Трудовая книжка сегодня используется, как документ, подтверждающий стаж работы для определения пенсионных прав гражданина. Работники кадровых служб не всегда внимательно вносят в нее записи, часто допускают ошибки, которые приводят к необходимости уточнять или исключать эти сведения. Поэтому логичным становится переход на электронные трудовые книжки, которые будут храниться на защищаемых ресурсах и использоваться при обращении гражданином за установлением пенсии.
Когда начнут вводить электронные трудовые книжки?
Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение.
Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку.
Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.
Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.
Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.
Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?
ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.
Перечень сведений, которые ЭТК будет содержать
Вся информация, которая в 2019 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.
ЭТК будет содержать следующие сведения:
- место работы — сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
- период работы — даты начала и окончания трудовых отношений;
- занимаемая должность — специальность, профессия;
- сведения о квалификации работника;
- даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
- основания, по которым трудовой договор прекращен.
Преимущества трудовых книжек в электронном виде
Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:
- возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
- максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
- минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
- возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
- исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
- все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
- открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
- высокая степень защищенности данных и их сохранности.
Что станет с бумажными трудовыми книжками?
С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.
Для работодателей до 30 июня 2020 года необходимо письменно уведомить каждого сотрудника о нововведении в трудовое законодательство — образец уведомления.
Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 31 декабря 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.
Где можно посмотреть данные, которые содержит электронная трудовая книжка?
Всю информацию, содержащуюся в ЭТК, гражданин сможет просмотреть:
- в личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда (pfrf.ru);
- на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).
Для входа потребуется иметь подтвержденную учетную запись ЕСИА.
Также гражданину доступны следующие способы получения информации из его ЭТК:
- по запросу в территориальном органе ПФР;
- в ходе обращения в ближайший МФЦ;
- по письменному заявлению у работодателя по последнему месту работы (в период работы или при увольнении).
Планируется, что данные на лицевых счетах будут актуальными, поскольку работодателей обяжут представлять на своих сотрудников сведения по форме СЗИ-ТД ежемесячно в срок до 15 числа месяца, следующего за изменением. А информацию о приеме и увольнении — не позднее следующего дня за соответствующей датой.
Предполагается ввести меры административной ответственности в отношении должностных лиц, представивших недостоверную или искаженную информацию о трудовой деятельности работников, или не представивших ее в срок.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) с 2020 года: плюсы и минусы, законопроект
Данные, которые обязаны фиксировать отвечающие за кадры, уже давно, параллельно с бумажным вариантом, оформляются для Пенсионного фонда на компьютере.
Так выполняется регистрация сведений о всех работающих в Российской Федерации. А реальностью электронные трудовые книжки стали с 1 января 2020 года.
Пока это делается на добровольной основе, практически — по выбору сотрудника, который должен только выразить пожелание письменно (пока нет узаконенного бланка).
Бумажные корочки при этом также остаются действительными, а данные о всех работах буду существовать одновременно на бумаге и электронно.
Замена привычных «корочек» на электронные ТК будет происходить неопределённое время.
С января 2021 года при устройстве на работу электронная ТК будет создаваться автоматически.
При любом изменении кадрового состояния, т. к. информация об этом непременно посылается кадровиками ПФРФ, причём буквально назавтра, после кадрового действия, будь то приём или увольнение.
То есть если до 2021 года гражданин нигде не был оформлен, то его рабочая биография будет зафиксирована только компьютерным образом — с бумажным вариантом кадровики работать больше не будут.
Для компаний всех форм собственности, в отличие от их сотрудников, это отнюдь не добровольное мероприятие. Уже в феврале 2020 года бухгалтеры будут в первый раз сдавать форму СЗВ-ТД — новый отчёт именно для занесения сведений на ресурс электронной ТК. Для нарушителей, разумеется, предусмотрены штрафы (по слухам, пока штрафовать не будут).
Как формируется кадровая отчётность в электронном формате
За двенадцать месяцев 2020 года всем работающим надлежит написать работодателю (узаконенного образца пока нет) о переходе на новый вариант или о продолжении использования привычных корочек.
Те, кто выберет формат ЭТК, будут хранить свою бумажную ТК дома. Сведения туда в этом случае будут вноситься по желанию владельца ТК.
При этом не позднее 30 июня 2020 года главный по кадрам в организации обязан проинформировать персонал о необходимости до 31.12.20 г. определиться с формой ведения ТК.
Пожелания работников сообщаются и фиксируются для ПФ РФ. При отсутствии заявления руководство фирмы весь 2020 год обязано вести ТК в обоих видах. Но с 2021 года его обязанностью будет заносить сведения только на электронную ТК.
Бумажный вариант станет дублирующим, для тех, кто не доверяет электронной форме хранения информации. Впрочем, такую важную для любого человека информацию можно хранить просто записи на случай каких-то сбоев, без печатей и подписей.
Первоначально, основная нагрузка по нововведению ляжет, как легко предположить, на кадровиков, которым придётся переводить с бумажного на электронный. Потом большая часть кадровых трудов возляжет на плечи бухгалтеров. Возможно, будут разработаны новые формы отчётности для учёта новой реальности.
Кадровая информация, подлежащая занесению в ЭТК будет доставляться Пенсионному фонду привычными способами, как и прочая отчетность, в прежнем формате общения с ПФ РФ. Придётся откорректировать документацию, регламентирующую кадровый учёт данной фирмы, дополнить и откорректировать действующие трудовые соглашения.
Как действует новая форма кадрового учёта
Все действия по новому способу работы с кадровой информацией совершаются только при помощи компьютера. Работодатель транслирует кадровую отчётность для ПФ РФ через Страховой кабинет или прямо Клиентской службе местного органа ПФ РФ.
Все данные, зафиксированные в электронной ТК можно просмотреть через Личный кабинет или на портале Госуслуг. Самым компактным гаджетом для получения информации из своей электронной ТК для трудящихся будет, скорее всего, смартфон, вооружённый специальным приложением.
Разумеется, если возникнет нужда, сотрудник фирмы (даже бывший) может получить требуемые ему сведения письменно, заверенными от работодателя или государственным учреждением (МФЦ или управление ПФ РФ). Причём такие выписки можно получать не обязательно по адресу работы или жительства, а везде, где имеются соответствующие учреждения.
При аккуратном выполнении кадровиками своих функций, записи обеих вариантов (компьютерного и прежнего) будут, разумеется, совпадать.
Если работник выявит недостоверность информации, направленной на свою электронную ТК, или не найдёт сведений, которые должны там присутствовать, он может написать заявление работодателю и тот обязан внести соответствующую корректировку или дополнить факты трудовой биографии и представить их в ПФ РФ.
Руководство фирмы несёт многообразную ответственность за то, что кадровики заносят или забывают занести на соответствующий электронный ресурс. Кроме точности или неточности информации, сотрудник по кадрам отвечает за своевременность регистрации и предоставления данных (государственным структурам или даже по запросу сотрудника).
Особенно важна чёткость и определённость фиксации причины расставания работника с бывшим работодателем. Неправильно сформулированная и записанная причина увольнения может помешать уволенному гражданину получить новую работы.
Это может стать причиной судебного разбирательства, по которому суд, скорее всего, займёт сторону пострадавшего, обязав фирму выплатить ему средний заработок за весь срок вынужденной безработицы.
А самое важное для любого работающего гражданина, пожалуй, то, что от корректности (по форме или по содержанию) отсылаемых для ПФ РФ сведений зависит исчисление пенсионного стажа, насколько беспроблемно, а значит, быстро будет оформляться желанная пенсия.
Для некоторых компаний немаловажным окажется согласование этих кадровых нововведений с профсоюзом (по крайней мере, зафиксировать, что профсоюз проинформирован до 30.06.20 г. о переходе на новую форму кадрового учёта).
На электронной ТК будет отражён тот же комплект записей, что и на бумажном двойнике:
- Дата, место рождения, образование.
- Когда принят, уволен, переведён.
- Место работы в настоящее время.
- Текущее кадровое мероприятие (прием на работу, перевод, увольнение).
- Всё, что и прежде указывалось о профессиональной деятельности сотрудника.
- Название (характер) порученной работы.
- Основание кадрового действия (дата, номер и вид документа).
- Причины прекращения трудового договора.
Приходя на новое место работы, претендент должен документально подтвердить свой профессиональный опыт. Он может это сделать или при помощи распечатки из Личного кабинета всех фактов трудовой биографии, или предоставив носитель (тогда необходима электронная подпись).
В отделе кадров эта информация переносится в систему учёта кадров фирмы. При любом кадровом мероприятии работодатель выдаёт соответствующую справку, параллельно с электронной фиксацией. По просьбе работника, информация (при приёме-увольнении или текущая) заносится в трудовой документ старого образца.
Очень важно, что сведения, собранные в электронной ТК, являются персональными данными. За их раскрытие ответственный сотрудник, а по сути, всё соответствующее подразделение, будет нести ответственность.
Некоторые тонкости новой отчётности пока не оформлены законодательно. А достоинства и недостатки электронной ТК можно уже предположить.
К достоинствам однозначно можно отнести следующие новые возможности:
- быстрота получения информации о трудовой деятельности;
- удобство получения информации при помощи самых распространённых гаджетов и в любом месте РФ;
- практически абсолютная сохранность и защищённость данных при хранении данных на носителях в государственном хранилище. Потеря бумажного варианта перестанет быть проблемой, став рутинным мероприятием при посещении соответствующего учреждения;
- защита от мошеннических действий с бланками (фальшивый диплом совместно с фальшивой ТК выглядит гораздо убедительней);
- для устройства на работу достаточно удалённого доступа;
- уменьшение количества ошибочной информации при передаче сведений;
- возможность для госструктур проводить актуальные аналитические исследования на рынке труда;
- бумажно-канцелярская работа больше не будет обязательной для кадровой службы. Фирмы будут экономить на бумаге, шкафах, рабочем времени сотрудников;
- возможность простого и быстрого предоставления данных из системы для получения государственных услуг;
- задержка выдачи ТК (редко наказуемое мероприятие) уже не будет средством давления на нежелательного работника;
- пожилым людям пенсионного возраста не придётся тратить время и силы в учреждениях для оформления пенсии, достаточно передать данные лицевого счета (бумажное подтверждение уже не требуется);
- можно не сомневаться, что компьютерные гении разработают программы, которые значительно облегчат и упростят работу по новой системе кадрового учёта.
Прогнозируемые недостатки электронной ТК:
- как любой электронный носитель, база данных электронных ТК (точнее, сохраняемая информация) подвержена некоторым технологическим сбоям и хакерским атакам. Поэтому присутствует потенциальная возможность утраты сведений. Но, разумеется, государственные информационные базы имеют максимальную степень защиты, а также дублируются. Электронные ресурсы ПФ РФ обустроены в соответствии с положениями, которые обеспечивают сохранность персональных данных;
- информация, возникающая в процессе взаимодействия работника с работодателем, подлежит длительному хранению и использованию в важных для человека случаях. Это требует особой тщательности при занесении сведений на ресурсы ПФ РФ;
- в случае ошибочного внесения информации сведения могут затеряться, а доказывать и возобновлять их нужно будет при помощи бумажных документов (ТК, трудовых договоров);
- из-за низкой степени цифровизации отнюдь не граждане Российской Федерации способны получать информацию о периодах работы через интернет. Жители труднодоступных районов Сибири и Дальнего Востока получат ожидаемые удобства от нововведений не очень скоро;
- в начальный период у работодателей объем работы по фиксации кадровой информации не уменьшится, а, наоборот, увеличится, т. к. придётся вести ТК обоими форматами (электронном и бумажном);
- дополнительный объём работ для ответственных в фирме за бухгалтерию и кадры (в начальный период): придётся формировать для Пенсионного фонда новый отчет СЗВ-ТД.
В целом, недостатки электронных ТК носят достаточно случайный характер, а достоинства способны обеспечить надёжность сохранения очень важных для любого человека сведений, простоту, лёгкость их применения и прозрачность взаимоотношений работника, работодателя и государства.
Полезная публикация? Проголосуй!
Электронные трудовые книжки в 2020 году: плюсы, минусы, процедура перехода
Цифровизация все больше захватывает такой привычный «бумажный» мир. С 1 января 2020 года страна переходит на цифровой формат ведения трудовых книжек. До конца года каждый работающий должен выбрать систему ведения учета о своей трудовой деятельности – в электронном формате или в привычном бумажном виде. И если для молодежи выбор очевиден, то для взрослого поколения это дополнительные сложности и недопонимание. Чтобы развеять все страхи, расскажем, чего ждать от новой системы, как она будет работать, какие в ней есть возможности, и как произойдет замена бумажных трудовых на электронные.
Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:
- период и место трудовой занятости;
- должность и квалификация;
- дата приема или перевода на новую должность;
- дата увольнения и причина;
- основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).
Пенсионный фонд будет получать данные от работодателей (которых заставили направлять специальный отчет при любом движении кадров), а работник сможет в любой момент получить выписку из это базы данных.
С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.
При этом электронная трудовая будет создана для каждого работающего в обязательном порядке. Это поможет упростить как систему учета всех официально трудоустроенных людей, так и оперативно передавать и хранить информацию о стаже в ПФ РФ.
Все работодатели обязуются уведомить каждого своего подчиненного о необходимости сделать выбор до 30 июня 2020 года. Для этого каждому сотруднику под подпись выдается документ, в котором будет описана необходимость принятия решения. После изучения работник также в письменном виде подает заявление, в котором просит следующее:
- вести учет только в электронном варианте и вернуть бумажную трудовую для домашнего хранения;
- продолжить ведение бумажной трудовой параллельно с ведением электронной версии.
С 1 января 2021 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.
Особое внимание стоит обратить на следующее: если работник сразу выберет электронную трудовую, вернуться к бумажной версии будет невозможно. Но если изначально было принято решение о сохранении бумажной, тогда в перспективе можно от нее отказаться и перейти только на электронный вариант.
Преимущества варианта с электронными трудовыми
На первый взгляд, разницы между двумя вариантами нет: новый вариант требует все того же заполнения данных о кадровых приказах, датах приема и увольнения, причинах. Но все же, если ознакомиться со всеми возможностями для работников, то новый формат становится действительно привлекательным.
Ведение электронной трудовой книжки предполагает:
- Возможность самостоятельно контролировать ведение записей в трудовой книжке. По старым правилам после принятия на работу, работник передавал трудовую книжку в отдел кадров, где она хранилась до его увольнения. Следовательно, изучить имеющиеся в ней записи можно только по заявлению (по которому выдают копию трудовой).
- Снижаются риски допустить ошибку в данных о трудовой деятельности работника.
- Если позволяет график основной работы, работник может официально устроиться на вторую работу, без серьезных бюрократических формальностей.
- Снижаются риски утери и порчи бумажного варианта трудовой книжки, а также полностью защищаются персональные данные.
- Заказать выписку можно будет в личном кабинете Пенсионного фонда или при личном визите в МФЦ. Если ранее нужно было получить выписку из трудовой, приходилось писать заявление в отдел кадров, а заверенную копию могли выдать и через 3 дня. Теперь этот запрос обработают в течение нескольких часов.
- Будет проще оперативно обрабатывать данные о стаже и накопленных пенсионных коэффициентах для будущих пенсионеров. Теперь эти данные будут постоянно анализироваться, а сумма будущей пенсии пересчитается в автоматическом режиме.
- Работники в электронном варианте могут передавать куда нужно информацию о своей трудовой деятельности, чтобы получать некоторые государственные услуги.
Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых
Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.
«Потерять» электронные данные практически невозможно, а в случае с потерей бумажной трудовой книжки, для восстановления записей придется обойти все предыдущие места работы.
Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации.
Вся база занятости, которая велась до 2020 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2020 года.
Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
В соответствии с новым законодательством, переход на электронные трудовые книжки осуществляется непосредственно работодателем по письменному заявлению работников. При этом отдел кадров заводит электронное дело на каждого сотрудника и передает информацию в базу ПФР – вне зависимости от того, какой вариант выбран.
Контроль и правильность заполнения данных будет вестись Пенсионным фондом. Для корректной передачи информации предусмотрена новая форма отчетности – СЗВ-ТД.
Отчетность передается в Пенсионный фонд через собственное ПО предприятия или через бесплатную систему отчетности ПФР. Новая форма отчетности является обязательной для всех предприятий, в том числе и для ИП с наемными сотрудниками.
В обязательном порядке нужно передавать информацию по каждому сотруднику, в том числе и по тем, что работают удаленно.
Больших сложностей переход создать не должен, в сети уже есть видео, рассказывающие, как получить информацию о ведении кадрового учета по новым правилам. Пример – это видео.
Для работодателей установлены сроки подачи формы СЗВ-ТД:
- до 15 числа месяца, следующего за отчетным – если в отчетном месяце были кадровые изменения, или кто-то из работников подал заявление на электронную трудовую книжку;
- не позднее следующего дня – при приеме на работу и увольнении с работы.
В период до конца 2020 года работодателю нужно:
- технически подготовить работу с электронной системой учета занятости сотрудников;
- уведомить сотрудников и получить решение о дальнейшем ведении учета труда;
- сформировать базу электронных трудовых книжек сотрудников всего предприятия;
- продолжить учета по обеим формам в случае желания сотрудника оставить бумажную трудовую книжку.
Стоит обратить внимание, что с 2021 года при приеме на работу сотрудников, которые сохранили бумажные трудовые книжки, от них потребуют выписку из электронной трудовой книжки и ее бумажный вариант – причем без исключений.
Как получить данные из электронной трудовой книжки:
Изначально идея перехода на электронные трудовые книжки была в том, что получить выписку из нее можно просто и быстро. Для этого есть 4 способа:
- у работодателя – данные будут представлены по заявлению в течение 3 рабочих дней;
- в Пенсионном фонде – подав заявление в личном кабинете или непосредственно в отделении ПФР;
- через МФЦ – подав заявление в бумажном виде;
- на портале «Госуслуги» – подав соответствующее электронное заявление.
Таким образом, это нововведение оказалось не очень сложным, и при этом достаточно удобным. Работники с помощью электронной системы смогут самостоятельно контролировать свою занятость, это также упростит работу государственных структур и непосредственно предприятий-работодателей.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2020 года
Электронные трудовые книжки с 2020 года стали реальностью, президент подписал Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Соответствующий законопроект № 748684-7 Правительство РФ внесло в Государственную Думу летом – 8 июля 2019 года. С тех пор документ прошел три чтения и был одобрен Советом Федерации.
Поэтапный переход на электронные трудовые книжки начнется с 1 января следующего года.
Зачем понадобились электронные трудовые книжки
Идея ввести в России ЭТК не нова, перспектива оцифровать данные документы обсуждается на протяжении нескольких лет. В 2011 году Минздрав предлагал полностью отменить трудовые книжки, как «пережиток» советского прошлого. Ведомство считало, что предъявления договора с работодателем достаточно для защиты прав наемного персонала.
В пояснительной записке авторы законопроекта об ЭТК перечислили положительные последствия такого шага. По их мнению, электронная трудовая книжка, когда введут этот документ:
- упростит трудоустройство сотрудников (в части их взаимодействия с кадровиками);
- поспособствует сохранности данных о трудовой деятельности граждан;
- уменьшит издержки — как работника, так и работодателя (появится возможность оптимизировать работу кадровой службы, не нужно тратиться на приобретение бланков бумажной трудовой книжки, и т.д.).
Однако эксперты обращают внимание и на минусы электронной трудовой книжки. В частности, высказываются сомнения в способности государства сохранить сведения о трудовой деятельности граждан в неприкосновенности.
Угроза утери данных может исходить не только от злоумышленников, которые могут попытаться их изменить или уничтожить, но и различных технологических сбоев, недобросовестности работников Пенсионного фонда, намеренных или случайных ошибок ответственных лиц. Кроме того, многие базы с персональными данными россиян давно не являются тайной и активно продаются на черных рынках.
Потому вполне обоснованны опасения, что база с электронными книжками сограждан также в короткий срок может стать достоянием торговцев и заинтересованных покупателей.
Закон об электронных трудовых книжках 2019 года: основные пункты
Законом об ЭТК вносятся изменения в Трудовой кодекс РФ. В частности, он дополняется новой статьей 66.1, которая называется «Сведения о трудовой деятельности».
Под ними понимается информация о стаже и трудовой деятельности сотрудника, его переводах и увольнениях, предоставляемая работодателем в Пенсионный фонд (в информационную систему ведомства).
Данные сведения и являются электронным аналогом трудовой книжки.
Для получения сведений от работодателей ПФР разработал отчетную форму СЗВ-ТД, которую нужно будет представлять не позднее 15 числа следующего месяца за месяцем, в котором произошли кадровые изменения по работнику. Обязанность представления таких сведений предусмотрена другим новым Федеральным законом от 16.12.2019 №436-ФЗ об изменениях, вносимых в закон о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996.
Отчет СЗВ-ТД: образец заполнения первый раз
Согласно закону об электронных трудовых книжках:
- обратившись к работодателю – по последнему месту работы;
- через МФЦ (в многофункциональном центре будет выдаваться информация на бумажном носителе);
- через Пенсионный фонд (сведения предоставят на бумажном или электронном носителе);
- зайдя в Личный кабинет на портале «Госуслуги».
-
По требованию сотрудника работодатель предоставляет ему сведения из ЭТК:
- в трехдневный срок, если работник продолжает у него работать;
- в день увольнения, если трудовой договор с работником расторгается.
Изменения вносятся и в некоторые ныне действующие статьи Трудового кодекса РФ. Так, ст.234 ТК в новой редакции обяжет работодателей компенсировать недополученный заработок бывшим сотрудникам, которым при увольнении не были предоставлены сведения в установленный срок (или они были неправильные).
Переход на 4-дневную рабочую неделю: новости
Обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки
Закон обязывает перейти на электронные трудовые книжки лишь одну категорию работников – тех, кто ранее не работал и после наступления 2021 года устроится на работу впервые. Им не станут заводить бумажный документ, даже если такая просьба от них последует.
Остальные сотрудники вправе сами решить, хотят ли они перейти на ЭТК или желают, чтобы работодатель вел обычную трудовую книжку, заполняя традиционный бланк. Сделать выбор они должны в течение 2020 года.
Если цифровой аналог сотрудника не устраивает, ему нужно письменно проинформировать работодателя о своем желании оставить бумажную форму трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка в 2020 году и далее будет вестись на работника, независимо от того, согласен он полностью перейти на ЭТК или нет.
В случае получения заявления от работника (с просьбой вести бумажную ТК), работодателю придется делать двойную работу – вносить сведения о деятельности подчиненного и в его трудовую книжку, и в информационную систему Пенсионного фонда России.
Если в течение 2020 года никакого заявления от работника не поступит, работодатель также будет вести оба варианта документа. При получении от работника заявление на ведение ЭТК, он получит бумажную ТК на руки, освободив работодателя от ведения этого документа и от ответственности за его хранение.
Уведомление о введении электронной трудовой книжки: образец
Что касается ответственности работодателя за нарушения при ведении электронных трудовых книжек, последние новости таковы: в первом чтении Госдумой приняты изменения в ст. 5.27 КоАП РФ (законопроект № ]]>748758-7]]>).
Проект предусматривает предупреждение должностных лиц за неоднократное (два и более раз за год) нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности в ПФР или подачу их в неполном либо недостоверном виде.
Этот законопроект пока не подписан.
В какой программе вести электронные трудовые книжки
Электронная трудовая книжка: что это такое и когда введут? Все за и против законопроекта, сроки планируемого перехода
По состоянию на сегодняшний день регулярно появляются инициативы внедрения электронного формата трудовых книжек. Но законодательно возможность перехода на электронный формат трудовых книжек пока не урегулирована.
Нововведения в трудовом законодательстве
На заседании Правительства в июне 2018 года Д. Медведев дал распоряжение профильным инстанциям подготовить законопроект по внедрению в бизнес-практику электронных книжек. Внедрить такой формат трудовых книжек после проработки всех деталей предполагается после 2020 года.
Хотя такой законопроект был подготовлен, предполагается, что внедрение электронных трудовых книжек будет проходить в несколько этапов. Первоначально нововведение будет распространяться на несколько пилотных регионов, а затем переход состоится в общероссийских масштабах.
Предполагается, что перевод на электронный формат электронных книжек будет происходить по добровольному желанию сотрудников. При этом внедрение электронных трудовых не заменит и не отменит бумажную версию.
Причинами внедрения электронных трудовых на предприятии является упрощение документооборота (легче вносить исправления в документ) и повышение «прозрачности» (отсутствие возможности внесения самопроизвольных правок и ложных сведений).
Пока внедрение электронных трудовых книжек не урегулировано законодательно, работодатели должны вести бумажные документы на своих сотрудников.
Использование электронного формата трудовой книжки позволит более точную регистрацию сведений о трудовой занятости сотрудника и его карьерном пути.
В перспективе переход на электронный формат трудовых книжек позволит внедрить и иные электронные документы: электронный паспорт, пенсионную карту, ИНН и пр.
Что представляет собой электронная трудовая книжка
В настоящее время трудовая книжка является важнейшим документом всех российских работников. Именно на ее основе подтверждается трудовой стаж сотрудника, период работы у отдельного работодателя и причины расторжения трудового договора. Сюда вносятся данные о награждениях и образовании работника.
Ведение трудовых книжек является обязанностью всех работодателей, заключивших со своими сотрудниками трудовой договор, при условии, что сотрудник проработал не менее 5 дней (записи не вносят только физические лица, не имеющие статуса предпринимателя).
На основании трудовой книжки осуществляется начисление пенсии. Вся информация из нее дополнительно проверяется, и при утрате трудовой книжки человек не лишается права на пенсию.
Форма и бланки трудовой книжки утверждены на законодательном уровне. При необходимости в трудовую вшиваются вкладыши также на бумажных носителях.
Трудовая книжка в 2018 году имеет единый формат для всех сотрудников и работодателей. Изготовлением бланков трудовых книжек занимается Гознак, что позволяет контролировать документацию и ее оборот.
Согласно используемым сегодня Правилам ведения трудовых книжек №225 от 2003 года, возможность ведения трудовых книжек в электронной форме не предусмотрена. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек №117 прописан в Приказе Минфина №117н от 2003 года. Здесь также не содержится упоминания об электронной версии.
Плюсы и минусы
Электронная трудовая книжка может обладать такими преимуществами перед бумажной версией:
- Защита от подделок. Сейчас на рынке есть огромное количество поддельных трудовых книжек, мало кто из работодателей проверяет эти сведения. Но от подделок страдают интересы как работодателя, так и добросовестных сотрудников.
- Легкая интеграция с государственными инстанциями и передача в них информации из трудовой книжки. Данные в электронном формате легче передать в государственные инстанции при необходимости: не нужно запрашивать и сдавать копии.
- Защита от утраты и кражи. Процедура восстановления трудовой книжки – вещь сложная и трудоемкая. Сведения электронной трудовой книжки будут храниться в единой базе данных и их будет легко восстановить.
- Сокращение временных затрат на делопроизводство. На сегодняшний день в целях учета и хранения трудовых книжек должно быть назначено ответственное лицо. Работодателю также следует обеспечить должное хранение трудовых книжек.
- Упрощение трудоустройства. Сегодня работодатели нередко отказываются отдавать трудовую книжку при увольнении, используя это как средство манипулирования сотрудником. С электронными книжками этого можно будет избежать.
- Недопущение злоупотреблений со стороны работодателя. Электронная трудовая станет хорошей защитой от недобросовестных работодателей, которые могут внести в нее некорректные сведения, не производить отчисления в Пенсионный фонд и другие инстанции.
- Открытость и прозрачность. При электронной версии все действия работодателя с трудовой книжкой будут прозрачны и открыты для сотрудника.
Несмотря на указанные веские преимущества, переход на электронный формат трудовых книжек может иметь и определенные недостатки. В их числе, например, такие:
- Необходимость вложения средств на разработку базы данных для работы с трудовыми книжками.
- Недоступность трудовых книжек в отдаленных населенных пунктах, где отсутствует доступ в интернет.
- Трудности при переносе информации из бумажных трудовых книжек в электронную базу.
- Угроза взлома электронной базы и утечки персональных данных россиян.
Именно на такие аргументы обычно ссылаются противники перехода на электронную версию трудовых книжек.
Но большинство из указанных недостатков можно будет избежать при должном проектировании процесса перевода трудовых книжек в электронный формат или доработать уже в ходе практической реализации проекта.
Можно сказать, что сегодня переход на электронную версию трудовых является объективной необходимостью.
Сходства и различия электронного варианта с бумажным вариантом
Все проекты по внедрению электронных трудовых книжек не предполагают отказа от бумажной версии трудовых.
Напротив, предполагается, что электронная трудовая будет дублировать сведения из бумажной версии и дополнять их.
Работодатель не сможет отказать в трудоустройстве сотрудника при отсутствии у него электронной версии трудовой книжки. По крайней мере, об этом упоминало в своих разъяснениях Минтруда.
Согласно действующим Правилам №225 от 2003 года, в трудовой книжке в обязательном порядке отображается информация о приеме сотрудника на работу, о его увольнении и основаниях для этого, о переводе по должности и имеющихся награждениях. Аналогичные данные должна содержать и электронная версия.
Таким образом, В России готовится проект по переходу от бумажной версии трудовых книжек к их полноценному электронному аналогу. Электронная трудовая книжка будет представлять собой полный аналог используемой сейчас бумажной версии трудовой книжки. На сегодняшний день бумажная версия трудовой книжки является обязательной, и работодатель не вправе отказываться от нее.
Загрузка…