Порядок внесения изменений в штатное расписание: порядок, ТК РФ

Работодатель самостоятельно решает, когда и как ему следует изменить штатное расписание (ШР).

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует.

Изменения в ШР могут вноситься  по мере необходимости, как того требует бизнес или экономическая ситуация.  В случае спора суды НЕ рассматривают вопрос целесообразности изменения штатного расписания.

Способы изменения штатного расписания

Рано или поздно в компании возникает необходимость:

• Добавить новую штатную единицу или даже целое подразделение,
• Исключить должность (или подразделение),
• Уменьшить количество единиц по одной должности,
• Изменить оклады или тарифные ставки,
• Ввести или убрать надбавки,
• Переименовать подразделения или должности.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Утвердить новое штатное расписание

Если требуется внести большое количество изменений в действующее штатное расписание, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание). Этот вариант подходит также для маленьких организаций и ИП.

Нужно составить ШР заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером. Как правильно утверждать ШР, читайте в этой статье.

Плюс этого способа в том, что новое штатное расписание будет показывать реальную картину, вы не запутаетесь ни в количестве единиц, ни в величине окладов.

Минус — не зафиксировано, как и когда штатка менялась, чтобы проанализировать эффект от изменений.

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание

Если же изменений немного, или предусмотрена сложная процедура согласования нового ШР, то руководителю организации достаточно издать приказ (по основной деятельности) о внесении изменений в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, его номер, дата составления и другие реквизиты остаются прежними.

Заголовок приказа может звучать так: «Об изменении штатного расписания»,  «О внесении изменений в штатное расписание» и др.

В преамбуле приказа указываем причины, по которым в штатное расписание вносятся изменения (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.). В распорядительной части описываем сами изменения.

  Если организация имеет сложную структуру, целесообразно указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения.

Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Если в штатное расписание добавляются новые единицы, то нужно указать:

• наименование  структурного подразделения (если у вас в штатке были структурные подразделения);
• наименование должностей и количество штатных единиц по ним;
• дата, с которой изменения вступают в силу (приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников).

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены должностные лица, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов. Всех работников с таким приказом не знакомят.

Когда вносить изменения при сокращении штата

Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – отдельных должностей. Возможно одновременное сокращение и численности, и штата.

Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения. В приказе должны быть определены:

• наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
• дата, с которой изменения вступают в силу.

Учитывая, что о предстоящем увольнении по сокращению работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. То есть, дата утверждения нового ШР (или дата издания приказа о внесении изменений в ШР) будет на два месяца раньше, чем дата введения изменений в действие.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В некоторых организациях  с этим приказом знакомят и работников, которых касается сокращение. Законом такая обязанность не предусмотрена, т.е. это не обязательно.

При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.

• В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
• Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
• Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе.

Все правила увольнения в книге «Интересные судебные решения и находки кадровиков по вопросам сокращения штата»

Изменение штатного расписания при увеличении окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, приказ о внесении изменений в ШР тоже издается. В таком приказе определяется:

• перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;
• новый размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;
• дата, с которой изменения вступают в силу.

С этим с приказом должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Обратите внимание!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

 После внесения изменений в штатное расписание с работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

В примере мы рассмотрели увеличение окладов. Как правило, это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников. Но в последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ.

Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера.

Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников.

Как правильно уволить в связи с отказом от изменения условий ТД – в книге «Как правильно расторгнуть договор, если работник отказывается от изменения условий договора».

Изменение штатного расписания при переименовании должностей или структурных подразделений

При переименовании должности у работника не меняется ничего: ни трудовые обязанности, ни режим работы, ни условия оплаты, ни другие условия трудового договора – только название должности.

Если переименовывается отдел (или иное структурное подразделение), то меняться должно только название, функции подразделения не пересматриваются.

Если вы хотите структурные подразделения разделить или объединить, передать другие функции, то это уже не переименование, а организационные изменения.

Когда этот приказ вводить в действие? Здесь уже нет единого мнения у кадровиков и юристов.

Одни считают, что наименование должности (профессии) является обязательным условием трудового договора, поскольку определяет трудовую функцию.

Поэтому изменить штатное расписание сразу нельзя, а только через два месяца после утверждения (по правилам статьи 74 ТК РФ: предупредить работника за 2 месяца о переименовании, потом заключить дополнительное соглашение к ТД).

Но изменять условия ТД можно только при изменении организационных или технологических условий труда, и только в случае, если прежние условия нельзя было сохранить.

Другие считают, что условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника.

И вводить изменения в штатное расписание можно сразу после утверждения.

Хотя надо сказать, что и в этом случае необходимо оформлять с работником соглашение к трудовому договору, потом вносит изменения в кадровые документы работника, содержащие наименование должности (профессии) – в личную карточку, трудовую книжку, личное дело.

Штатное расписание: правила составления, законодательные нормы, подводные камни

Вопросы, рассмотренные в материале:

• По каким правилам составляют штатное расписание организации
• Как составить штатное расписание в 1С
• Как утверждается штатное расписание
• Как внести изменения в утвержденное штатное расписание
• Для чего нужна штатная расстановка
• Что может грозить организации за отсутствие штатного расписания

Штатное расписание компании — это документ, в котором отражен состав и число штатных сотрудников. Стандартный вариант его включает в себя перечень должностных позиций, сведения о количестве работников предприятия и оплате их труда.

Относительно последнего пункта указывают размеры окладов, надбавки и месячные отчисления. Заполнение штатного расписания должно вестись с учетом ряда правил. «Штатное расписание: оформляем по всем правилам» — так звучит тема нашей статьи.

Каковы общие правила составления штатного расписания

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров. Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

• по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
• какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
• кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
• из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
• с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
• ТК РФ;
• Единая тарифная сетка РФ.

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

• руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
• отделы производственного назначения;
• вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.

Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться.

В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется.

Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.

Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.

Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3

Как составить новое штатное расписание организации

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия.

Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

Следующая строчка, которая начинается со слов «на период», необходима для обозначения срока актуальности штатного расписания (год, как правило) и даты, когда оно начинает действовать. Затем в документ вписывают штатных единиц и заполняют основные столбцы.

1. Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

• финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
• если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.

1. Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);

Особенности внесения изменений в штатное расписание: порядок их оформления и утверждения

Давайте рассмотрим, что это за процедура, как часто можно вносить изменения и как сделать всё правильно, чтобы не нарушить закон и права работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Требования законодательства

Никаких ограничений на то, сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание, не устанавливается. Другими словами, работодатель имеет полное право корректировать расписание так часто, как ему будет угодно. Другое дело, что непрекращающееся внесение правок может вызвать чрезмерный интерес у трудовой инспекции.

Трудовым кодексом накладываются ограничения только на основания для изменения количества и качества персонала. Другие же аспекты в рамках, соответствующих собственным уставным правилам компании, каждая отдельная организация вольна регулировать, опираясь на собственные интересы и сложившуюся в фирме ситуацию.

ВАЖНО! Если планирующееся внесение изменений в расписание подразумевает увольнение части работников в связи с проводящимися сокращениями, то согласно ст. 180 ТК РФ эти лица должны быть об этом решении уведомлены не менее чем за два месяца до фактического увольнения.

В этом случае выпускается специальный приказ, который дают для изучения увольняемому работнику, после чего тот должен собственной подписью подтвердить, что он предупреждён.

Это делается для того, чтобы потеря работы не была для людей как гром среди ясного неба, чтобы они за предоставляемые им два месяца успели подыскать себе какую-нибудь другую работу.

Правило о предварительном оповещении относится не только к сокращениям. Аналогичная процедура должна проводиться при введении любых других изменений, которые существенно сказываются на рабочих условиях сотрудников. Таковы, например, размер зарплаты, профессиональный разряд, название профессии и другие.

Приведем в пример ст. 81, п. 2 (сокращение персонала), в этой статье идет речь о ситуации возникшей после увольнения, то есть сокращения части коллектива. Через какое-то время были наняты люди с идентичными должностными обязанностями.

В данном случае сокращения были проведены не в соответствии с законодательством.

В связи с чем делают?

Когда можно вносить изменения в расписание? Рассмотрим самые частые причины, в связи с чем может возникнуть такая необходимость:

• реорганизация фирмы, сопровождающаяся оптимизацией её структуры и увеличением или уменьшением существующих должностей (о том, как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации, можно узнать здесь);
• спад объёмов производства, влекущий за собой необходимость в снижении количества работников в штате;
• расширение компании, требующее набора рабочей силы и появления новых штатных единиц;
• изменение количества денег, выделяемых на выплату зарплаты;
• внесение изменений в названия должностей.

Список далеко не исчерпывающий, но именно описанные ситуации чаще всего вынуждают работодателей корректировать штатное расписание.

Порядок внесения корректировок

Увеличение или уменьшение оклада

Если директор предприятия пришёл к заключению, что необходимо повысить сотрудникам зарплаты, добавить какие-либо надбавки и дополнительные выплаты, то обязательно потребуются корректировки в штатном расписании. Внести и утвердить их можно приказом, включающим в себя:

• перечень сотрудников, которых напрямую затрагивают изменения;
• обновлённые суммы выплат и надбавок;
• день, с которого изменения будут претворяться в жизнь.

Так как по закону, а именно – части второй ст. 57 ТК РФ размер и условия начисления заработной платы и всех прочих выплат фиксируются строго в трудовом соглашении, любые принятые изменения нужно закреплять в нём же. Поэтому просто оповестить сотрудников недостаточно.

С каждым из них требуется заключить соглашение, дополняющее трудовой договор, и в этом самом соглашении зафиксировать все корректировки в начислении разнообразных выплат.

Гораздо больше проблем возникает, если было принято решение не увеличить оклад, а напротив, его сократить.

ВНИМАНИЕ! Уменьшать выплаты без подтверждённого разрешения сотрудника считается легальным только в тот момент, когда предприятие испытывает действительно серьёзные и зафиксированные документально материальные проблемы. Правда, такая «уважительная причина» сотрудника, конечно, не утешит.

Если же работодатель пытается принудить работника к согласию на сокращение зарплаты, в том числе пытаясь давить своей властью, применяя угрозы в духе «не хочешь работать за меньшие деньги – не работай здесь вообще», это самое настоящее и очень грубое нарушение трудового законодательства и есть повод начать с таким директором судебное разбирательство.

Расширение или сокращение штата

Если у компании всё хорошо, она растёт и развивается, рано или поздно ей потребуется увеличить свой штат – создать новые рабочие места или целую отдельную службу/филиал. Для этого также нужно издавать приказ о корректировка расписания. В приказ должны быть включены:

• название созданной службы или отдела;
• все новые должности и количество набираемых сотрудников;
• ставки и оклады;
• дата приобретения корректировками актуальности.

Такой приказ можно вводить в действие немедленно – ведь он никоим образом не касается интересов сотрудников, которые в компании уже работают, а значит, их информирование и получение согласия совсем не обязательны.

Если штат, наоборот, сокращается, то в приказе пишутся:

1. Кандидаты на увольнение.
2. Дата проведения увольнений.

ВАЖНО! Нужно внимательно выбрать сокращаемых людей, чтобы они не попадали в те категории граждан, которые сокращениям не подлежат.

В каких случаях требуются дополнительные поправки в штатное расписание?

Если ставка или фиксированный оклад сотрудника составляется в какой-то зависимости от МРОТ, то при его изменении, конечно, также потребуются правки в штатном расписании.

Если же доход большинства сотрудников зависит значительно от этой величины, то разумнее всего будет не изменять старое, а составить новое расписание с учётом всех планирующихся изменений, поправок и корректировок. При этом должны учитываться выдержки из законодательства: все должно идти четко по пунктам установленных правил.

Узнать о том, как правильно внести изменения в штатное расписание, а также посмотреть инструкции по оформлению этого документа, можно здесь.

Оформление приказа для утверждения

Законом не устанавливается никаких ограничений в отношении работника компании, который занимается составлением такого рода бумаг. Самое главное, чтобы он умел их правильно писать и ему были предоставлены для этого все необходимые внутренние полномочия.

Чаще всего это бухгалтеры, работники юридического подразделения предприятия или секретари. Вне зависимости от того, кто вносит изменения и занимается их оформлением, приказ обязательно передаётся лично в руки директору компании, чтобы тот поставил на нём свою подпись для его утверждения.

СПРАВКА! Какого-то единого образчика или бланка государство также не предоставляет, поэтому каждая компания может составлять его так, как пожелает – в свободной форме на самом простом чистом листочке А4 или отпечатать на специально разработанном фирменном бланке с логотипом организации.

Важно, чтобы в тексте документы были чётко прописаны:

1. название и реквизиты организации;
2. уникальный номер и день написания;
3. причины для внесения изменений;
4. исчерпывающий перечень корректировок.

Какие сотрудники должны также поставить свою подпись на документе?

Экземпляр приказа требуется обычно один, после подписания от отправляется в папку, предназначенную для действующих в конкретном рабочем периоде нормативных актов и местных указов, после исполнения и потери актуальности обычно перенаправляется в архив, где хранится вместе с остальными аналогичными документами.

Необходимые документы

Служебная записка

Перед непосредственным выпуском приказа начальство должно обратиться к сотрудникам, чтобы рассказать им о планирующихся действиях, узнать их мнение по этому поводу.

Для ознакомления выпускается особая служебная записка, которая доносится до тех людей, в условиях работы которых хотят что-нибудь поменять. Они знакомятся с ней и выражают своё мнение по представленным проблемам.

Именно на основе этой записки и принимается окончательный перечень корректировок, который позднее находит своё отражение в приказе.

Скачать образец служебной записки

Ходатайство

Работники компании могут повлиять на изменения по распределению должностей. Для этого сотрудником в письменной форме составляется обращение к начальству, в теле которого он и излагает свои пожелания.

Скачать образец ходатайства

Этот документ составляется уже после выпуска приказа. Он предназначен для того, чтобы проинформировать работника, в отношении которого вводятся серьёзные корректировки. Кроме того, ознакомление с последними член коллектива должен подтвердить – расписаться в специальном поле уведомления.

Скачать образец уведомления о корректировке условий трудового договора

Подробно о том, какие документы нужны для внесения изменений в штатное расписание, читайте в отдельном материале.

Нужно ли оповещать работников?

Работников следует письменно оповещать об изменении штатного расписания (и более того, требовать их личные подписи в подтверждение того, что они ознакомлены с приказом). Случаи эти следующие:

1. Рост или сокращение заработной платы (включая и различные надбавки к ней).
2. Изменения в названии должностей (перевод на другую должность или просто смена ее наименования).
3. Изменения в наименовании структурного подразделения, прописанного в трудовом соглашении и в трудовой книге.
4. Смены должности (например, при повышении).
5. Проведении сокращений в штате.
6. Прочие изменения условий труда, указанные в трудовом договоре.

СПРАВКА! Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы.

• Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.
• Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 
• +7 (499) 938-59-45Это быстро и бесплатно!

Внесение изменений в штатное расписание

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

• приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
• приказом об утверждении нового штатного расписания.

«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

Узнать больше

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены

Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание.

С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.

2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

• изменения оклада;
• переименования должностей;
• переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• перевода на другую должность;
• сокращения штата;
• в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Внесение изменений в штатное расписание

22.01.2019

Абсолютно в каждой организации процесс набора сотрудников осуществляется не по прихоти начальства, а в соответствии с главными документами, на основании которых компания функционирует.

Одним из таких документов, безусловно, является штатное расписание, которое содержит в себе важные сведения о подразделениях данной компании, о количестве единиц сотрудников в каждом из них и т.д.

Более того, штатное расписание включает в себя и данные об установленном окладе для каждого служащего.

В процессе функционирования предприятия у его руководителя может появиться необходимости во внесении в действующее штатное расписание определенных поправок. Это можно быть связано с самыми различными изменениями, например, с внедрением новых методов производства, с расширением компании, а также с иными обстоятельствами.

Сразу следует отметить, что редакция существующего штатного расписания представляет собой достаточно серьезную процедуру, к которой каждый директор должен относиться с максимальной ответственностью.

Неверно составленное штатное расписание может быть признано недействительным уполномоченным органом. Кроме того, любая проверка трудовой инспекции непосредственно связана с внимательным изучением именно этого документа.

Выявление там различных ошибок может являться полноценным основанием для последующего установления соответствующих мер ответственности в отношении работодателя.

Еще одним важным нюансом будет являться и тот факт, что обязанность по грамотному составлению штатного расписания, а также по надлежащему внесению поправок в него, возлагается не только на руководителя компании, но и на других лиц.

В частности, в процедуре формирования данного документа всегда принимают участие начальники отдела кадров. Помимо этого, определенные сведения, включая, например, систему оплаты на конкретной должности, должны быть внесены туда главным бухгалтером.

После указания в документе необходимой важной информации, абсолютно все лица, которые принимали в этом участие, должны поставить собственные подписи в положенном месте.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Процедура внесения необходимых изменений в действующее штатное расписание осуществляется на основании статьи 72 ТК РФ. Там сказано, что начальным этапом в этом процессе всегда должно являться издание соответствующего приказа. Решение может быть принято руководителем компании либо иным лицом, которое обладает всеми необходимыми полномочиями.

Дальнейший порядок процедуры внесения изменений во многом будет зависеть от непосредственных причин поправок.

Например, если речь идет о смене организацией своего прежнего названия – о данном факте обязательно должны быть уведомлены все сотрудники данного учреждения.

При этом следует учесть, что уведомления им нужно разослать заранее, не позднее, чем за два месяца до вступления всех изменений в свою законную силу.

Следующим этапом по внесению редакций в действующее штатное расписание, станет изготовление уполномоченными лицами необходимого пакета документов.

Делать это нужно в соответствии с официальным перечнем, который устанавливается действующими законодательными нормами.

Одним из таких документов будет являться служебная записка, которая будет содержать в себе информацию о необходимости внесения поправок. Тут же указываются и непосредственные причины появления подобной необходимости.

Например, такой причиной может являться увеличение объемов регулярно производимой продукции и постоянных заказов. Этот факт, в свою очередь, ведет к необходимости увеличения количества сотрудников на определенных должностях.

Может быть и наоборот – причиной для внесения изменений будет являться резкое сокращение объема продаж. Это может привести к необходимости уменьшения текущего штата сотрудников.

Вне зависимости от конкретных причин, главное – чтобы они были просто и понятно указаны в служебной записке.

Если речь идет о сокращении штата, работодателю нужно не забыть о дополнительных и важнейших аспектах данной процедуры. В частности, каждому из сокращаемых сотрудников необходимо выдать специальное уведомление. Кроме того, при наличии в данной организации других подходящих должностей, все они должны быть предложены служащим.

Более упрощенная процедура сокращения будет действовать в том случае, если должности, которые нужно убрать, являются вакантными. В такой ситуации работодатель может приступить к данному процессу сразу же, без выдержки двухмесячного срока.

Обоснование внесения изменений

Штатное расписание для каждой конкретной компании всегда составляется в индивидуальном порядке, с обязательным учетом объема регулярно выполняемых задач, а также иных дополнительных факторов. Однако, как показывает существующая практика, компанию, которая постоянно работает на основании одного и того же штатного расписания, можно встретить достаточно редко.

Это вполне объяснимо, ведь с организацией могут происходить самые различные изменения, включая слияние с другими компаниями, изменения текущего направления деятельности и т.д. Помимо этого, причинами для появления необходимости внесения поправок могут выступать и различные денежные вопросы, например, увеличение окладов, изменения в тарифной сетке и иные события.

Если же говорить о главных основаниях осуществления всех этих изменений – таковыми всегда будут являться различные документы.

Нередко это бумаги бухгалтерской отчетности – справки о доходах за последний временной период, подтверждение факта сокращения регулярной прибыли и т.д.

Главное, чтобы это документальное основание было отмечено в самом штатном расписании. В противном случае, созданное расписание может быть признано полностью недействительным.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Решение о необходимости внесения изменений в существующее штатное расписание всегда должно приниматься руководителем компании либо иным лицом, у которого имеются все требуемые полномочия. В дальнейшем данное решение фиксируется в главном документе – соответствующем распоряжении начальства.

Сразу следует отметить, что унифицированной формы такого приказа действующими законодательными нормами не предусмотрено. Следовательно, у руководителя имеется полноценное право на разработку собственного бланка, который потом может использоваться в компании, при возникновении подобной необходимости.

В созданном приказе должны содержаться следующая основная информация:

• дата, с которой все указанные изменения должны вступить в свою законную силу;
• ссылка на служебную записку либо иной документ, который является главным основанием для внесения соответствующих изменений в действующее расписание;
• основная суть вносимых изменений. Здесь следует подробно изложить информацию о том, в чем именно будут заключаться поправки, какие вопросы они затронут и т.д.;
• далее следует указать все новые данные, например, будущее количество штатных единиц и т.д.;
• если изменения были связаны с денежным вопросом, ответственному лицу необходимо будет указать новые размеры окладов для определенных должностей и иные сведения, которые также подверглись изменениям.

Если изменения заключаются, например, в сокращении штата, в приказе обязательно должна быть отражена информация о точном количестве удаленных должностей. Следует помнить, что в случае отсутствия в приказе важных сведений документ не будет обладать необходимой правовой силой.

Внесение изменений при изменении оклада

Процедура внесения поправок в существующее штатное расписание по причине изменения оклада должна осуществляться на основании действующих законодательных норм. Для того чтобы изменить ранее назначенную сотрудникам заработную плату, у уполномоченного лица должны иметься веские основания для подобных действий. К наиболее часто встречающимся из них можно отнести:

• изменение текущего уровня прожиточного минимума. Как известно, данная величина может подлежать пересмотру, на основании соответствующего решения Правительства РФ;
• проведение работодателем сокращения штата;
• внесение серьезных изменений в текущее кадровое устройство компании, которое неизбежно влечет за собой соответствующие поправки в текущих размерах оклада;
• проведение массовых ликвидаций повторяющихся позиций на производстве;
• введение специальной системы стимулирования сотрудников для достижения ими максимальных результатов во время исполнения профессиональных обязанностей;
• иные обстоятельства, которые будут оказывать прямое влияние на текущий размер оклада служащих.

Следует отметить, что процедура внесения необходимых изменений в штатное расписание может быть осуществлена одним из двух доступных способов:

1. Полное переделывание ранее существующего расписания. То есть при выборе данного способа работодатель практически изготавливает новый документ. Как правило, такой метод актуален в тех случаях, при которых количество требуемых изменений действительно высоко. В данной ситуации, прежний документ остается под старым номером и продолжает свое полноценное действие.
2. Вынесение руководителем распоряжения и внесение необходимых поправок. Данный способ подразумевает, что прежнее расписание продолжит свое действие с незначительными изменениями. Такой метод удобно применять в тех случаях, когда уполномоченному лицу нужно внести лишь небольшое число поправок.

Внесение изменений при изменении должностей

Для изменения должности, как и для внесения иных поправок, требуется наличие письменного обоснования. В этом обосновании указываются непосредственные причины принятия такого решения.

Еще одним важным нюансом, на который нужно обратить особое внимание, будет являться и предварительное уведомление сотрудника, занимающего данную должность.

Уведомление следует оформить в письменном виде, с обязательным указанием там всех основных сведений, включая причину внесения поправок. При этом необходимо помнить и об установленных временных требованиях.

Так, уведомление должно быть передано сотруднику не позднее, чем за два календарных месяца до момента вступления всех изменений в свою законную силу.

В том случае, если служащий полностью согласен с будущими изменениями, к его действующему трудовому договору работодатель составляет дополнительное соглашение. В нем прописывается непосредственная причина составления данного документа, а также указываются иные важные сведения.

Уведомление о внесении изменений

Уведомление о внесении изменений в текущее штатное расписание является важным документом, который должен быть выдан каждому сотруднику. Если говорить об основных правилах его составления – он может быть сформирован работодателем в свободном порядке. Как правило, весь необходимый текст помещается на фирменный бланк организации.

Помимо этого, уведомление обязательно должно включать в себя следующие важные сведения:

• данные о сотруднике, которому оно направляется – его имя, должность, наименование структурного подразделения, табельный номер и т.д.;
• основная информация о причинах составления данного уведомления, включая ссылки на соответствующие статьи ТК РФ, а также иные нормативно-правовые акты;
• точная дата, в которую все изменения, указанные в данном уведомлении, вступят в свою законную силу.

После ознакомления с данным документом и в случае отсутствия каких-либо возражений у служащего, он должен подтвердить факт согласия личной подписью в положенном месте. В ситуации, когда сотрудник отказывается подписывать документ, работодатель должен зафиксировать этот факт в специальном акте, которые составляется в присутствии трех свидетелей.