Чек-лист. Что делать, чтобы новички не сбегали из вашей компании.
Вместе с экспертами TalentTech подготовили чек-лист для тех, кто уже понял, что без качественной адаптации хоть в офлайне, хоть на удалёнке новичок сбежит из компании, а вы в итоге потеряете сумму с пятью нулями. Поэтому без лишней лирики переходим сразу к делу.
Используйте этот список, чтобы проанализировать процессы онбординга и определить, каких этапов не хватает и что можно улучшить, чтобы работа в вашей компании не вызывала у новых сотрудников стресс и недоумение.
1
Начните контактировать с новичком ещё до его выхода на работу. Уже после принятия оффера можно ненавязчиво проявлять заботу.
Например, прислать полезные материалы с информацией о компании, а перед первым рабочим днём позвонить и спросить, как у новичка дела, убедиться, что завтра всё в силе, ещё раз подсказать, какие документы нужно взять и по какому адресу проехать в офис.
С удалёнщиками можно обсудить заранее отправленный чек-лист с важными ссылками и правилами компании, чтобы человек понял каждый пункт и немного расслабился.
2
Прозрачно объясните, как и когда происходит оформление документов. Не ленитесь разъяснять все бюрократические нюансы простым языком — часто бывает так, что человек кивает головой, мол, всё понял, но на самом деле нет. И постарайтесь подготовить полный пакет к обеду первого рабочего дня, чтобы новичок точно не волновался.
3
Обязательно встретьте новичка, даже если ответственный за адаптацию вдруг заболел или опаздывает.
Ни в коем случае не бросайте сотрудника в общем холле, где бегает куча незнакомых людей с бейджами (а то и без них), и уделите время тому, кто сидит по ту сторону экрана — поверьте, удалёнщики волнуются не меньше. В случае форс-мажора адаптационного менеджера или эйчара может подменить и новый коллега сотрудника.
4
Начните первый день с приятных сюрпризов. Например, с брендированного welcome-пака или небольшого подарка. Это может быть сертификат на обед с коллегами в ближайшем к офису кафе или подписка на просмотр сериалов в каком-нибудь онлайн-кинотеатре.
Таким презентом можно порадовать и удалённых сотрудников. К слову, если стоит выбор между физическим подарком и социальным, то лучше выбрать второе — это более ценно.
Таким жестом вы поможете новичку сразу почувствовать себя частью команды, и его первый рабочий день запомнится дружественной и расслабленной атмосферой.
- Гостинг: почему соискатели исчезают без предупреждения и как распознать ненадежного кандидата
- 5
Старайтесь сопровождать новичка весь день. Не торопитесь сразу погружать его в задачи. Представьте коллегам, покажите офис, столовую, расскажите об инфраструктуре вокруг бизнес-центра. С удалённым сотрудником можно устроить неформальную видеоконференцию-знакомство, где каждый расскажет о себе.
6
Полностью настройте весь софт и приведите в порядок рабочее место. Заранее подумайте, какие программы будут нужны, и установите их на компьютер.
Также внимательно посмотрите на рабочее место новичка — точно ли есть удобный стул, какие-то переходники и прочие вещи, которые имеются у всех остальных.
Удалённому сотруднику отправьте подробную инструкцию о том, как получить необходимое ПО, и оставьте контакты технических специалистов на случай вопросов.
7
Расскажите новичку о миссии компании, корпоративной культуре и внутренних правилах.
В идеале упаковать эту же информацию в симпатичную PDF-ку — её можно отправить заранее или в первый рабочий день после личной встречи, чтобы человек не переживал, что забудет что-то важное.
Также в работе с адаптационными материалами сейчас часто используют мобильные приложения с онлайн-квестами и чат-ботами, которым всегда можно задать уточняющий вопрос.
Адаптация сотрудников. 80% решений об увольнении сотрудники принимают в первые дни работы!
8
Пришлите подробную памятку со списком всех доступных сотрудникам бонусов. Укажите даже самые очевидные. Это нужно, чтобы исключить ситуации из разряда «А что, так можно было?», когда сотрудник только через случайные разговоры с коллегами узнаёт, что кто-то, например, за счёт компании прошёл крутой курс в «Нетологии».
9
Плавно погрузите в задачи и поставьте понятные адекватные цели на испытательный срок. Этим может заниматься руководитель отдела, онбординг-лид или кто-то ещё в зависимости от структуры компании. Дополнительно назначьте бадди — человека, который поможет новичку освоиться в коллективе. Обычно его выбирают среди коллег примерно одного уровня с новеньким.
Также советуем попробовать:
- Адаптивные тесты для оценки и развития digital-навыков персонала
- Пульс-опросы для оперативного реагирования на проблемы сотрудников
- Умное решение для управления загрузкой сотрудников
10
Как организовать адаптацию персонала
Новичок приходит в организацию. Для него это стресс. Даже если он имеет опыт работы по данной профессии, специальности или должности, «дьявол кроется в деталях»: в каждой организации есть свои нюансы, которые могут испортить жизнь и стать непреодолимым препятствием на пути новичка. Здесь нам может помочь трудовая адаптация персонала.
Адаптация — это в управлении персоналом задача сложная и ответственная. Стрессовыми факторами являются не только нюансы в содержании трудовой деятельности. Изменяется среда, характеристики рабочего коллектива, режим работы.
Даже если график работы тот же, что и на прежней работе, возможно, добираться приходится дольше, вставать раньше, что, несомненно, требует некоторого периода для привыкания.
Если вы не хотите устраивать круговорот новичков в вашей организации, постоянно прощаясь с найденными кандидатами и вновь организовывая поиск, подавая заявки менеджерам по подбору, стоит позаботиться о грамотно выстроенной системе встраивания новых сотрудников в уже имеющуюся структуру и взаимоотношения. Адаптация — это решение, возможность изменить стрессовую ситуацию.
Таким образом, главной целью адаптации как инструмента управления кадрами является снижение издержек организации:
- стартовых, когда новоиспеченный коллега работает не в полную силу из-за неуверенности в себе, боязни провала, плохого знания бизнес-процессов, организационной структуры;
- временных затрат руководителя и сотрудников, которые при неграмотной организации процесса либо его полном отсутствии вынуждены постоянно отвлекаться на обучение и консультирование новичка (коммуникация должна быть продуманной);
- связанных с высоким уровнем текучести персонала.
Кроме того, правильно адаптируя сотрудника, вы помогаете ему:
- быстрее приобрести уверенность в своих силах;
- начать получать удовольствие от работы, что повышает производительность труда;
- влиться в рабочий коллектив, почувствовать себя членом команды.
И, наконец, свой бонус от участия в процессе приспосабливания получают и работники организации:
- адаптация дает опыт наставничества, коучинга, личностное развитие;
- потенциальное включение в кадровый резерв руководителей.
Как организовать процесс
Организация управления профориентацией и адаптацией персонала может возлагаться на различные структурные подразделения и должностных лиц, в зависимости от масштаба вашего учреждения (предприятия): отдел персонала, службу управления кадрами, отдел кадров, менеджера по персоналу, специалиста по кадрам и т. д.
Процесс адаптации персонала следует изложить в локальном нормативном акте, который может называться «Положение об адаптации персонала», «Инструкция по введению в должность новых работников», «Положение о прохождении испытания при приеме на работу» и т. д.
Это будет основной документ, в котором закрепляется информация об обязанностях и ответственности за различные этапы периода привыкания за должностными лицами организации.
Также необходимо определить, какие документы будут оформляться на каждом этапе процесса, разработать их формы и утвердить, приведя образцы документов в качестве приложений в локальном нормативном акте.
Продумайте, будете ли вы и каким образом поощрять работников, участвующих в процессе вовлечения новых сотрудников.
Возможно, для менеджеров по персоналу данная работа будет входить в их должностные обязанности, а вот для сотрудников, выбранных в качестве наставников, можно установить надбавки за наставничество либо предусмотреть меры нематериальной мотивации.
Данные положения можно включить как в локальный нормативный акт, так и разработать самостоятельное положение о наставничестве.
Безусловно, все должностные лица, участвующие в вовлечении новых сотрудников, должны быть ознакомлены под подпись с данными документами.
Формы и виды адаптации
Адаптация может требоваться работнику в различных ситуациях и к различным факторам, поэтому выделяют несколько ее видов:
- профессиональная адаптация персонала: осваиваются знания, умения и навыки определенной области трудовой деятельности;
- психофизиологическая: сотрудник привыкает к новым нагрузкам, как физическим, так и психологическим, осваивает специфику условий труда — уровень монотонности, ритм, шум, освещенность, вибрацию, организацию рабочего места;
- социально-психологическая адаптация: работник включается в жизнь коллектива, знакомится с его традициями, ценностями, нормами;
- организационно-административная: новичок знакомится с оргструктурой, взаимодействием своего подразделения с другими подразделениями организации, осознает свою роль в производственном процессе;
- экономическая: знакомство с системой оплаты труда организации, системой материальной и нематериальной мотивации, привыкание к новому уровню доходов;
- санитарно-гигиеническая: сотрудник осваивает новые требования производственной дисциплины, знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, привыкает готовить рабочее место в новых условиях, соблюдать требования техники безопасности и охраны труда, установленные на данном предприятии.
Адаптация персонала на предприятии может проводиться в самых различных формах. Формы адаптации персонала:
- обучающие мероприятия в виде лекций и семинаров;
- тренинги;
- индивидуальные занятия с наставником или коучем;
- стажировка на рабочем месте под руководством наставника.
- Некоторые мероприятия могут проходить как в стенах организации, так и на выезде, например на базе отдыха.
- Также мероприятия по вовлечению могут проводиться как силами работников организации, так и с помощью приглашенных тренеров и экспертов.
- Адаптация персонала в организации на примере зарубежного опыта позволит вам применить такие методы, как коучинг, баддинг, джоб-шедуинг, секондмент, дистанционное обучение (онлайн-курс).
Контроль за адаптацией
Адаптация — процесс необходимый. В период привыкания работник должен находиться под постоянным контролем со стороны должностных лиц, в чьи обязанности входит участие в данном процессе.
Это значит, что должны применяться этапы адаптации персонала, каждый из которых заканчивается промежуточной оценкой. То есть работник будет действовать по определенной программе, рассчитанной на определенный срок.
Каждый этап оформляется документами: письменными заданиями, отчетами о выполнении, оценкой наставника. Такая технология поможет в случае, если вы придете к выводу, что работник не прошел испытание, и решите уволить его по данному основанию.
Кроме того, программа исследования системы адаптации персонала будет основана на данных, отраженных в этих документах. С помощью аналитики вы увидите, насколько успешно функционирует ваша система, в чем и как ее можно скорректировать.
Помните, что существуют различные категории работников, нуждающихся в вовлечении и встраивании в имеющуюся структуру компании:
- выпускники учебных заведений, впервые поступающие на работу;
- работники, уже имеющие профессиональный опыт, поступающие в вашу организацию;
- работники вашей организации, переведенные на другую должность;
- женщины, вышедшие из отпуска по уходу за ребенком;
- работники-инвалиды;
- работники, прошедшие обучение на курсах повышения квалификации, и др.
Программа адаптации персонала, образец
Скачать
Особое мнение
У нас процесс адаптации начинается с оффера, где мы, кроме должности, обязанностей и зарплаты пишем о наших традициях, некоторых правилах, которые у нас приняты (например, о том, что у нас принято ко всем обращаться на «ты» независимо от статуса и возраста), четко ставим цели на испытательный срок и достаточно подробно описываем систему мотивации.
В процессе адаптации нового сотрудника мы хотим решить три задачи:
- принять окончательное решение, подходит нам человек или нет;
- вывести его на хорошую эффективность за максимально короткий срок;
- «заразить» человека компанией, дать понять, что здесь ему рады и готовы вкладываться в его развитие и комфорт.
Для этого, когда к нам приходит новый сотрудник, первые несколько часов его опекает специалист по персоналу — проводит экскурсию по офису, знакомит с людьми, которые ему понадобятся в первый день, и с непосредственными соседями. В первый рабочий день сотрудник получает подробный план действий с чек-пойнтами, презентацию о компании и общекорпоративных ресурсах. В конце дня специалист по персоналу спрашивает его о впечатлениях от первого дня.
С другой стороны, руководитель загружает нового сотрудника задачами и внимательно наблюдает, как сотрудник с ними справляется, какие вопросы задает, какого уровня инструктаж ему нужен.
В некоторых департаментах мы просим коллег заранее пойти большой компанией на обед и взять с собой нового сотрудника, чтобы он быстрее со всеми перезнакомился. Это похоже на практику buddy, принятую в некоторых западных компаниях.
В конце первой недели мы собираем короткую обратную связь от руководителя, коллег и самого сотрудника и по результатам корректируем что-то в наборе задач, если требуется. Потом такого же рода обратную связь мы обеспечиваем через месяц работы, а за пару недель до окончания испытательного срока уже полноценно собираем всю информацию.
Для не очень опытных сотрудников мы дополнительно выделяем наставника, который помогает разобраться с новыми задачами.
В сети World Gym процессу адаптации сотрудников мы стараемся уделять достаточное внимание. Ведь, как известно, решение о продолжении сотрудничества с компанией сотрудник принимает в первые недели. Поэтому нагрузка на начальный период максимально велика.
У нас в сети приняты несколько программ адаптации новых сотрудников. В первую очередь, welcome-тренинг — вводный приветственный тренинг, задача которого — познакомить с историей сети, брендом, ключевыми сетевыми мероприятиями. Т. е.
это такая эмоциональная живая история о сети. Здесь мы рассказываем о том, какие есть возможности у сотрудников.
Например, добиться титула «Лучшего сотрудника Лучшего Клуба сети» и поехать на международную конвенцию World Gym international в Лас-Вегас.
Еще одним важным этапом в адаптации у нас можно считать обучение. Этот блок достаточно большой и долгосрочный. Новому сотруднику мы передаем знание и понимание фитнес-продуктов Клуба, технологий работы, стандартов коммуникации и т. д.
Каждый новый сотрудник в рамках программы адаптации должен пройти и так называемый путь клиента. Здесь важно, чтобы сотрудник прочувствовал на себе, «а как это» со стороны клиента.
И еще один момент, важный в процессе адаптации. Это обязательное присутствие рядом наставника — человека, который на этих первых этапах будет поддерживать и вести новичка. Роль наставника комфортна не всем, поэтому выбор должен быть очень взвешенным.
Адаптация персонала: программа, примеры, внедрение
В этой статье мы остановим внимание на следующих вопросах
- Принципы и советы для максимальной эффективности адаптации персонала
- Как внедрить систему адаптации в компании и стимулировать новичков
- Какой экономии для компании помогает достичь профессиональная адаптация персонала
Также Вы узнаете
- Какую идею компании Enter удалось внедрить в своей системе адаптации, основываясь на сюжете «Звездных войн»
Нашему предприятию предстояли кардинальные изменения – было расширено производство, принято решение о необходимости привлекать множество новых сотрудников. Всех необходимых специалистов в своей республике найти не удавалось, поэтому начался поиск также по другим регионам. В том числе, из Санкт-Петербурга приглашен директор по качеству.
Естественно, мы не желали терять ценного сотрудника с зарплатой 100-200 тыс. рублей после прохождения испытательного срока, оплаты переезда (включая автомобиль, жилье, медицинскую страховку и прочие расходы). Для любой компании текучку кадров выгодной считать не приходится.
Поэтому задумались над созданием и внедрением на своем предприятии системы адаптации персонала, которая предназначалась для уменьшения текучести кадров.
Рассмотрим основные элементы, из которых и складывалась наша система адаптации персонала.
План работы новичка в первый день и первую неделю
План 1-го рабочего дня:
- Встреча со своим непосредственным начальником.
- Знакомство с коллективом – под руководством главы подразделения.
- Знакомство с рабочим местом – проводится руководителем подразделения.
- Знакомство с организационной структурой (руководитель подразделения).
- Просмотр корпоративного обучающего фильма, заполнение своей рабочей тетради сотрудника.
- Знакомится с куратором.
- Обязательный инструктаж по технической безопасности и др. (организуется специалистами отдела по охране труда).
План 1-й недели адаптации сотрудников:
- Изучение должностной инструкции, задавая появившиеся вопросы своему руководителю
- Изучение действующих программ обучения и развития в рамках встречи с руководителем, составляется график обучения.
- Также на данной встрече составляется график поездок и указываются их цели – при необходимости знакомства с работниками других подразделений.
- Уточнение у руководителя критериев, которые будут использоваться для успешности испытательного срока, с получением задач на данный период, рекомендаций для достижения поставленных целей.
- Изучение основных правил и положений в работе предприятия – предоставляются названия обязательных для изучения документов отделом кадров, их новому сотруднику нужно будет найти на корпоративном сервере самостоятельно.
- Знакомство с коллегами, узнать о задачах каждого из них, обсудить методы работы, обменяться своим опытом.
Бланк отчета нового сотрудника о первой рабочей неделе
Рассмотрим методы адаптации персонала, которые отлично зарекомендовали себя в нашей компании.
Программа адаптации персонала: 7 подходов
Обучающий фильм. Был снят 40-минутный ролик, в котором знакомили зрителя с информацией о нашем предприятии. В том числе, приводилась информация о производственном процессе, каналах продаж, брендах, стратегии, территории работы и др.
Была приглашена рабочая группа, которая занималась сценарием и съемками. В состав данной группы входили директор по качеству, техдиректор, коммерческий директор, начальник производства. За съемку ответственным стал сотрудник по работе со СМИ (из департамента маркетинга).
Отдельно приглашать пришлось только оператора-монтажера по договору подряда – выделив порядка 40 тысяч рублей за его услуги. Мы отказались от чрезмерной детализации информации в своем фильме.
Решили, что зрителям было вполне достаточно общего представления о нашем предприятии, а конкретные знания сотрудник сможет получить во время работы в своем отделе.
Наша компания стала первой в холдинге, которая занялась съемками такого фильма. Для налаживания обратной связи решили показывать свой фильм другим управляющим директорам, также вице-президентам и некоторым сотрудникам других фирм, входящим в нашу группу (фокус-группа состояла примерно из 20 человек).
Фильм был удостоен положительных отзывов от фокус-группы. Остальные предприятия последовали нашему примеру – сняв в этом же году свои обучающие фильмы. Такой подход сегодня активно применяется и в работе головной компании холдинга.
Предприятия нашей группы находятся в разных уголках страны, поэтому сотрудники не могут лично посещать головную компанию.
Обычно новички смотрят созданный фильм на 1-й либо 2-й день на рабочем месте. Затем сотрудник заполняет специальную рабочую тетрадь – чтобы убедиться в правильности ответов.
Предназначена такая тетрадь лишь для самоконтроля, можно указывать записи во время просмотра фильма либо общения с сотрудниками компании – проверять никто не будет.
Новичку следует самому понимать – при множестве неправильных ответов следует потом пересмотреть записанный фильм или уточнить возникшие вопросы у своих коллег.
Информирование о сленге предприятия. Учитывая специфику компании, в нашей работе используется множество аббревиатур, запомнить все из которых просто невозможно. Чтобы говорили сотрудники на одном языке, была составлена алфавитная таблица аббревиатур по алфавиту.
Располагается данный каталог на сервере, поэтому любой сотрудник может его загрузить себе и распечатать.
Мы оставили в своем каталоге свободные поля, чтобы сам сотрудник мог фиксировать свои комментарии либо указывать новые аббревиатуры, не зафиксированные в общем списке, но необходимые ему для работы.
Брошюра-руководство для новых сотрудников.
Предоставляется брошюра из 20 листов, с указанием имен, контактов и должностей сотрудников, информации о правилах трудового распорядка, организационной структуре предприятия, ответах на часто задаваемые вопросы, основных тезисах нашей политики. Также в данной брошюре приводится список задач, которые возлагаются на сотрудника во время испытательного срока. Предоставляются электронные и печатные брошюры.
Встречи новичков с работниками других отделов. Для всех новичков ассистент отдела формирует график встреч с работниками других отделов своей компании – департаменты маркетинга, продаж, производства, бухгалтерия и пр. Продолжительность каждой встречи составляет порядка часа, под руководством ведущего специалиста либо руководителя отдела.
Во время встречи работнику рассказывают о влиянии работы департамента на достижении общих стратегических целей компании, какие задачи отводятся отделу, какие вопросы новичку нужно будет обсуждать со специалистами подразделения.
Проводятся такие встречи на протяжении 2 первых недель работы новичка. Он сможет узнать – как разные сотрудники в компании взаимодействуют, на будущее понимать все этапы рабочего процесса и с кем обсуждать выполнение проекта. Встречи обычно проводятся отдельно для каждого новичка.
Хотя, если трудоустроились одновременно 2-3 сотрудника, встречи посещают вместе.
Нововведение было нормально принято руководителями подразделения, поскольку им было понятно – сегодня они посвятят час работы сотрудникам других отделов, а завтра их коллеги помогут вводить в курс дела уже нужных ему подчиненных. Такая помощь оказалась выгодной всем, поэтому новички всех отделов быстрее осваивали необходимую информацию о деятельности предприятия.
Куратор для каждого нового сотрудника. На роль куратора обычно приглашается работник с опытом работы от 3 лет, рекомендованный на данную должность своим руководителем.
Однако не следует кого-нибудь принудительно привлекать на данную роль (такая работа дополнительно не оплачивается) – поэтому нужно выбирать лишь среди желающих, подходящих под установленные требования.
Куратор будет помогать новичку полезными рекомендациями по специальности и работе, решать бытовые вопросы, если сотрудник перебрался из другого города. В том числе, посоветует лучшие места для аренды квартиры, поиска детских садов либо школ, фитнес-центров и пр.
Запрос обратной связи.Довольно распространенный инструмент в нашей работе. Для этого предлагаем бланк, который сотрудник может отправить коллегам по e-mail, попросив их заполнить. В том числе, можно попросить дать оценку и в устной беседе (необязательная процедура). Этому мы обучаем во время тематических семинаров.
Форма обратной связи для оценки работы сотрудника
Итоги испытательного срока. По результатам прохождения испытательного срока работнику нужно самому организовать свою встречу с руководителем.
Нам необходимо видеть инициативу со стороны каждого сотрудника компании, а не просто исполнение своих обязанностей. Новому работнику в рамках встречи предстоит подвести результаты работы в течение прошедших месяцев (3-6 мес.
, зависит от конкретной должности), сообщить о результатах своих задач, достижения определенных целей, поедлиться впечатлениями от работы.
Если руководителя устраивает новый подчиненный и готов оставить его в штате, новый начальник должен составить планы для работника на ближайшие полгода.
Результаты внедрения системы адаптации персонала
Результаты внедрение системы адаптация персонала. Каждый месяц в нашей компании проводится измерение уровня текучести кадров, с анализом данных в течение квартала и года. Благодаря программе адаптации мы смогли значительно изменить ситуацию в компании:
- текучесть кадров среди менеджеров среднего звена сократилась на 65% за год.
- уменьшение текучести кадров в числе топ-менеджеров на 30% за год.
- снижение числа увольняющихся за первое полугодие – на 250%.
- экономия средств компании на компенсации медосмотра работников. Ведь в работе пищевого предприятия подобные затраты необходимо компенсировать – экономия составила около 200 тыс. рублей ежегодно (за каждый осмотр порядка 3 тысяч рублей).
- снизили расходы на оплату обязательного обучения для сотрудников различных специальностей – примерно на 50 тысяч рублей в год.
Суммарный экономический эффект за счет системы адаптации в нашей компании достиг порядка 3 миллионов рублей. Также преимущества дополнились общим улучшением атмосферы в коллективе.
| Алексей Дмитриев, Директор по корпоративному развитию торговой сети Enter, Москва
Программа адаптации и наставничества в нашей компании нацелена на офисных работников. Программа под названием «Путь силы» (по мотивам «Звездных войн») внесла ряд улучшений в работу компании. Наиболее опытным сотрудникам отводится роль джедаев, новички же остаются падаванами. Сотрудник, ответственный за систему адаптации сотрудников, каждый день выгружает из учетной системы данные о работниках, которым предстоит скоро выходить на работу. Далее вручную назначает для каждого своего джедая. У нас установлены 2 правила – работать джедаи должны попарно, могут быть из любых подразделений, кроме того, куда будет устраиваться новый сотрудник. Работать попарно удобнее – учитывая разный график загруженности, также проще оказывается общаться с незнакомыми людьми. Когда джедаи утверждены, направляется им уведомление автоматически, также в календарь добавляется напоминание о дне выхода сотрудника на работу. Заочное знакомство. За день до того, как новый сотрудник выходит на работу, ему позвонит джедай – представится и попросить связаться с ним сразу после появления в офисе для встречи и обсуждения рабочих момент. Джедай в этот день также устанавливает, всё ли подготовлено для работы нового сотрудника – убеждается в наличии компьютера, необходимых программ, звонит начальнику отдела новичка, чтобы напомнить о выходе на работу нового сотрудника. 1-й рабочий день нового работника. Пара наставников встречает нового сотрудника утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. Как правило, для этого достаточно пары часов. Подобная встреча дает новичку понять, что его ждали. Последующие дни. У нового сотрудника есть возможность задать любые вопросы своим джедаям, к примеру, что делать при поломке стула либо для решения возникшего конфликта с коллегой. В конце испытательного срока он получает письмо, в котором мы просим оценить помощь джедаев. Наставникам за проделанную работу устанавливаются баллы для корпоративной игры «Олимпиада» — с целью поощрения отличных результатов наших работников. |
Светлана Кузьмичева, Заместитель вице-президента по производству и развитию ООО «Комос групп»gd.ru/
- Адаптация персонала
- система адаптации
Оцените публикацию
Адаптация новых сотрудников в организации
При столкновении с чем-то новым человек испытывает стресс – такова его суть. Природа своеобразного «страха перемен» проста – она объясняется инстинктом самосохранения. Привыкая в сложившемуся укладу жизни, человек подсознательно воспринимает перемену как угрозу личной безопасности и все новое причиняет ему дискомфорт.
По статистике, около 90% работников, уволившихся в течение полугода после поступления в компанию, приняли это решение в период первого дня нахождения в коллективе. Причина тому – отсутствие адаптации, игнорирование адаптационных мероприятий со стороны руководства компании.
Адаптация (от лат.
adapto) – процесс вхождения в гармоничное согласие с внешним миром с одной стороны, и со своими уникальными психологическими характеристиками – с другой, что подразумевает способность различать образы внешнего мира, субъективные образы, а также умение эффективно воздействовать на окружающую среду (из толкового словаря аналитической психологии).Адаптация является сложным этапом в жизни новичка, независимо от уровня его знаний, навыков или моральных принципов. Чтобы процесс «приживаемости» прошел легко и комфортно, в компании должна быть разработана четкая программа адаптации персонала. Ее миссия заключается в быстром и эффективном внедрении новичка в должность. Грамотно разработанная система позволяет снизить текучесть кадров, сформулировать перед сотрудником его задачи и цели, а также сократить естественную «приживаемость» работника в коллективе с 10-12 до 5-6 месяцев. Как проводить адаптацию персонала?
В зависимости от специфики компании и категории принимаемых сотрудников составляется индивидуальная программа адаптации. В случае, если она направлена на введение в курс дела новых работников, она имеет первичный вид.
К работнику, оказавшемуся на новой должности в результате ротации, а также к женщине, вышедшей на работу после длительного декретного отпуска на сохранившееся место, применяется вторичный вид адаптации.
Цель программы – максимально точно отобразить перед работником его рабочие обязанности и сделать процесс акклиматизации в коллективе более спокойным и плавным. Все элементы системы являются взаимосвязанными и взаимодополняющими.
Программа адаптации новых сотрудников проводится в следующих направлениях:1. Организационная.
Направлена на предоставление работнику информации об истории компании, ознакомление с ее структурой, внутренней культурой, основными правилами работы и распорядком рабочего дня.
Цель организационной адаптации – выстроить линию установок и принципов, которых обязан придерживаться сотрудник в процессе работы. Сотруднику предоставляется информация об оплате труда, системе штрафов, льгот, перспектив продвижения по карьерной лестнице.
2. Социально-психологическая.Новый сотрудник при поступлении на работу в компанию остается «один на один» с уже сложившимся коллективом.
На этом этапе важно помочь ему понять правила взаимодействия в коллективе и принять установленные нормы. Первым пунктом адаптации этого направления является официальное представление работника коллегам, руководству.
Данные мероприятия помогают преодолеть чувство скованности, «чужеродности», быстрее влиться в сформированный штат работников.
Большая удача, если новый работник в ближайшее время примет участие в корпоративном мероприятии. Такое взаимодействие наиболее эффективно раскроет и новичка, и коллектив.
3. Профессиональная.
Цель программы – введение сотрудника в круг его профессиональных обязанностей, а также выработка определенных личностных качеств для развития положительного отношения работника к его должности. В программе: ознакомление сотрудника с рабочим местом, инструктажами, условиями работы.
Новичкам, не имеющим опыта, предлагаются обучающие тренинги, семинары, лекции, инструменты дистанционного обучения, существующие в компании. Главная миссия программы – подготовка высококвалифицированных кадров для плодотворной работы в компании.
Алгоритм проведения программы и ее основные направления формируются менеджером по персоналу совместно с руководителем компании. Обычно в процессе задействованы три звена: руководитель, куратор (наставник) и работник кадрового отдела. Рассмотрим, как проводится адаптация новых сотрудников в реальности.
Подготовительная стадия
Кадровый работник готовит сопровождающую документацию, которая выдается работнику при поступлении в организацию.
Разрабатывается программа введения новичка в должность, составляется адаптационный лист, документы согласовываются со всеми участниками процесса. Избирается опытный наставник, курирующий нового сотрудника.
Его задача – оказывать помощь в любых вопросах, а также своевременную психологическую поддержку и полный рабочий инструктаж.
Начальная стадия
Включает организационные мероприятия по внедрению новичка. В зависимости от обстоятельств охватывает период от 7 дней до 3-4 недель.
Сотрудник знакомится с особенностями работы, проходит полную процедуру оформления, заполняет рабочую документацию, изучает структуру и специфику работы компании.
На руки он получает адаптационный лист (на время испытательного срока), – индивидуальную программу, в которой прописаны процессы, которые он должен освоить. К ней подбирается корректная система оценивания результатов.
На этом этапе будет уместно внедрение обучающей системы: курсы и тренинги помогут новичку структурировать необходимые знания, стать полноценным членом команды, а также понять первичные задачи и цели компании. Ранее мы публиковали статью о системе внедрения электронного обучения для развития персонала, рекомендуем к прочтению.
- Сопровождающая стадия
- Контрольная стадия
После прохождения начальных этапов сотрудник приступает к своим обязанностям. В процессе работы участвует наставник, который в начале дня проводит необходимые подготовительные инструктажи, а в конце рабочего дня оценивает результаты, обсуждает их с новичком и формирует план действий для улучшения деятельности. Итоги работы заносятся в адаптационный лист, выставляются оценки по каждому дню.Стадию контроля можно назвать сквозной, но не завершающей. На данном этапе происходит первая проверка со стороны руководства эффективности внедрения работника в новый коллектив. Проводится встреча сотрудника с руководителем, цель которой – получение информации о том, насколько новый работник осознал его роль в компании. Следующая проверка проводится не ранее, чем через 1-2 месяца, когда структурируется информация о профессиональных навыках и работе новичка в целом. Завершающая ревизия запускается в конце испытательного периода, все моменты проверки фиксируются в индивидуальной программе и отражаются в личном деле работника. По оценкам, выставленным в процессе всего испытательного срока, в дальнейшем составляется корректная программа профессионального развития сотрудника.Адаптация персонала считается завершенной, когда работники, привлеченные к программе, перестают быть «новыми» и эффективно справляются со своими обязанностями.
В современных развивающихся компания адаптация новых сотрудников должна рассматриваться не как прихоть руководства или система поблажек для новичков. Внедрение программы выгодно как сотрудникам, так и компании, так как в достижении общих целей обе стороны получают максимально эффективный результат.
Грамотно разработанная система адаптации помогает компании:
- Снизить текучесть кадров на 30-40%
- Получить квалифицированного работника
- Сформировать дружный, сплоченный персонал
- Создать механизм оценки управленческих и профессиональных компетенций работников
- Выявить проблемы в существующей программе подбора кадров
- Развить управленческие качества наставников и руководителей
Для менеджеров и руководителей, которые хотели бы научиться эффективным инструментам управления персоналом и применять их в собственной практике, Александр Фридман разработал авторские курсы «Управление выбором подчинённых: как заложить основу для правильной корпоративной культуры», а также «Контроль и координирование: как обеспечить выполнение делегированной работы». После прохождения двухмесячного обучения вы найдете ответы на многие волнующие вас вопросы, научитесь методам повышения уровня ответственности подчиненных и сможете грамотно построить индивидуальную систему управления персоналом. Ознакомиться с текущими курсами и записаться вы можете уже сейчас, перейдя по ссылке. Сотрудник, прошедший индивидуальную программу адаптации, быстрее вливается в коллектив, получает точную информацию о масштабах работы и специфике деятельности компании, лучше осваивает корпоративную культуру. Он быстрее преодолевает стрессовый период, который характерен для первых дней работы в новой организации, что помогает ему усвоить цели компании, и в полной мере раскрывает свои профессиональные навыки.
Поделиться в социальных сетях:
Как составить программу адаптации персонала в организации?
Бесплатная консультация юриста по телефону:
Перевод на новое место работы всегда связан с большим волнением и стрессом. Это не зависит от опыта, навыков и квалификации человека.
Как правильно составить проект адаптации новых сотрудников и внедрить его, о целях проекта и особенностях разработки читайте в материале ниже.
Пример и особенности программы адаптации персонала в организации
Программа адаптации это план введения в должность. Она нужна для установления единого процесса приспосабливания к новым условиям во всех компаниях. Специалисты утверждают что сотрудник «акклиматизируется» окончательно только спустя год работы на новом месте.
Самый сложный для новичка период – первые три месяца. Часто этот период совпадает с испытательным сроком. Если проект составлен правильно, срок «акклиматизации» персонала на предприятии может быть сокращен до шести месяцев.
План по внедрению на новую должность должен обладать следующими характеристиками:
- Четко определены роли всех тех, кто участвует в процессе;
- Проект тщательно спланирован;
- Его содержание предельно ясно.
Структура программы адаптации новых сотрудников
Адаптация новых сотрудников состоит из двух частей. Общая и индивидуальная.
Общая часть – призвана сформулировать некое общее представление об организации, особенностях, условиях труда, о коллективе и т.д. Включает в себя ознакомление с рабочим местом, личное знакомство со всеми сотрудниками организации, беседу с руководством.
Индивидуальная часть — как правило, составляется прямым руководителем, затем она должна быть согласована с руководителем направления и начальником отдела кадров. Включает в себя план по вступлению в должность, план оценки занятия должности и назначение куратора.
За 10 дней до окончания испытательного срока в отдел кадров отправляется отчет работника о проделанной работе за весь период. Кроме того, индивидуальный план с отзывами и оценками куратора и руководителя.
Цель программы
Главным образом проект адаптирования персонала в организации необходим чтобы была четко отработанная процедура приема новых работников.
Самая главная цель – простое и быстрое введение в курс дела, знакомство с новыми обязанностями, уставом предприятия и коллективом.
Правильно составленный план минимизирует ошибки, снижает первоначальный дискомфорт, повышает уровень квалификации работника уже на первой неделе.
Особенности разработки программы адаптации
Какого-то конкретного алгоритма составления программы нет. Документ должен быть ориентирован на специфику компании. Объединяет их только содержание нескольких этапов и похожие цели.
Кто отвечает за подготовку программы?
План по адаптации новых сотрудников, как правило, составляется менеджером по подбору кадров совместно с руководством, однако, в некоторых компаниях этим занимаются сами руководители. Часто они составляют только план вхождения в должность нового сотрудника, это относится больше к индивидуальной части программы.
В проекте участвуют:
- Руководитель;
- Специалист отдела кадров;
- Куратор;
- Претендент на вакантный пост.
План адаптирования на предприятии должны применять:
- Руководитель подразделений;
- Руководитель направлений;
- Отдел кадров;
- Генеральный директор;
- Куратор.
Результаты
Если план правильно составлен, результат не придется долго ждать.
- Издержки в период внедрения новичка в рабочий процесс будут сведены к минимуму;
- Текучка кадров будет снижена на 20%;
- У нового работника сформируется чувство удовлетворенности рабочим процессом;
- Трата времени начальства и других специалистов также будет сведена к минимуму.
Образец программы адаптации новых сотрудников
Процесс адаптирования состоит из 4 этапов. Каждый из этих этапов предполагает решение определенных задач, каждая из которых закреплена за определенным участником. Проект адаптации персонала в организации можно составить ориентируясь на пример ниже.
Образец программы адаптации персонала в организации
Стоит отметить, что процедура адаптирования нового персонала на фирме не регулируется законодательством Российской Федерации.