работника с расшифровкой и датой заполнения бланка.

Дополнительные дни отдыха

Образца заявления на компенсацию дней допотпуска также законом не утверждено. Заполнение осуществляется произвольно, аналогично предыдущему варианту. Документ пишут на имя руководителя организации, сотрудник обозначает свое Ф.И.О. и должность.

Описательная часть содержит просьбу о начислении компенсации за дополнительные дни отдыха сверх 28 дней со ссылкой на ст. 126 ТК РФ. Обязательно указывается время отпуска, подлежащее оплате (необязательно заменять все, допускается частичное возмещение).

Бланк подписывается сотрудником (с расшифровкой), проставляется дата оформления.

Нюансы при начислении денежной компенсации

Для расчета компенсации за неотгулянный отдых используется формула:

Кот= Д*СЗД, где:

• Кот — величина выплаты;
• СЗД — среднедневной заработок;
• Д — число дней, подлежащих возмещению.

Для определения среднедневного заработка необходимо вычислить доход сотрудника за рассматриваемый период с учетом премий, поощрений и так далее. Полученная величина делится на число отработанных календарных дней. То есть формула расчета выглядит следующим образом:

СЗД=СЗ*КД, где:

• СЗ — совокупный заработок за определенный период;
• КД — число суток, принимаемых в расчет.

При вычислении КД следует учитывать нюансы:

• Если месяцы отработаны человеком в полном объеме, для определения КД их число умножается на 29,3 (утвержденная средняя величина календарных суток в месяце).
• При неполной отработке отдельных месяцев, их следует учесть, как отношение числа трудовых дней работника в месяце к общему количеству суток. Далее полученная величина умножается на 29,3.

Выплата компенсации осуществляется в ближайшую дату начисления зарплаты. Если денежное возмещение связано с увольнением, его предоставляют работнику в завершающий трудовой день.

Если в распоряжении сотрудника имеется более 28 календарных дней отпуска, он вправе их отгулять или попросить денежное возмещение за время сверх установленного лимита. Для этого он направляет работодателю заявление с просьбой о выплате.

Однако начисление средств осуществляется добровольно, то есть наниматель вправе от него отказаться, предложив сотруднику отгулять положенные дни.

Обязательным считается только денежное возмещение неиспользованного отдыха при увольнении работника.

Заявление на компенсацию дополнительного отпуска образец 2020

Последние изменения: Январь 2020 Не всегда удается использовать положенные по закону дни оплачиваемого отдыха, а для некоторых работников отказ от него рассматривается как способ заработать больше.

Однако в трудовом законодательстве есть ряд ограничений, при которых неиспользованные дни не могут стать причиной для доначислений, а сама ситуация относится к нарушениям.

И все же, при условии соблюдения норм законодательства, работник вправе написать заявление на компенсацию отпуска и получить дополнительную сумму.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Об этом четко говорит ст. 126 ТК РФ: ту часть, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить выплатой деньгами.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной выплатой можно замененить часть каждого их них, как превышающую 28 календарных дней, так и любое количество дней из этой части.

Разберем на примере. Руководителю организации в соответствии с трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. На этом основании ему предоставляется дополнительный отдых в размере 3 дней в год.

В связи с производственной необходимостью в прошлом году руководитель работал без отдыха. Следовательно, в этом ему должны предоставить «каникулы» продоолжительностью 28+3+28+3 = 62 дня.

При этом по заявлению руководителя до 6 дней можно компенсировать деньгами.

Как написать правильно?

Если у сотрудника продолжительность ежегодного отпуска более 28 дней, при этом дополнительные дни им не использованы, то можно написать заявление. В тексте высказывается просьба заменить добавочные неиспользованные дни денежной выплатой.

Текст адресуется руководителю и в нем нужно отразить факт просьбы, а также количество дополнительных дней, которое не использовано заявителем.

В документе следует дать ссылку на ст.126 ТК РФ, дающую право обратиться с подобной просьбой к работодателю.

Подав заявление, нужно быть готовым к возможному отказу. По ТК РФ у работодателя нет обязанности удовлетворять просьбу заявителя и выплачивать ему деньги вместо отдыха.

Если работодатель откажет, то работнику придется либо отгулять неиспользованные дополнительные дни, либо получить компенсацию при увольнении.

При согласии директора оформляется приказ о назначении компенсации, размер которой считается бухгалтером по тем же правилам, что и отпускные.

Скачать заявление о денежной компенсации за дополнительный отпуск – образец.

Так выглядит образец:

Нужно ли оформлять при увольнении?

• При расторжении трудового договор работник имеет право получить компенсацию за все неотгулянные дни отпуска, которые накопились за время работы.
• Оплате подлежит как основная часть отдыха, так и дополнительная.
• Работнику не нужно писать отдельного заявления для получения денежных средств.
• Достаточного самого факта увольнения для назначения работодателем выплаты.

Общие правила предоставления отпуска

На еже­год­ный ос­нов­ной опла­чи­ва­е­мый от­пуск имеет право любой сотрудник, с ко­то­рым за­клю­чен тру­до­вой до­го­вор (статьи , 114 ТК РФ). Как правило, его продолжительность со­став­ля­ет 28 ка­лен­дар­ных дней (ст. 115 ТК РФ).

Пре­тен­до­вать на еже­год­ный отдых за пер­вый год ра­бо­ты человек может через пол­го­да труда у кон­крет­но­го ра­бо­то­да­те­ля (ст. 122 ТК РФ).

Далее отдых предоставляется в со­от­вет­ствии с гра­фи­ком от­пус­ков (если новый работник был в него включен).

Денежная компенсация – не за любой отпуск

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). И эти ежегодные 28 дней работником должны быть отгуляны. Получать за них денежную компенсацию сотрудникам (если они не увольняются) нельзя.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

При увольнении сотрудника ему обязаны выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Иногда человек не собирается уходить из компании, но из-за материальных проблем или по другим причинам предпочитает не идти в отпуск, а получить взамен деньги. Компенсация за отпуск без увольнения допускается, однако рассчитывать на нее может ограниченное число работников.

В каких случаях вместо отпуска выдают компенсацию

Право на получение денежной компенсации вместо отпуска предусмотрено ст. 126 Трудового кодекса РФ. Однако надеяться, что можно проработать весь год без отдыха, а затем получить деньги, не стоит. По ТК работнику ежегодно предоставляется минимум 28 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Этот период замене на материальную компенсацию не подлежит. Это возможно лишь при увольнении сотрудника из компании. Если станет известно, что работник не отгулял отпуск, организацию оштрафуют.

Поэтому большинству людей, трудящихся в обычных условиях, рассчитывать на компенсацию отпуска без увольнения не стоит.

Заменить отпуск денежными выплатами могут лишь сотрудники, чей ежегодный отдых больше обязательных 28 дней. Они могут получить деньги за весь срок, превышающий стандартный отпуск, или за какую-то его часть. Например, дополнительный отпуск составляет 14 дней. Работник вправе взять 10 из них и попросить компенсацию за оставшиеся 4.

Однако в некоторых случаях это правило не действует. Даже при желании работника компания не имеет права выдать денежную компенсацию вместо отпуска следующим категориям:

Из последнего правила есть исключения. Согласно ст. 117 ТК РФ, отпуск для работников, чьи условия труда отнесены к вредным или опасным, должен быть увеличен минимум на семь дней.

Если реальная длительность дополнительного отпуска больше (например, превышает стандартный не на 7, а на 10 дней), то часть сверх обязательной минимальной надбавки (в данном случае 3 дня) человек вправе по своему желанию заменить на денежную компенсацию.

Точно так же, как и в общем случае, он может взять деньги за все дни сверх норматива, или за какую-то их часть. Это может быть сделано по инициативе самого работника или прописано в локальных актах.

Важно! Запрещено выплачивать компенсацию за очередной отпуск в 28 дней, который остался с прошлого года. Если при проверке этот факт обнаружат, работодателя ждет административный штраф.

Возможность предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска зависит от должности и условий труда. В некоторых случаях работодатель обязан увеличить время отдыха. В других это является исключительно добровольным жестом. Например, руководитель решает поощрить постоянных сотрудников и предоставить дополнительные дни отдыха тем, кто работает в компании больше 10 лет.

По закону право на более длинный отпуск имеют:

• лица, работающим в условиях, официально признанных тяжелыми или вредными. Вредность дифференцируется по степени, исходя из этого увеличивается продолжительность дополнительного отпуска;
• сотрудники с особым характером работы. Их перечень устанавливается Правительством РФ, однако по факту такого документа сейчас нет;
• сотрудники с ненормированным рабочим днем. Как правило, такие должности указываются в локальных актах организации по согласованию с профсоюзом;
• люди, работающие в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним;
• также условия для увеличения отпуска предусматривают иные федеральные законы. Например, дополнительный отпуск в размере 14 дней предоставляется чернобыльцам (ст. 14, 18, 19, 20 Закона РФ №1244-1).

Продолжительность дополнительного отпуска для каждого случая разная. В законах закрепляется минимальная величина, которая может быть увеличена межотраслевыми соглашениями, коллективным или трудовым договором.

Например, при ненормированном рабочем дне ежегодный отпуск увеличивается минимум на 3 дня (ст. 119 ТК РФ), за которые работник по желанию может попросить компенсацию.

Сверх этого работодатель по собственной инициативе может предоставить еще несколько дней отпуска, которые также допускается заменить денежными выплатами.

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.

Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем устанавливаются в федеральных государственных учреждениях нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, в государственных учреждениях субъекта Российской Федерации нормативными правовыми актами органов государственной власти субъекта Российской Федерации, в муниципальных учреждениях нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Порядок получения компенсации

Чтобы работнику выдали деньги взамен отпуска, ему достаточно написать заявление на имя руководителя в свободной форме. Примерный текст: «Прошу выплатить денежную компенсацию взамен ежегодного дополнительного отпуска (3 календарных дня) в соответствии со ст. 126 ТК РФ». В конце, как обычно, ставится дата и подпись заявителя.

Если руководитель согласен заменить отпуск деньгами, он ставит соответствующую резолюцию. Дальше ответственное лицо издает приказ, по которому бухгалтер произведет оплату.

Кроме этого, на основании приказа кадровик ставит отметку в личной карточке сотрудника о том, что дополнительный отпуск заменен денежной компенсацией, и больше работник на эти дни претендовать не может.

Этот факт фиксируется и в графике отпусков.

• Все это позволит избежать путаницы в дальнейшем, если потребуется рассчитывать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении или установить, сколько дней оплачиваемого отдыха у работника осталось.
• Унифицированных бланков такого приказа нет, он издается в произвольной форме, по шаблонам, принятым в организации.
• Примерный образец приказа:

• в «шапке», как обычно, идут реквизиты компании, название, номер и дата документа;
• после слова «ПРИКАЗЫВАЮ:» текст может звучать так: «заменить (ФИО и должность сотрудника) ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за (указывается основание, по которому работник получил право на бонус, например, ненормированный рабочий день) продолжительностью ____ календарных дней денежной компенсацией»;
• далее указываются обязанности должностных лиц по исполнению приказа. Обычно речь идет о кадровике (внесение информации в документы кадрового учета) и бухгалтере (рассчитать компенсацию и выплатить деньги в определенные сроки);
• указывается кто должен контролировать исполнение приказа (руководитель может оставить это право за собой или возложить на кого-то другого).
• в конце расписываются все лица, упомянутые в приказе.

Обычно компенсация выплачивается в течение 10 дней или во время ближайшего перечисления заработной платы тем способом, который принят в организации (наличными или на банковскую карту).

Компенсация за неотгуленный дополнительный отпуск рассчитывается аналогично основному отпуску. Определяют среднедневной заработок и умножают на количество дней, за которые начисляется оплата. Потом с этой суммы удерживаются НДФЛ и взносы в ФСС.

В качестве базы для расчета берется заработная плата сотрудника за последний год. Эта цифра делится на 12 (количество месяцев), а затем на 29,3 (постоянная величина, равная среднему количеству календарных дней в месяце). Таким образом вычисляется среднедневная зарплата, которую надо умножить на количество дней, указанных в заявлении.

Например, за год, предшествующий отпуску, сотрудник заработал 400 тыс. руб. При этом он отработал этот период полностью. Сейчас он просит компенсацию за 5 дней дополнительного отпуска. В этом случае расчетная сумма составит:

400000 / 12 / 29,3 х 5 = 5688 руб. 28 коп.

Однако эта формула применима только если предыдущий период сотрудником отработан полностью. Если он уходил в отпуск или на больничный, то эти дни из расчета исключаются.

Также не учитывается время, когда зарплата начислялась по среднему заработку (например, в командировках), простой не по вине работника и иные периоды освобождения от работы с полной (частичной) оплатой или без нее.

Суммы, полученные за это время, в базу для расчета среднедевного заработка также не входят. Кроме этого, в годовой доход не входят социальные выплаты, например, материальная помощь. В этом случае формула выглядит так:

1. Зарплата за расчетный период / (29,3 х Количество полных месяцев + Календарные дни в месяцах, отработанных не полностью)
2. При этом надо учитывать, что для определения календарных дней, подлежащих расчету, недостаточно просто вычесть из общего числа дней в месяце дни, когда сотрудник не работал.
3. Правильная формула выглядит так:
4. 29,3 х Количество отработанных дней / Количество календарных дней месяца
5. То есть если у сотрудника в апреле учитывается 15 календарных дней, то цифра для расчета среднедевного заработка определяется так:
6. 29,3 х 15 / 30 = 14,65

Например, сотрудник шесть месяцев отработал полностью, а в остальных куда-либо отлучался (уходил в оплачиваемый отпуск, брал больничные, оформлял отпуска за свой счет). В итоге за оставшиеся шесть месяцев в расчет попало 100 календарных дней. Если за вычетом отпускных и больничных его доход за год составил 300 тыс. руб., то среднедевной заработок будет:

300 / (29,3 х 6 + 100) = 1087 руб. 75 коп.

Получившееся число умножают на количество дней отпуска, за которые выплачивают компенсацию.

Современные программы бухгалтерского учета позволяют автоматизировать процесс вычислений и свести к минимуму количество ошибок. Бухгалтеру в большинстве случаев не требуется высчитывать среднедневной заработок самостоятельно, достаточно ввести нужные данные в программу. Однако знать принципы расчета необходимо, чтобы в спорных ситуациях отстоять свою позицию.