Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Календарь кадровика

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Пакет документов

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

  • приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

  • Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.
  • Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.
  • Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.

2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году Книга учета трудовых книжек в 2020 году

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Ю. Ю. Жижерина, директор по персоналу

Журнал ведения трудовых книжек: образец 2020 года

Статья акутальна на: Октябрь 2020 г.

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.

Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Как заполнять журнал

Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Реквизит Как заполнять
Колонка № 1 Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке.

Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек
Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой)

Колонка № 5
Указывают Ф.И.О.

владельца трудовой

Графа 6
Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков

Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек
Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой

Колонка 8
Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник

Графа 9
Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место

Колонка 10
Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение

Графа 11
Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа

Последние колонки
Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Как вести журнал

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.

Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  • важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  • страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  • есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.

Поле для подписи работника может содержать:

  • подпись получателя трудовой книжки;
  • пустое место, если работник не явился для получения документов;
  • реквизиты акта об отказе в росписи.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.

Книга учета трудовых книжек

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Книга учета трудовых книжек

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Для чего нужна

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.
Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.
При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.
Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек в 2020 году
Журнал ведения трудовых образец
Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.
С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Учет трудовых на предприятии — инструкция

Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.

  • 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
  • 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая колонка отводится для серийного номера.

Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.
Книга учета трудовых книжек в 2020 году
Книга учета движения трудовых книжек образец

  • в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
  • 8 – наименование отдела организации;
  • 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  • в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
  • 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
  • 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.

Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок

Книга учета трудовых книжек в 2020 году
Образец как исправить ошибки

Ведут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.

Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:

  • Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
  • «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.
Читайте также:  Служебное задание для направления в командировку в 2020 году

Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца Содержание
1 Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4 Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5 Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6 Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.
При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.

  • Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:
  • с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;
  • с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;

с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков

7 Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8 Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9 Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10 Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11 Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.
Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12 Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.
Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13 В зависимости от ситуации:

  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)
  1. Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.
  2. В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.
  3. При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек в 2020 году

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

]]>Книга учета трудовых книжек в 2020 году]]>

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал. Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников. Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ).

Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю.

В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.

Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

  • внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
  • технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
  • письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г.

должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись.

Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером.

Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

  • Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
  • Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
  • Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

  • полное и краткое наименование организации или ИП;
  • название документа;
  • дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

  • порядковый номер записи;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника;
  • реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
  • отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
  • подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
  • дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
  • Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

  • Документ нужно прошнуровать.
  • Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
  • Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
  • Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
  • В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Книга учета трудовых книжек образец, как заполняется в 2020 году?

Каждый работодатель обязан вести книгу учета трудовых книжек — это сводный регистрационный журнал, в котором отмечаются сведения о движении личной документации сотрудников: их поступление, выдача.

В данной статье предлагаем скачать образец данного бланка для заполнения.

Существует типовой бланк, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, именно его рекомендуется применять для оформления.

Скачать типовой бланк книги 2019 — word.

Назначение документа

Трудовые книжки имеются на каждом предприятии — это личные документы трудящихся, где приводятся сведения о рабочей деятельности владельцев: где работали, когда, кем.

Это важный для работника документ, при приеме на работу он передается для хранения работодателю. Задача последнего — обеспечить грамотный учет и сохранность документации. Сделать это можно при соблюдении установленных требований к данному процессу.

Предъявляются определенные требования к месту хранения, условия хранения, установлены четки правила заполнения , а также введена обязательная регистрация.

Если в компании есть работники, то должна быть и книга учета. Она может быть запрошена проверяющими структурами, отсутствие такого журнала влечет за собой административную ответственность.

Порядок ведения и заполнения

Ведением данной книги занимается кадровый или иной работник, назначенный ответственным внутренним приказом компании. В должностных обязанностях данного сотрудника прописывается необходимость заполнение учетного журнала.

Сведения об ответственном лице указывают на титульном листе.

По мере поступления от сотрудников трудовых документов, сведения о них регистрируются в журнале.

Типовая форма книги учета предусматривает следующие графы для заполнения:

  • порядковый номер;
  • число, месяц и год принятия владельца книжки на работу;
  • ФИО лица, которому принадлежит документ;
  • Серия и номер, указанные на первой странице регистрируемого бланкаа;
  • Должность или профессия, на которую принят новый сотрудник;
  • Наименование подразделения;
  • Реквизиты распоряжения, на основании которого принят гражданин — номер и дата приказа Т-1;
  • Подпись лица, которое приняло трудовую книжку и внесло регистрационную запись в книгу учета;
  • Дата выдачи  — заполняется при выдаче на руки оригинала, это возможно при увольнении, а также в редких случаях в процессе трудовой деятельности, например, для передачи в ПФР для расчета и начисления пенсии работнику;
  • Подпись работника в получении личного документа — ставится в момент получения.

К оформлению и ведению книги учета нужно относиться очень ответственно, обязательно наличие подписей ответственного лица и работника.

Возможно разработать собственный бланк книги или журнала, где будут регистрироваться трудовые книжки. Ниже представлен для скачивания типовой бланк учетного бланка.

Скачать образец оформления

Образец книги учета трудовых книжек 2019 — скачать.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них скачать бланк (excel)

Как известно, трудовая книжка – основной документ любого работника. Вся долгая трудовая жизнь человека отражается в этом документе. Не меньшую важность книжка имеет и в любой организации.

Для того чтобы правильно организовать учет движения данного документа, на предприятии существует специалист, который занимается данными вопросами, а в помощь кадровому работнику предусмотрены книги учета.

Одной из таких книг является книга учета движения трудовых книжек.

Что такое книга учета движения трудовых

Книга учета движения трудовых книжек это специальный журнал, который должен вестись на каждом предприятии или у каждого предпринимателя.

Форма этого документа утверждена еще в далеком 2003 году Постановлением Минтруда №69 от 10 октября. С тех пор бланки документов не изменились.

В книге отражается приход книжки при приеме сотрудника в штат и ее выдача в случае увольнения работника, а также другие случаи движения трудовых книжек и их вкладышей.

ВАЖНО! Форма такой книги учета строго унифицирована законодателем. Её составление в произвольной форме не допускается

В связи с тем, что форма книги строго оговорена, ее нужно либо купить в специализированном магазине, либо получить бланк посредством интернета, распечатать и заполнять в соответствии с требованиями законодательства.

Как уже было сказано выше, в книге учета отражаются все движения трудовых книжек и их вкладышей. В таблице рассмотрим подробнее как и когда делаются записи в книгу.

Движение документов Когда делаются записи в книгу
Получение от сотрудника При приеме сотрудника на работу, он сдают свою трудовую книжку кадровому работнику компании. Кадровик делает в ней записи и хранит в сейфе
Внесение записи о новой книжке В случае если работник первый раз в своей жизни устраивается официально на работу, то трудовая книжка заводится по первому месту трудоустройства. Такой бланк надо зарегистрировать и отразить в книге учета. На такие случаи в компании должен быть определенный запас чистых книжек
Выдача дубликата Трудовая книжка может быть утеряна или испорчена. В этом случае работнику выдается дубликат. На первом листе такого документа обязательно проставляется штамп со словом «дубликат», либо такая надпись делается от руки
Выдача вкладыша В случае, когда трудовая книжка закончилась, работодатель заполняет вкладыш в нее. Для того, чтобы вкладыш не был утерян, обычно он пришивается к трудовой книжке, так как является ее частью
Выдача при увольнении или смерти сотрудника При увольнении работника в последний рабочий день ему должна быть выдана трудовая книжка. Если наступила смерть сотрудника, то его трудовая выдается на руки родственникам
  • Мнение эксперта
  • Если на предприятии долгое время ведется с ошибками книга учета движения трудовых книжек и их вкладышей, то есть возможность ее замены, в порядке, который должен быть закреплен во внутреннем акте организации.
  • Эксперт службы Правового  Консалтинга ГАРАНТ, И. Наумчик

Как заполнить книгу учета

О том, как должна составляться книга, показывающая движение трудовых книжек, подробно описывается в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.

Всего в книге 13 столбцов. Рассмотрим их заполнение в таблице.

Столбец книги Какую информацию нужно внести в графу
Столбец 1 Заполнение книги начинаем с заполнения порядкового номера записи
Столбцы со 2 по 4 Эти столбцы отведены под указание даты, когда работник принят на работу и была оформлена трудовая книжка. Таким образом, в столбце 2 указывается число, в столбце 3 – месяц, а в столбце 4 – год
Столбец 5 Далее заносим информацию о фамилии и инициалах сотрудника
Столбец 6 Здесь необходимо указать серию и номер трудовой книжки. Если вдруг работник принес документ старого образца (выпуска до 1974 года), то в этой графе надо поставить прочерк
Столбец 7 Данный столбец предназначен для записи названия должности работника. Она должна соответствовать той должности, что указана в приказе о приеме на работу. Если по должности предусмотрен разряд или категория, то в этой графе нужно отразить и их
Столбец 8 Указываем название организации, в которую сотрудник принят на работу и отдел или подразделение, в котором он будет работать
Столбец 9 Здесь необходимо вписать номер и дату приказа о приеме на работу
Столбец 10 Когда специалист или кадровый работник принял трудовую книжку от сотрудника, в этой графе он ставит свою подпись
Столбец 11 Случаются ситуации, когда трудовая книжка заводится на предприятии (например, в том случае, если работник впервые оформляется на работу). В этом случае в данной графе надо указать стоимость трудовой книжки, которую сотрудник должен возместить компании. Если работник уже пришел с трудовой книжкой, то в графе ставим прочерк
Столбец 12 В этом столбце ставим дату, когда трудовая книжка была выдана работнику при увольнении. Если книжка не забрана в день увольнения, то в письменной форме такого сотрудника приглашают либо забрать книжку, либо дать согласие на ее отправку почтой. В этом случае в графе указывается дата увольнения или отправления книжки по почте
Столбец 13 В этой графе должен расписаться работник после того, как уволился и получил трудовую книжку на руки

Как правильно оформить книгу учета – основные требования

Общие требования к ведению книги отразим в таблице.

Требование Как должно быть
Обложка Подобная книга учета содержит в себе множество листов. Её заполнение иногда растягивается на годы. Длительность хранения книги –75 лет (статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года). Как видим, сроки немаленькие. Именно поэтому обложка у книги учета должна быть добротная, твердая, иначе через пару лет она придет в негодность
Нумерация Нумерация – важный аспект при составлении книги учета. Она проходит через весь документ, является сквозной. Нумерацию лучше проставить до начала заполнения формы
Как скрепить книгу Для того, чтобы не были удалены листы книги ее шнуруют и ставят пломбу (пункт 40 Правил). Удобнее всего ставить индикаторную пломбу. Она одноразовая. Для того чтобы пломба была действительной, переносим ее номер на обложку книги
Заверительная надпись Она делается на обороте последнего листа и содержит информацию о количестве страниц книги, заверяется подписью руководителя, его подписью и печатью
ВАЖНО! Не стоит забывать, что заверяет книгу и ставит подпись на заверительной надписи только руководитель компании

 Пример заполнения книги учета

Как видно из примера заполнять книгу совсем не сложно. Но, чтобы не допустить досадных ошибок и не получить штраф, подходить к заполнению документа нужно со всей ответственностью и внимательностью. Еще раз отметим, что в самой книге, в графе 10 ставится подпись того, кто занимается заполнением такой книги.

Как можно исправить ошибки в книге

Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.

Как можно делать исправления,  не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.

Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:

  1. Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
  2. При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.

Как организовать хранение книги учета

Книгу учета движения трудовых ведет и хранит у себя на рабочем месте специалист по кадрам.

Книга имеет большое количество страниц, поэтому ведется она обычно долго, иногда несколько лет. После окончания одной книги заводится другая, новая. Причем нумерация записей в новой книге не начинается с 1, а продолжается. То есть, если в предыдущей книге номера записей закончились на 150, то в новой книге номер первой записи будет 151.

Старую книгу необходимо сдать в архив по описи. Однако следует иметь ввиду, что старая книга не завершена, пока каждый работник не распишется в старой в нужных строках. Только после этого книгу можно сдать в архив. Согласно пункту 695 Перечня, который был утвержден Приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года.

Ответственность за отсутствие или неверное ведение книги

Стоит отметить, что трудовая книжка представляет собой бланк строгой отчетности. Это значит, что все компании и предприниматели обязаны обеспечить адекватный учет и контроль этих документов. За нарушения в сфере ведения рассматриваемой книги, может наступить административная ответственность, согласно статьи 5.27 КОАП.

Ответственные лица Величина штрафа
Должностные лица 500-5000 рублей
Организации 30000-50000 рублей

Как видим, штрафы для компаний достаточно серьезные, поэтому имеет смысл очень ответственно подойти к составлению этого документа.

  1. Как заполнить форму СЗВ-М в 2020 году (скачать).
  2. Справка-отчет кассира-операциониста в 2020 году + образец.

Частые ошибки и вопросы по теме

Ошибка 1

В ООО «Ромашка» новый кадровый работник. После принятия дел было обнаружено, что в организации не ведется книга учета движения трудовых книжек. Кадровиком была написана докладная записка руководителю компании, где изложена сложившаяся ситуация.

В свою очередь, книга учета была заведена и в нее внесена информация обо всех трудовых книжках, которые есть в распоряжении предприятия. Поскольку новый кадровик лично не принимала эти трудовые книжки, то и подпись в графу 10 ставить не надо.

Ошибка 2

Иногда организации приходится выдавать дубликат книжки. При этом, на первом листе книжки необходимо, написать от руки или поставить штамп  «Дубликат». Если дубликат выдается в связи с тем, что книжка испорчена и виновник этого сама компания, то стоимость трудовой не взыскивается с работника.

Как поступить в случае, если необходимо восстановить записи в книге учета?

В таком случае берется бланк новой книги и туда переносится все, что известно до настоящего момента, причем: число ставится текущая дата. Соответственно, всех тех работников, которые были уволены, вносить в новую книгу не надо.

Можно ли приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек?

Да, можно. В продаже есть уже готовые к использованию книги. Они имеют твердую обложку, прошиты,  их страницы пронумерованы.

Кроме этого в книге содержится много полезной информации в виде списка нормативных документов, различных форм. Такая книга уже имеет пломбу. В ней можно начинать работу сразу после покупки.

Эти книги очень удобны в использовании, однако стоят дороже, чем обычные бланки.

Что делать, если книга не велась очень долгое время или велась, но с многочисленными ошибками и недочетами?

Когда возникает такая ситуация, бывает невозможно восстановить все операции с момента начала работы компании. В таком случае необходимо составить акт об отсутствии книги, указать причину, по которой книги нет (например, порча). Далее заводится новая книга, но данные в нее вносятся только по тем трудовым книжкам, которые на данный момент присутствуют в компании.

Журнал учета движения трудовых книжек вещь очень полезная и важная. Такая книга позволяет не потерять ни одну из многочисленных трудовых книжек, находящихся на предприятии. Книгу учета ведет кадровый работник, он же расписывается в документе.

Если вдруг на предприятии не организована кадровая служба, то обязанности по ведению книги учета трудовых книжек возлагается обычно на бухгалтера компании.

В связи с тем, что ведение кадрового учета – обязанность организации, за нарушения в этой сфере контролирующие органы могут наложить достаточно существенные штрафы.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *