Положение о направлении в командировку в 2020 году

Часто компании или предпринимателю для осуществления своей хозяйственной деятельности требуется направлять своих работников в другую местность для выполнения поставленных перед ними служебных заданий.

Как это делать и как производить оформление данного мероприятия определяется на законодательном уровне.

Рекомендуется каждому субъекту хозяйствования для регулирования данного вопроса также разрабатывать в организации Положение о командировках.

Для чего необходимо положение о командировках

Положение о служебных командировках представляет собой локальный документ нормативного характера, в котором определяются основные правила по оформлению и порядок направления в командировку сотрудников компании..

Данным документом законодательные нормы детализируются внутри компании, путем адаптации законодательства к особенности деятельности компании.

Главное требование, предъявляемое к этому положению, заключается в том, что его нормы не должны находиться в противоречии с норматива законодательства, и тем более ухудшать положение физлица, направленного в командировку, по сравнению со стандартами, определенными законами.

Внимание: малому бизнесу предоставлена возможность не создавать локальные нормативные акты хозяйствующего субъекта. Однако, за ними предусмотрена обязанность отражать данные вопросы в оформляемых с работающими в компании трудовых соглашениях.

Данное правило требует серьезных затрат времени в условиях, когда численность работников значительна. Поэтому рекомендуется даже для предприятий малого бизнеса составлять положение о направлении работников в командировку.

Тогда в трудовых соглашениях, представители организации могут просто размещать ссылку к данному локальному документу.
Внимание: основная роль Положения по командировкам заключается в урегулировании вопросов между администрацией фирмы и работающими в организации людьми при возникновении спорных ситуаций.
Помимо этого Положение является одним из основополагающих документов при определении экономической целесообразности произведенных расходов и включении их в расчет базы по налогу на прибыль.

Кто составляет

Положение о командировках не относится к обязательным нормативным актам компании, которые обязательно должны присутствовать у нее. Все организации и предприниматели имеют право разрабатывать этот документ ориентируясь на потребности фирмы.

Если в организации не разрабатывается данный акт, его положения могут быть включены в Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор, Положение по оплате труда.

Нормативы законодательства определяют, что положения по регулированию направления в служебную поездку работников должны существовать, но не устанавливают в каком из существующих локальных актов.

Внимание: малые предприятия могут вообще отказаться от составления Положения, включая сведения по урегулированию данных вопросов в подписываемые с сотрудниками трудовые контракты. Однако, для этих субъектов выгоднее составлять отдельные нормативы.

Положения по командировкам желательно разрабатывать тем субъектам хозяйствования, которые довольно часто отправляют своих сотрудников в командировки. Тогда все необходимые нормы будут собраны в одном акте, что является очень удобным.

Положение о командировках образец 2019 скачать бесплатно

Что содержит документ

Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.

Общие положения

Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.

Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.

Правило оформление командировок

Изменения в законодательных актах теперь не требуют, чтобы при отправлении в поездку на сотрудника были составлены служебное задание или командировочное удостоверение.

В настоящее время основным документом, который определяет служебные поездки, является приказ о командировке. Однако, если компания будет продолжать использование указанных бланков, то это необходимо зафиксировать в данном разделе.

Здесь же можно указать, допустимо ли производить продление поездки, либо, наоборот, сокращение ее срока — нужно описать при каких условиях это можно сделать, и как оформить документально.

Внимание: обязательно описывается процедура, согласно которой определяется длительность поездки. На основании этих данных затем производится расчет суточных к выдаче.

Еще один момент, который можно включить в этот раздел — на каких условиях командированного работника можно привлечь к выполнению обязанностей в выходной день.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Субъект бизнеса имеет право сам закрепить, какие именно расходы будут возмещаться после возвращения сотрудника из служебной поездки. Также здесь необходимо указать, каким образом работник должен подтвердить, что расходы были правомочны.

Компания может для разных должностей закреплять разные размеры оплачиваемых расходов.

В данном разделе можно описать следующие моменты:

Какой тип транспорта сотрудники разных должностей могут использовать, чтобы добраться до места командировки и уехать из него;
В каких условиях работник может пользоваться авиатранспортом;
Какая может быть максимальная сумма оплаты за жилье в сутки (этот показатель можно устанавливать для каждой должности отдельно);
Работники на каких должностях могут пользоваться услугами повышенной комфортности — перелет бизнес-классом, люкс-номера в гостинице и т. д.
Может ли работник использовать в служебной поездке личный транспорт и как будет производиться компенсация расходов;
Можно ли использовать такси в служебных поездках;
Какие документы принимаются для отчета по каждому виду произведенных расходов.

В этом же разделе можно описать сумму суточных, которая будет выделяться для сотрудников разных должностей. Допускается установить разные суточные для дальних поездок и на ближние расстояния.

Внимание: отдельно должен быть описан процесс выдачи и списания суточных при командировках в иностранные государства. Для каждой страны можно закрепить свой размер суточных, стоимости жилья и т.д.

Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.

В разделе оговариваются следующие моменты:

В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.

Порядок утверждения

Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.

Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.

Затем документ требуется ввести в действие.

Это можно осуществить одним из следующих способов:

На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.

Важно: после того, как Положение начало действовать, с его текстом обязательно нужно ознакомить всех работников субъекта бизнеса. Обязательно нужно зафиксировать факт ознакомления путем составления опросного листа, либо проставления подписей в специальном журнале.

Положение о служебных командировках на 2020 год — Финансы

Составлять положение о командировках необязательно, однако в большинстве случаев организации все же разрабатывают и утверждают этот документ.
В нем прописывают порядок отправления в поездку, расчет суточных и других расходов, гарантии работника и другие важные разделы.
Образец положения о командировках и правила его составления в 2020 году, определение основных понятий и перечень категорий сотрудников, которые могут отказаться от командировки – все это можно найти в статье.
Скачать образец положения о командировках (word)
Образец положения о командировках

Назначение документа: обязательно ли составлять его

Законодательство не предусматривает обязанности компании составления положения о командировке. Каждая организация может воспользоваться одноименным документом, утвержденным федеральным Правительством от 13.10.2008 №749.

Различные вопросы, связанные с командировками, можно указать в других документах. Например, размер выплат можно указать в коллективном трудовом договоре либо в одном из локальных актов компании. Поэтому даже если положение отсутствует, компания в целом и отдельные сотрудники не несут никакой ответственности.

Однако на практике положение о служебных командировках составляется довольно часто, поскольку документ позволяет прописать четкие правила начисления выплат, порядок направления в командировки, перечень отчетных документов и другую информацию.

Составлять документ может любое уполномоченное лицо. Чаще всего его разработкой занимается небольшой коллектив сотрудников, среди которых есть:

специалист отдела кадров;
бухгалтер;
юрист компании.

Форма документа свободная; единственное условие – его содержание не должно противоречить действующему законодательству.

Образец положения о командировках и правила его составления

Структура положения о направлении в командировку обычно включает в себя несколько разделов. Это общее определение командировки; что относится и что не относится к служебным поездкам.

Важно указать порядок направления, сроки поездки, гарантии сотруднику, размер командировочных и порядок их определения.

Также в положении о командировках можно зафиксировать право отдельных сотрудников отказаться от командировки в соответствии с ТК.

Общие положения: что такое командировка

В первой (вводной) части указывают название компании, собственно наименование документа, приводят визу о его утверждении директором. В самих положениях прописывают определения основных понятий:

Служебная командировка – поездка сотрудника на заранее определенное время с целью выполнения поручения вне нахождения на постоянной работе. При составлении определения следует ориентироваться на официальную формулировку в ТК.
Место работы – это территория (офис, помещение, цех и т.п.), на которой находится постоянное место работы сотрудника (вне зависимости от того, перемещается он в течение рабочего дня или нет).
Расходы, которые связаны с командированием – здесь необходимо перечислить полный перечень таких трат. К ним в обязательном порядке относят издержки, связанные с проездом, наймом квартиры или другого помещения, суточные.
Аванс – это средства, которые предоставляются сотруднику от работодателя до его командирования (для проезда, проживания и других расходов).

В этом же пункте можно указать и те виды поездок, которые не относятся к командировкам. Это любые выезды, связанные непосредственно с выполнением обязанностей по основному месту работы – например, курьеры, экспедиторы и др. Также к командировкам не относятся поездки по вопросам личного характера (без необходимости и без вызова со стороны).

Порядок направления в командировку

Это один из наиболее важных разделов положения о командировках, в котором следует подробно, пошагово описать порядок командирования сотрудника. Обычно последовательность действий следующая:

Непосредственный руководитель работника составляет на имя генерального директора служебную записку с предложением командировать его.
Директор принимает решение, издает соответствующий приказ. Предварительно при необходимости запрашивается письменное согласие сотрудника (перечень работников, с которыми нужно согласовывать поездку, перечислен ниже).
Далее подробно расписываются действия всех остальных сотрудников. Например, бухгалтер производит расчеты и начисляет аванс. Секретарь бронирует отель, приобретает билеты, выполняет другие организаторские функции, менеджер по кадрам оформляет командировочное удостоверение и т.п.
Определяются сроки начала и окончания поездки. Первым командировочным днем является день непосредственного отправления работника, вплоть до 0:00 по местному времени. При отправлении его в 0:01 и позднее командировочным днем являются следующие сутки.
По приезду сотрудник предоставляет отчет, командировочное удостоверение и иные документы, возвращает излишки суммы (при наличии) либо получает дополнительную компенсацию за трату собственных средств.

Если работник пробыл на больничном во время поездки, эти дни не входят в командировку. Они оплачиваются по больничному листу на общих основаниях.

Командировочные расходы

В данном разделе приводят полный перечень затрат, которые связаны непосредственно с поездкой. Все эти расходы компенсируются непосредственно работодателем, причем получить командировочные сотрудник должен до дня направления в поездку, а при наличии излишек он сдает разницу в бухгалтерию.

К этим расходам относятся:

издержки на транспорт;
траты на наем жилья;
суточные;
прочие расходы, подтвержденные документально.

Важно понимать, что в течение всех дней поездки выплачивается как зарплата по основному месту, так и суточные (при условии, что сотрудник не может ежедневно возвращаться домой). Размер этих выплат устанавливается в зависимости от категории сотрудника и места поездки. Конкретное значение работодатель определяет самостоятельно (но не меньше установленных норм).

Примерные размеры суточных выплат взятые из актульного положения о командировках представлены в таблице.

должность	поездки в пределах РФ	зарубежные поездки
директор и заместители	6000 р	$200
руководители подразделений	4000 р	$100
все остальные	2000 р	$60

Порядок продления срока

Здесь прописываются возможные причины и порядок увеличения длительности поездки. Например, командировка может быть увеличена для проведения дополнительных переговоров, в связи с ожиданием ключевого лица из компании-партнера, по форс-мажорным обстоятельствам и т.п. Порядок продления следующий:

Непосредственный руководитель сотрудника составляет служебную записку на имя генерального директора, в котором описывает просьбу о продлении и указывает соответствующую причину.
Директор принимает решение о продлении и подписывает соответствующий приказ.
При необходимости бухгалтер начисляет дополнительный аванс для дальнейшего проживания сотрудника.

Порядок отзыва работника

Аналогичный порядок предусмотрен и для отзыва сотрудника из командировки. Решение об отзыве компания может принять в любое время, вне зависимости от наличия согласия сотрудника.

При этом компания обязана оплатить все расходы и перевести суточные за фактическое количество дней, которые сотрудник пробыл в поездке (в том числе и время простоя в транспорте по не зависящим от него причинам).

При наличии излишек работник сдает их в бухгалтерию.

Гарантии сотруднику

Этот раздел можно включить в пункт о расходах. Однако дополнительно необходимо указать, что за работником сохраняется средний заработок за все дни по главному месту. К тому же можно прописать, какие документы являются основанием для компенсации расходов:

билеты на транспорт;
билеты в гостиницу;
чеки;
квитанции и другие платежные документы.

Право работника на отказ от командировки

Этот вопрос можно описать в отдельном разделе положения о командировках, поскольку он имеет довольно большое значение. Также право и порядок отказа можно зафиксировать в другой части документа – например, в общих положениях. В общем случае работник обязан совершать служебные поездки, даже если это утверждение непосредственно не прописано в трудовом договоре.

Однако есть несколько категорий работников, которые не могут отправиться на выполнение задания, поскольку это запрещено законодательством:

Сотрудники, которые заключили ученический договор, не могут поехать в обычную командировку. Однако если профессиональное задание связано с ученичеством, они могут быть командированы.
Беременные женщины, вне зависимости от срока.
Женщины с детьми, которым не исполнилось 3 лет.
Работники, имеющие детей-инвалидов.
Работники, ухаживающие за тяжело больным родственником (необходимо соответствующее медицинское заключение).
Родитель, воспитывающий ребенка в одиночку (возраст до 5 лет).

При определенных условиях запрещается командировать сотрудника, если он:

Является инвалидом, причем условия поездки противоречат курсу реабилитации, что подтверждается соответствующими медицинскими документами.
Зарегистрирован как кандидат в выборный орган местного, регионального или федерального уровня, причем поездка планируется на тот же срок, когда будут проводиться выборы.

Все перечисленные категории работников могут быть командированы исключительно при наличии личного согласия (заявления), которое необходимо составить еще до поездки в письменной форме. Образец документа выглядит так.

Работодатель может дополнительно описать и другие случаи, при которых не допускается направлять в командировку тех или иных работников. Однако это является его правом, а не обязанностью.

Порядок пересмотра положения

Положение о командировках утверждается только приказом руководителя. Пересматривать его постоянно необязательно, поскольку положение действует бессрочно. Отдельные изменения в тексте либо принятие нового документа также происходит на основании приказа директора.

ссылкой:

(4 5,00

Положение о командировках: образец 2020 (скачать)

Положение о служебных командировках – это локальный нормативный документ компании. Его разработка имеет некоторые нюансы – как бухгалтерские, так и кадровые. В этой статье разбираем основные аспекты положения о командировках и приводим образец 2020, который можно бесплатно скачать.

Также смотрите:

Положение о направлении работников в служебные командировки (далее – Положение) – это внутренний акт компании, влияющий на отношения сотрудников и работодателя. При его разработке и утверждении должен быть соблюден порядок, определенный Трудовым кодексом РФ. Поэтому разработчиком такого Положения обычно выступает отдел кадров.

Положение утверждают прежде всего в целях обеспечения надлежащих условий для выполнения работниками должностных обязанностей и полномочий в служебных командировках в пределах Российской Федерации, а также за ее пределами, упорядочения их оформления. Кроме того, Положение регулирует порядок направления работников в служебные командировки, а также определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Однозначного ответа на вопрос – положение о командировках обязательно или нет – не существует. Каждая компания решает это самостоятельно.

Если работодатель направляет своих сотрудников в командировки 1 раз в год, а то и реже, и только по России, то Положение ему не нужно. Достаточно утвердить приказом лимит суточных.

А вот если в компании командировки случаются часто, причем как по РФ, так и за ее пределами, то здесь уместнее разработать Положение о командировках – чтобы ни у работников, ни у бухгалтерии не было проблем с направлением в командировку и принятием документов после окончания поездки.

Основные аспекты Положения

Положение позволяет избежать многих спорных моментов. Поэтому необходимо очень тщательно отнестись к его разработке. Можно даже создать комиссию, которая будет работать над его созданием.

Прежде всего, надо помнить, что Положение утверждают приказом, в котором прописывают, что:

“все работники должны обеспечить выполнение требований Положения и нести персональную ответственность за невыполнение Положения.”

Во вторых, необходимо письменно ознакомить всех работников с данным приказом. А в дальнейшем начальнику отдела кадров или аналогичной службы необходимо обеспечить ознакомление с Положением работников, принимаемых в компанию.

Краткое содержание Положения

Положение определяет порядок:

оформления служебных командировочных документов работникам компании;
оформления проездных документов на все виды транспорта работникам компании, направленным в служебные командировки;
оформления проживания в гостиницах работников компании, направленных в служебные командировки;
пользования услугами VIP-залов в аэропортах (при необходимости);
возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам компании;
оформления виз работникам компании, выезжающим в заграничные служебные командировки;
оформления отчетов работниками компании по результатам служебных командировок (в отдельных случаях);
оформления приглашений иностранным лицам для проведения переговоров в рамках делового сотрудничества;
пользования автотранспортом для трансфера работников компании, выезжающих в служебные командировки;
вызов руководителей обособленных подразделений, а также других работников обособленных подразделений для участия в совещаниях/переговорах в рамках основной деятельности компании;
размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой работников;
гарантии и компенсации при направлении работников в служебную командировку.

Положение о командировках: образец

В нашем Положении мы постарались учесть все основные моменты, связанные со служебными командировками. С нашего сайта по прямой ссылке бесплатно скачать образец Положения о командировках 2020 вы можете здесь:

ПОЛОЖЕНИЕ О КОМАНДИРОВКАХ: ПРИМЕР

В начало Положения можно добавить отдельный раздел «Термины и определения» и дать в нем основные понятия: служебная командировка, командируемый работник, срок командировки, приказ о направлении в командировку, авансовый отчет, суточные, расходы по найму жилого помещения, отмена командировки, изменение сроков командирования и т. д. Тем самым, вы:

уберете неясности в толковании данных терминов;
все работники будут понимать о чем речь, исходя из приведенного описания.

Ответственные за поддержание в актуальном состоянии нового Положения о командировках, как правило, – начальник отдела кадров и главный бухгалтер – в части функций, отнесенных к их компетенции.

Положение о командировках, разработанное работодателем и являющееся локальным нормативным актом компании, часто путают с Положением о командировках № 749, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”.

Суть в том, что акт по организации командировок, утвержденный в компании, может учитывать моменты 749-го положения о командировании работников и не должен прямо противоречить ему.

Например, в п. 11 положения о командировках № 749 есть информация о порядке возмещения расходов:

Пункт локального Положения можно прописать похожим образом. При этом нельзя указать в Положении, что расходы в командировке, к примеру, не возмещаются.

Итоги

Из нашей публикации вы узнали об основных моментах, которые необходимо учитывать при разработке внутри компании Положения о командировках. Также можете использовать в работе образец подготовленного нами Положения.

Положение о командировках в 2020 году: правила составления и образец документа

В нашем блоге мы много пишем об организации командировок и их оформлении. Все правила, которым нужно следовать при планировании деловых поездок, следует прописывать в специальном документе. Он называется «Положением о командировках», и сегодня мы поговорим о правилах его составления.

Поездка в другой город для выполнения служебного задания работодателя связана с дополнительными расходами для сотрудника. Эти расходы должны быть должным образом задокументированы. При этом, размер суточных может влиять на расчет налоговой базы – существуют лимиты компенсаций, при превышении которых возникает необходимость уплаты НДФЛ.

Компании могут сами устанавливать размер суточных и определять многие другие параметры. Все эти важные данные должны быть прописаны в Положении о командировках. Также этот документ определяет порядок оформления поездок.

Положение о командировках составляется в произвольной форме и должно содержать такую информацию:

прописанный порядок направления сотрудников в поездки;
список документов, которые нужны для оформления командировки;
что нужно делать в ситуациях, не описанных в соответствующих нормах и законах – например, нужно ли выходить на работу в день прибытия из поездки;
процесс компенсации расходов на дорогу и проживание;
величина выплачиваемых суточных.

Помимо этого, в положении о командировках нужно перечислить случаи, когда сотрудник может отказаться от командировки. Например, нельзя отправлять в поездки беременных сотрудниц.

Когда положение о командировках не применяется

Не любая поездка, связанная с работой может быть признана командировкой. Соответственно и Положение применяется не всегда.

Признать поездку командировкой можно при выполнении нескольких критериев:

сотруднику нужно покинуть место постоянного проживания для выполнения служебного задания работодателя в другом городе;
в течение определенного времени работнику придется трудиться не в том населенном пункте, где расположено основное место работы;
сотрудник работает на основании трудового договора или договора ГПХ.

То есть, если работа конкретного сотрудника носит разъездной характер, или поездку ему нужно совершить в личных целях, это не будет командировкой.

Что еще нужно знать

Положение о командировках и приказ о положении о командировках могут иметь довольно гибкий формат. В частности, компания может прописать в документах дифференцированный по определенному признаку размер суточных: руководители организации могут получать компенсации большего размера, чем рядовые сотрудники.

Образец Положения о командировках

Мы подготовили образец документа, который можно использовать для организации командировок в компании.

Приказ на командировку — образец в 2020 году: нюансы

Положение определяет порядок:

оформления служебных командировочных документов работникам компании;
оформления проездных документов на все виды транспорта работникам компании, направленным в служебные командировки;
оформления проживания в гостиницах работников компании, направленных в служебные командировки;
пользования услугами VIP-залов в аэропортах (при необходимости);
возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам компании;
оформления виз работникам компании, выезжающим в заграничные служебные командировки;
оформления отчетов работниками компании по результатам служебных командировок (в отдельных случаях);
оформления приглашений иностранным лицам для проведения переговоров в рамках делового сотрудничества;
пользования автотранспортом для трансфера работников компании, выезжающих в служебные командировки;
вызов руководителей обособленных подразделений, а также других работников обособленных подразделений для участия в совещаниях/переговорах в рамках основной деятельности компании;
размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой работников;
гарантии и компенсации при направлении работников в служебную командировку.

Заполняем приказ Т-9а: нюансы

Итак, для работодателя исключительно важно обеспечить соответствие:

дат (и сроков) командировки, прописанных в приказе: будь то персонифицированная форма Т-9 или коллективная Т-9а;
фактической длительности нахождения работника (работников) в командировке — в соответствии с проездными документами и иными, что приемлемо в том или ином случае рассматривать в качестве учетных (например, если поездка совершается на служебном автомобиле, то таким документом будет путевой лист).

Любые дни фактического нахождения работника в командировке за пределами тех, что отражены в приказе, не считаются днями командировки. И потому работодатель не сможет исключить из базы по НДФЛ командировочные выплаты за такие дни — зафиксировав, таким образом, прямой экономический убыток.

За период нахождения человека в командировке его зарплата исчисляется особым образом (по среднему заработку) — и это период смотрится как раз по приказу. В случае расхождения с фактическими данными та или иная сторона — работодатель или работник, может в рамках правоотношений, связанных с расчетом зарплаты, претерпеть убытки, недополучив или переплатив что-то.

Если расхождений избежать не удалось (или если они появились в процессе командировки — например, если работнику пришлось задержаться), то работодатель издает необходимые «корректировочные» распоряжения.

Например, приказ о продлении срока командировки. Или, наоборот, о его сокращении. В обоих распорядительных документах приводятся реквизиты изданного приказа по форме Т-9а, в котором отражены исходные сроки.

Как раз в случае корректировок по срокам использование коллективной формы приказа Т-9а предстанет крайне уместным решением, и это еще один аргумент в пользу его применения вместо нескольких приказов по форме Т-9: если бы исходные приказы были персонифицированными, то пришлось бы издавать корректировку в отношении каждого из них с шансом запутаться или не издать чего-либо нужного вообще.

При всех своих преимуществах форма Т-9а имеет недостаток: по умолчанию в ней отражаются данные не более, чем по трем работникам. В то время, как группа отправляемых в командировку лиц может быть намного больше.

На этот случай работодателю следует придерживаться норм постановления Госкомстата России от 24.03.

1999 № 20, регулирующих корректировку унифицированных форм — и внести в текущую форму новые столбцы в необходимом количестве.

Скачать образец приказа на командировку Т-9а.

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

за каждый день, пока он находится в командировке;
за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

за 9 дней — 40 евро за каждый день;
за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.