Электронный документооборот: трудовые книжки в электронном виде

Уже в 2020 году появятся электронные трудовые книжки, и они не смогут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

1 этап — 2020 год

Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Образец заявления работника на электронную трудовую:

Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:

2 этап — 2021 год

Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет.
Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.
Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной.
Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.

Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД

У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя:

Срок подачи в 2020 — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки.

Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года.

А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату.

В январе 2020 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 17 февраля 2020 (15 февраля оказалось субботой). В отчёте он укажет:

— информацию о переводе Алисы,

— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.

Если за весь 2020 год у вас не случится ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД нужно будет подать только в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.

Почему электронная трудовая — это хорошо

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой.

А эльба поможет?

Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.

Повторим: сдавать СЗВ-ТД нужно, только если в 2020 году вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о переходе на электронные книжки.

Статья актуальна на 03.07.2020

Подробная информация об электронных трудовых книжках

Основным документом, который содержит сведения о рабочем стаже гражданина, является трудовая книжка.

Это документ, в котором указываются все работодатели, должности, а также периоды работы на том или ином месте. Трудовая книжка необходима как для работников, так и для организаций.

Кроме этого, этот документ является основным при подсчете стажа, дающего право на получение пенсионных выплат.

Однако с развитием современных технологий привычные формы документов уходят в прошлое. Касается это и трудовых, представляющих собой небольшие книжицы на бумажном носителе. С 2020 года в нашей стране начинается процедура учета стажа в цифровой форме, но при желании работника сведения останутся на бумажном носителе и как таковой отмены не произойдет.

Электронные трудовые книжки

На сегодняшний день электронный документооборот приобретает все большую популярность и используется во многих сферах деятельности. Дискуссии же о том, переводить в электронный формат трудовые книжки или нет, ведутся довольно давно.

Противники перевода заявляют о том, что большая часть работодателей не готова отказаться от традиционного использования бумажных документов. Кроме этого, электронный формат неминуемо потребует специальной отчетности, что ляжет дополнительной нагрузкой на предприятия и бизнес.

Сторонники же введения электронных книжек говорят об упрощении документооборота, положительные стороны которого ощутят на себе, в первую очередь, граждане. Кроме этого, данные о трудовой деятельности, хранящиеся в электронном виде, имеют большую степень сохранности по сравнению с бумажными документами.

В целом, государство учло данные факты и приняло соответствующее постановление о переходе на иной формат, который начнет осуществляться с 2020 года.

Бланк трудовой книжки выглядит следующим образом:

Что должен делать работодатель, чтобы перейти на электронные трудовые книжки

Изменения, связанные с переходом на новую форму, затронут, в первую очередь, работодателей. Именно поэтому, по сути, 2020 год является переходным в этом отношении, то есть периодом, когда организации должны привести свой внутренний документооборот и локальные акты в соответствие с новыми требованиями законодательства.

Статья 2 вновь принятого закона определяет перечень мероприятий, которые должны произвести работодатели.

Краткая инструкция по шагам:

Внесение изменений во внутреннюю документацию организации. Установлено, что с момента вступления в силу поправок в ТК РФ работодатели обязаны привести в соответствие с новыми требованиями все имеющиеся у них локальные акты, касающиеся правил кадрового учета. Кроме этого, изменения должны быть произведены и в текстах должностных инструкций и некоторых иных документов, регламентирующих порядок учета стажа сотрудников.
Подготовка локальных актов. Закон обязывает в переходный период осуществлять уведомление сотрудников в письменном виде. Кроме этого, работники, которые пожелают оставить документ на бумажном бланке, имеют право на это путем подачи заявления.

Соответственно, организации обязаны подготовить проекты уведомления и заявлений в самостоятельном порядке.

Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки:

Рассылка уведомлений должна быть завершена до конца июня 2020 года.

Что касается форм документов, которые следует направлять в пенсионный фонд, то их разрабатывает непосредственно ПФР. Они же являются обязательными к использованию.

Нужно ли работнику заполнять заявление о переходе на электронный вариант

Переход на цифровые трудовые книжки, инициированный государственными органами, предполагает, что охват граждан в рамках данной реформы будет максимальным. В этой связи закон не обязывает граждан подавать какие-либо заявления для того, чтобы в отношении его трудовой деятельности применялись новые правила учета.

На работодателя же возложена обязанность уведомить работника в письменном виде о предстоящих изменениях. Таким образом, переход на электронный формат произойдет, по сути, в автоматическом режиме.

Можно ли по запросу работника оставить бумажный вариант

При подготовке рассматриваемых в статье изменений их инициаторы подчеркивали, что переход будет осуществляться исключительно на добровольной основе. На практике это означает, что те работники, которые захотят оставить документ на бумажном бланке, могут самостоятельно подать соответствующее заявление в кадровый отдел организации, где они трудятся.

Осуществить это необходимо до 31 декабря 2020 года. Если же заявления со стороны работника не поступит, то по истечению указанного срока его трудовая книжка ему будет выдана на руки, а весь учет его деятельности в качестве наемного сотрудника в дальнейшем будет осуществляться по новым правилам.

Какие сведения будет содержать документ

Введение электронных форм учета предполагает большую открытость сведений о трудовой деятельности граждан. Получить их можно как путем личного обращения, так и путем обращения к электронным порталам.

Кроме этого, иметь доступ к ней можно будет с мобильных устройств через соответствующее приложение. Внесение какой-либо платы, госпошлины или осуществление сбора за предоставление подобного рода сведений закон не предусматривает.

При необходимости граждане могут получить и бумажную выписку из ПФР, которую можно использовать как обычный бланк трудовой книжки. При этом ее объем будет аналогичен тому, что содержался в традиционных документах.

К числу подобных сведений относятся:

личные данные работника;
места работы (работодатель);
должности;
квалификация;
периоды работы;
основания для приема и увольнения;
реквизиты соответствующих документов.

Плюсы и минусы нововведения

Введение цифрового формата учета трудовой деятельности имеет следующие положительные стороны:

техническое упрощение документооборота;
надежность и сохранность сведений;
простота в получении выписки;
невозможность искажения сведений о стаже.

Минусов в данном случае практически нет, однако следует учитывать, что организации могут понести бюрократическую нагрузку, связанную с предоставлением дополнительной отчетности в ПФР.

В какие сроки будет происходить переход

Конкретных сроков завершения перехода на электронные документы попросту нет, поскольку эта процедура является добровольной и многие граждане, решившие сохранить бумажный бланк, смогут это сделать.

Однако необходимость в оформлении нового документа при первом поступлении на работу исчезнет после наступления 2021 года. Таким образом, осуществление полного перехода на такой документооборот предполагает определенную степень поступательности.

Как будет происходить процесс ведения электронных трудовых книжек

Учет трудовой деятельности работников будет осуществляться пенсионным фондом. Работодатели же обязаны подавать сведения о ней. Для этого предусмотрена специальная форма СЗВ-ТД.

Установлено, что работодатели будут обязаны подавать его в ПФР при приеме или увольнении сотрудников. Причем сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, который следует за датой издания приказа.

Небольшие организации (до 25 человек в штате) вправе предоставлять отчетность как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Более крупные предприятия должны подавать сведения только через интернет посредством специальной программы, предоставляемой ПФР бесплатно.

При этом допускается использование программ сторонних разработчиков. Подписываются электронные отчеты усиленной ЭЦП.

Как оформить электронную трудовую книжку

С 2019 года у всех работников появилась возможность оформить электронную трудовую книжку. Каждый сам решает, переходить на новый формат или нет. О любом своем решении необходимо сообщить работодателю до 31 декабря 2020 года. При этом без согласия работника книжку не переведут в электронный формат.

Уже с 2021 года новые бумажные книжки заводить не будут. Человек, который впервые устроится на работу в 2021-м и позже, сможет оформить только электронную трудовую книжку. В чем ее преимущества и как ей пользоваться — в материале mos.ru.

Прежние данные в новом формате

Электронная трудовая книжка всегда будет доступна в личном кабинете на портале Пенсионного фонда России и на портале госуслуг. В ней сохранятся практически все сведения, которые есть в бумажной версии.

Это информация о работнике, даты приема и увольнения, место работы, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, вид работы, основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа) и причины прекращения трудового договора.

Преимущества: доступность и достоверность

Работник с электронной трудовой книжкой всегда сможет посмотреть свой стаж. Для этого не нужно обращаться в отдел кадров и запрашивать копию, также не потребуется отдавать трудовую при приеме на работу.

Кроме того, можно самому контролировать достоверность внесенных данных. Если в трудовой книжке допущена ошибка, всегда можно это отследить и сообщить об этом руководству.

Также с помощью электронной трудовой пенсию можно оформить дистанционно без подтверждающих документов. Для этого потребуются только данные лицевого счета.

Выбор за работником

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии необходимо подать работодателю до 31 декабря 2020 года. Однако могут быть исключения, когда работник вправе подать его в любое время. Например, если человек находился на больничном или в отпуске, а также если вообще не был трудоустроен.

Если оформить электронную книжку, то работнику выдадут ее бумажную версию с записью о сделанном выборе. Она не потеряет своей силы и будет использоваться наравне с электронной. Ее нужно обязательно сохранять, так как в ней содержатся сведения о работе до 2020 года. В электронной версии их не будет.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В будущем работник сможет подать заявление и перейти на электронный формат.

Подробнее об электронной трудовой книжке

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Что теперь делать? Разберем по шагам

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам

Подробнее

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.

Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция.

Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно.

Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.

Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

что изменилось в законодательстве;
что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников.

И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

Прием на работу.
Постоянный перевод.
Увольнение.
Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ
Пример заявления 216.1 КБ
Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Скачать

Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде

Вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу и отражения норм в законодательстве обсуждался на заседании Правительства России 28 июня 2018 года.

В соответствии с данными поручениями Минтруд России подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)», а также подходы к ведению кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые были в основном поддержаны.

О законопроекте об «электронной трудовой книжке»

Минтруд России предлагает принять в 2019 году законопроект об «электронной трудовой книжке». Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении.

Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Минтруд России планирует на следующей неделе разместить законопроект на общественное обсуждение.

О ведении кадрового документооборота в электронном виде

Также сообщаем, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд России провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Татнефть» им. В.Д. Шашина, ООО «Агроторг».

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений.

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности.

Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.
Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.
Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о «трудовой книжке» норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации, что зафиксировано в протоколе РТК от 7 сентября 2018 года.
Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, в соответствии с проектом паспорта национального проекта «Цифровая экономика в Российской Федерации» планируются в следующие сроки:

декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,
июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Таким образом, информация в публикации в газете «Коммерсант» «Труд отторгает электронный учет» от 19 октября 2018 года не соответствует действительности.

Электронные трудовые книжки: почему это хорошо и что будет дальше #документооборот #СЭД #ECMJ

Кому выгоден перевод трудовых книжек в электронный вид? И почему работодателям и государству важно развивать это направление?

Так ли нужны трудовые книжки в современном мире?

Если рассуждать по-крупному, сведения из трудовых книжек нужны в следующих случаях:

Работодателю при принятии на работу сотрудника. Как минимум, для корректного исчисления стажа при расчёте больничных. Как максимум, убедиться, что на собеседованиях сотрудник сообщил правдивую информацию о предыдущем опыте работы;
Пенсионному фонду требуется подтверждение страхового стажа при расчёте будущей пенсии по старости для конкретного человека. Согласно п.2, ст.3 Федерального закона № 400 от 28.12.2013 «О страховых пенсиях» страховой стаж – это суммарная продолжительность периодов работы и/или иной деятельности, за которые уплачивались страховые взносы в ПФР, а также других периодов (служба в армии, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет и т.д.).

Казалось бы, для расчёта стажа ПФР может использовать данные начисления взносов по конкретному человеку разными работодателями, так как они уже находятся в распоряжении ПФР. Сложность в том, что до появления СНИЛСов (1996 г.) работодатели делали перечисления в ПФР в целом по организации без деления суммы перечислений на конкретных работников. Поэтому подтверждением факта работы до 1996 года у конкретных работодателей будет именно трудовая книжка.

Ещё одна проблема заключается в недобросовестности отдельных работодателей, которые не всегда перечисляют взносы за своих работников, хотя должны. В такой ситуации трудовая книжка позволит Пенсионному фонду корректно высчитать страховой стаж.

Подтвердить стаж можно не только с помощью трудовой книжки — об этом пишет и сам ПФР на своём сайте. В качестве доказательства можно предоставить трудовые договоры, справки с мест работы и т.д. Но сотруднику удобнее принести в Пенсионный фонд не кипу документов, а всего один – трудовую книжку.

Почему выгоден переход на ЭТК?

Перейти на электронные трудовые книжки (ЭТК) выгодно всем по разным причинам.

В случае с бумажными трудовыми книжками нередко возникали ситуации, когда работодатель не выдавал их работнику, не отмечал те или иные позиции в документе и допускал ошибки при внесении данных. В конечном счёте страдал работник, который никак не был застрахован от таких ситуаций.

Электронные трудовые книжки решают эти проблемы. А ещё у работника появляется доступ к сведениям о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте ПФР. Он может:

контролировать действия работодателя: своевременно ли последний передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР;
не ждать выдачи трудовой книжки на руки при увольнении: можно будет запросить сведения в личном кабинете на сайте ПФР либо через МФЦ и передать их будущему работодателю.

Работодатель также выигрывает от перехода на ЭТК:

с него снимается ответственность за хранение бумажных трудовых книжек;
за счёт использования сервиса ПФР исключаются человеческие ошибки при передаче сведений о трудовой деятельности.

В целом снижается риск потерять трудовую книжку. Это актуально и для работников, и для работодателей.

Возможно, не все работники психологически готовы отказаться от понятной бумажки в пользу непонятного личного кабинета на сайте ПФР. Работодателю стоит поддержать государство и разъяснить сотрудникам их выгоды, чтобы в выигрыше были все.

Как ещё улучшить работу с ЭТК?

Передача сведений о трудовой деятельности в ПФР – первый большой шаг на пути к полному отказу от бумажных трудовых книжек. Есть ещё как минимум 2 шага, которые необходимо сделать.

Сегодня отказ от ведения бумажной трудовой книжки не избавит работника от необходимости хранить трудовую и предоставлять её при трудоустройстве. Причина кроется в том, что работодателей обязали передавать данные только о последних кадровых событиях.

Информация о более ранних, которые имели место до 2020 г., останется исключительно в бумажной трудовой книжке. С решением проблемы помогла бы оцифровка бумажных трудовых.

У ПФР нет возможности получить эти сведения из других ведомств, поэтому такие работы лягут полностью на работодателей.

Например, Ивану Ивановичу 50 лет, он сменил 7 мест работы, у него было несколько повышений на каждом предприятии. Таких Иванов Ивановичей на крупном заводе может быть тысяча. Кадровики рискуют потратить несколько лет на передачу в ПФР всего объёма сведений. Облегчить задачу может наличие учётной кадровой системы и настроенная интеграция с сервисом ПФР.

Сейчас у работодателя нет возможности проверить сведения о трудовой деятельности работника до 2020 г., которые он предоставляет при трудоустройстве. Проблемы бы не возникло, если бы у работодателей был прямой доступ к сведениям, хранящимся в ПФР. Аналогичный механизм уже реализован в банках.

Для принятия решения о выдаче кредита банк отправляет запрос о перечисленных взносах в ФНС напрямую и практически мгновенно получает ответ. При этом не требуется оформление справки 2-НДФЛ. Единственное, банк просит у человека, который оформляет кредит, письменное согласие на осуществление таких действий. Реализация механизма была бы полезной и для работников.

Это избавило бы их от необходимости запрашивать сведения о трудовой деятельности в личном кабинете ПФР или через МФЦ.

Законопроектов, касающихся этих направлений развития работы с ЭТК, пока нет. Но мы ждём соответствующих решений от ПФР в ближайшее время.

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик Directum