Оформление нового сотрудника: пошаговая инструкция, заявление о приеме работе, тк рф

Процедура трудоустройства работника сопровождается необходимостью оформления множества документов. Часть из них, утвержденная законодательно, предоставляется самим сотрудником, остальные должен подготовить работодатель.

Стоит более подробно рассмотреть, из каких этапов состоит процедура трудоустройства работника, какие именно документы он должен предоставить, а также что при этом входит в обязанности будущего руководителя.

Законодательство

• ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;
• ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Также могут приниматься во внимание положения некоторых других документов: постановлений Правительства, приказов и распоряжений, указов Президента и т. п.

Подготовительный этап: необходимые документы и их проверка

В общих случаях процедура оформления на работу начинается с предоставления кандидатом определенных документов. Их перечень утвержден законодательно и включает в себя:

• Паспорт. Вместо него допускается другой удостоверяющий личность документ, необходимый для регистрации гражданина по месту жительства или пребывания. Необходима либо заверенная копия, либо оригинал.
• Трудовая книжка. В случае отсутствия документа (например, при трудоустройстве в первый раз), его потери или порчи он оформляется работодателем. Для этого работнику нужно написать соответствующее заявление с указанием причины отсутствия книжки.

• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. В случае устройства на работу впервые этот документ, как и трудовая книжка, оформляется работодателем.
• Документы воинского учета. Они нужны только для тех соискателей, которые являются военнообязанными или подлежат призыву на военную службу. Примером может быть военный билет.
• Документ об образовании. Работник может предоставить либо все бумаги об образовании, которые у него есть, либо только те, которые касаются его будущей деятельности.
• Заявление о приеме на работу. Оно может составляться либо в произвольной форме, либо по тому образцу, который утвержден на конкретном предприятии.
• Водительское удостоверение. Оно необходимо только в том случае, если будущая деятельность работника требует управления ТС.
• Документы, необходимые для получения льгот. Например, это может быть свидетельство о браке, о рождении ребенка, об инвалидности и т. п.

О необходимости проведения этих процедур потенциального работника извещает работодатель (лично или через кадровую службу). После их прохождения соискатели получают подтверждающие это бумаги, которые необходимо предоставить вместе с пакетом необходимых документов.

Кроме этого, иностранные граждане должны предоставить специальное разрешение на осуществление деятельности на территории РФ. В случае оформления на государственную службу также требуется справка из налогового органа об имущественном положении соискателя.

После предоставления документов работодатель изучает их и, в случае необходимости, проводит проверку. Например, документ об образовании можно проверить путем отправления запроса в учебное заведение.

Основной этап: проведение собеседования и заключение трудового договора

Помимо изучения документов, многие работодатели практикуют такой способ отбора сотрудников, как проведение собеседования. Оно позволяет руководителю лично оценить соискателя и быстро определить его профессиональный и интеллектуальный уровень.

Собеседование может проводиться разными способами: путем обычной устной беседы, письменным способом, при помощи тестов и задач и т. п. Конкретная форма его проведения определяется работодателем в зависимости от специфики будущей деятельности сотрудника.

После собеседования (или даже сразу одновременно с ним) работодатель может обсудить с будущим подчиненным конкретные условия трудового договора. В частности, согласованию подлежат такие вопросы:

• режим работы и график труда;
• особенности оплаты (размер заработной платы, частота ее перечисления, наличие премий);
• конкретные обязанности;
• наличие и длительность испытательного срока;
• рабочее место (чаще всего структурное подразделение).

Помимо этого, в договоре также приводится перечень взаимных прав и обязанностей каждой из сторон по отношению друг к другу.

После того, как все условия согласованы, документ оформляется кадровой службой предприятия в двух экземплярах (для каждой стороны) и подписывается работником и работодателем.

Заключительный этап: оформление документов и допуск к работе

После заключения трудового договора работодателю остается оформить некоторые документы и совершить действия, завершающие процедуру приема на работу. В частности, в его обязанности входит:

Оформить приказ о приеме на работу

Данный приказ оформляется на основании заключенного трудового договора в течение трех дней после его подписания. Содержание условий труда двух этих документов должно совпадать.

Так, в приказе обязательно должно быть указано:

• структурное подразделение, в которое был принят работник;
• должность;
• испытательный срок и его длительность (если такое условие присутствует в договоре);
• условия приема (в порядке перевода, для замещения работника, по совместительству, на определенный срок);
• характер будущей деятельности (в случае приема для выполнения определенной работы).

После оформления приказа работодатель должен под подпись ознакомить с ним сотрудника. По требованию последнего ему может быть также выдана копия этого документа.

Внести запись в трудовую книжку

В частности, в книжку вносится дата приема на работу, название компании, должности и структурного подразделения и номер приказа, на основании которого принимается сотрудник. В некоторых случаях может быть указана и другая информация (например, факт перевода сотрудника или временный характер его работы). Порядок и правила оформления трудовой книжки регламентируются законодательством.

Ознакомить работника с нормативными актами

• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностная инструкция;
• график работы;
• график сменности.
• положение об оплате труда;
• письменный договор о материальной ответственности;
• инструкция по охране труда;
• положение о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;
• коллективный договор;
• положение о коммерческой тайне;
• правила обработки, хранения и использования персональных данных работников;
• положение об аттестации.

Конкретный перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен работник, зависит от того, какие из них имеются на предприятии.

Оформить работнику личную карточку

Законодательно закреплена форма Т-2 этого документа, которую и должен использовать работодатель. В нее вносятся персональные данные о работнике на основании поданных им сведений.

Сформировать личное дело

Его структура может отличаться в зависимости от кадрового порядка, установленного на конкретном предприятии. В некоторых случаях оформление личного дела не требуется.

Провести необходимые инструктажи

В частности, это может быть вводный инструктаж по охране труда и первичный по технике безопасности и по охране труда на рабочем месте. Проведение инструктажей фиксируется в специальных журналах.

После этого работодателю остается допустить сотрудника к работе и включить его во все внутренние документы предприятия, где это необходимо. Например, это касается табеля учета рабочего времени, графика работы, графика отпусков и т. п.

Что стоит помнить работнику при приеме на работу?

Для оценки условий этого документа необходимо, прежде всего, изучить положения действующего ТК РФ. Работодатель не имеет права включать в договор условия, которые противоречат законодательству или лишают работника его минимальных гарантий. В этом случае документ теряет силу. Один его экземпляр нужно обязательно оставить себе — это поможет отстоять свои права в случае их нарушения.

Также стоит помнить, что в случае нарушения своих трудовых прав обжаловать действия работодателя можно в трудовой инспекции или в суде.

Но для этого должны быть документальные подтверждения возникших трудовых отношений, а процедура оформления на работу должна быть проведена правильно.

Поэтому следить за правильностью ее проведения обязательно должен не только работодатель, но и будущий сотрудник.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Испытательный срок при приеме на работу

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

• Сотрудницы в положении.
• Работники, не достигшие 18 лет.
• молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
• Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
• Выбранные по конкурсу
• И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Скачать образец заявления о приеме на работу

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.

Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.

Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.

После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.

Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.

В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.

Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.

Скачать бланк приказа о приеме на работу

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует — каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения — дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии — печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию — наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2. Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.

Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.

Как правильно оформить личную карточку. Скачать бланк

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

• Приказ о приеме на работу;
• Документ, определяющий личность;
• Трудовая книжка;
• Бланки ИНН и СНИЛС;
• Документ воинского учета;
• Документ подтверждающий образование;
• Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

• Личную карточку с фотографией;
• Автобиографию;
• Копию документа об образовании;
• Заявления за все время работы;
• Копии приказов по работнику;
• Трудовой контракт с работником;
• Должностную инструкцию;
• Отзывы, рекомендации, характеристики;
• Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

• Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
• Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
• Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы — работодатель также оформляет его самостоятельно.
• Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
• Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
• Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

• Справка об условиях труда на основном месте — если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
• Медицинское заключение о состоянии здоровья — нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
• Справка о размере доходов и имеющемся имуществе — если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

• Справка об имеющейся беременности для женщин;
• Справка о составе семьи;
• Копии свидетельств о рождении детей;
• Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать — не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

• Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
• ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.

Каковы этапы приема на работу нового сотрудника и по каким причинам могут отказать в трудоустройстве?

Если будет упущен хоть один нюанс, то это может привлечь внимание со стороны правоохранительных органов и других уполномоченных инстанций. О порядке и условиях оформления новых сотрудников в организацию читайте далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Что такое процесс трудоустройства?

Справка. Процесс трудоустройства — это механизм набора нового персонала в результате успешно пройденного собеседования.

Таковое определение данного понятия.

Процедура приема на работу подтверждается в документальном виде: при этом пишется заявление, составляется и подписывается трудовой договор, заполняется личное дело каждого работника, а также оформляется ряд других документов, которые необходимы для того, чтобы человек приступил к рабочей деятельности.

Кто принимает решение?

В конечном итоге на завершающем этапе проведённых собеседований решение о приёме на работу принимает руководитель организации. В крупных компаниях эту функцию может выполнять руководитель структурного подразделения.

Какие могут быть основания?

Важно! Основанием для трудоустройства и издания соответствующего приказа является составленный и подписанный трудовой договор.

Существует ошибочное мнение, что если кандидат не напишет заявление, то его не примут на работу. Это мнение является неправильным.

Согласно действующему трудовому законодательству написание заявления на прием не является обязательным. Однако оно необходимо работникам кадрового отдела для прикрепления в личную карточку трудящегося.

Обоснование принятия на работу нового сотрудника вы теперь знаете.

Ниже найдете пошаговую инструкцию по приему на работу новых сотрудников с описанием и образцами оформляемых документов.

Все организации при трудоустройстве новых лиц обязаны провести аттестацию рабочих мест. Аттестация предполагает проверку условий труда на рабочих местах и главная цель такой проверки заключается в выявлении вредных и опасных факторов, а также устранение их в скором времени.

Так как же правильно оформить нового сотрудника, в какой последовательности это нужно делать?

Получение необходимых документов

Внимание! Важным моментом при трудоустройстве является получение и анализ документации, которые предоставляет кандидат специалисту кадрового отдела.

Согласно статье 65 ТК РФ, из обязательных документов при трудоустройстве требуют:

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС.
• Трудовой договор, который подписывается позже.

Что ещё нужно? Необязательными при приеме на работу считаются следующие документы:

• Трудовая книга.
• Медицинская книга.
• Справка о наличии или отсутствии судимости.
• Документы, подтверждающие образование кандидата (дипломы, аттестаты, удостоверения).
• Документы воинского учёта.
• Характеристика с предыдущего места работы.
• Справки о доходах с предыдущих мест работы.
• Справка о составе семьи.
• Другие документы, которые имеют отношение к работе (водительское удостоверение, разрешение на хранение оружия и т. д.)
• ИНН.
• Медицинская справка первичного осмотра.

Хоть эти документы согласно законодательству являются не обязательными для предъявления, работодатель при необходимости имеет полное право их запросить у любого кандидата.

Кто направляется на медосмотр?

Справка. В регламент принятия сотрудника может входить также прохождение медосмотра.

Это прописано в статье 69 ТК РФ. Под медосмотром понимается обследование состояния здоровья человека сотрудниками медицинского учреждения. Полученные медработником данные анализируются, и после этого на руки человек получает заключение.

Статья 69 ТК РФ. Медицинский осмотр при заключении трудового договора

Обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Пройти медосмотр в обязательном порядке должны следующие граждане:

• Несовершеннолетние граждане (о приеме на работу несовершеннолетних граждан мы писали тут).
• Лица, работающие в сфере питания, торговли, а также те, которые указаны в статье 213 ТК РФ.
• Граждане, которые работают вахтой (статья 298 ТК РФ).
• Лица, занимающие должности на опасных производствах (статья 213 ТК РФ).

А что ещё по действующему российскому законодательству входит в обязательный алгоритм процедур при официальном приеме на работу в компанию нового сотрудника?

Составление заявления

Заявление не является обязательным документом. Однако для занесения информации в личное дело работника, специалисты кадровой службы просят заполнить заявление с просьбой принять на работу. Заявление содержит следующие реквизиты:

1. ФИО и адрес работника.
2. ФИО руководителя.
3. Название документа.
4. Просьбу о принятии в компанию на определённую должность.
5. Дату и подпись потенциального сотрудника.

Каков следующий этап в технологии принятия работника?

Важно! Процедура ознакомления новых работников с внутренними документами предприятия нигде не регламентирована.

Работодатели по собственному желанию знакомят будущих трудящихся с необходимыми внутренними документами.

После ознакомления со всеми нормативными внутренними актами сотрудник проставляет подпись и дату. Лист ознакомления прикладывается к трудовому договору. Происходит знакомство сотрудника со следующими документами:

• Регламенты по охране и безопасности труда.
• Утвержденная должностная инструкция.
• Внутренняя политика предприятия.
• Регламент по информационной безопасности.
• Положение о премировании сотрудников предприятия.
• Материальная ответственность.
• Регламент по документообороту.
• Регламент по обработке и хранению персональных данных штатных работников.
• Другие нормативные акты, предусмотренные в конкретной организации.

Подписание трудового договора

Внимание! Трудовой договор составляется в двойном экземпляре и является обязательным документом, который подтверждает деловые отношения нанимателя и работника.

Документ содержит права и обязанности сторон и имеет юридическую силу.

В соглашении обязательно должно быть указано, сколько месяцев будет длиться испытательный срок. Кроме этой информации, трудовой договор должен включать следующее:

1. Сумму оплаты труда.
2. Срок действия договора.
3. Название должности, отдела.
4. Данные нанимателя и работника.
5. График работы.

• Скачать бланк трудового договора
• Скачать образец трудового договора

Заключение договора материальной ответственности

В отдельных ситуациях при определённой должности требуется составление и подписание соглашения о материальной ответственности. Перечень Минтруда чётко регламентирует все должности, которые подразумевают материальную ответственность.

Часто специалисты кадрового отдела по неизвестным причинам выдают на подпись соглашения о материальной ответственности всем вновь принятым сотрудникам, не делая исключений, и не принимая во внимание предписание закона. В данном случае все подписанные документы будут считаться ничтожными.

Издание приказа

Важно! Создание приказа — это непременный атрибут системы принятия сотрудника на работу.

Документ должен быть сформирован в обязательном порядке. Документ имеет две формы Т-1 и Т-1а. Приказ состоит из следующих реквизитов:

1. Наименования документа, номера и даты.
2. Фамилии, имени и отчества принятого сотрудника.
3. Его должности и отдела.
4. Величины оклада, основания и даты трудоустройства.
5. Полного названия организации и продолжительности установленного испытательного срока.
6. Собственноручные подписи директора и сотрудника.

Сведения о поступлении человека на определённую должность должны быть зафиксированы в трудовой книге не позднее пяти рабочих дней, начиная со дня фактического трудоустройства.

Запись в книжке включает в себя следующую информацию:

• Дата приёма, подразделение, должность.
• Основание для трудоустройства.
• Печать компании.

Фото примера записи в трудовой книжке о приеме на работу:

Внесение данных в особую книгу учета

Внимание! После передачи трудовой книги работником нанимателю, второй обязан сделать соответствующую запись в специальной книге учёта.

Данные, которые должны отражаться в книге учета, следующие:

1. Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.
2. Должность.
3. Подразделение или название отдела.
4. Серия, номер трудовой книги.
5. Серия и номер вкладыша.
6. Подпись ответственного лица, принявшего книжку.

Фото примера учетной книги:

Личная карточка

Личная карта работника имеет установленную форму бланка – Т2, которая отражает все персональные данные работника. В личное дело заносятся следующие сведения:

• ФИО, дата и место рождения работника.
• Данные документа, удостоверяющего личность.
• ИНН и данные СНИЛС.
• Информация об образовании.
• Должность.
• Воинская обязанность.

Информация в личном деле должна по необходимости обновляться при появлении новых данных. Все переводы, награды, поощрения, отпуска и изменения персональных данных должны быть отражены в карточке сотрудника.

• Скачать бланк личной карточки
• Скачать образец личной карточки

Уведомление военного комиссариата

Справка. Постановление Правительства №719 чётко разъясняет, что наниматель обязан информировать военный комиссариат о всех работниках, которые подлежат воинскому учёту.

Уведомление в военкомат содержит следующую информацию:

1. Должность и ФИО трудящегося.
2. Дату рождения.
3. Адрес по прописке.
4. Воинское звание.
5. Дата трудоустройства.
6. Адрес регистрации организации, и её полное название.
7. Печать и визы уполномоченных лиц.

Данные должны быть переданы не позднее 10 рабочих дней.

Отношения начинаются с момента подписания соответствующего договора, однако датой приёма считается тот день, который указан в договоре, как дата начала выполнения трудовых обязанностей.

Если этой информации нет в договоре, то датой приёма является следующий день после подписания трудового договора. Например, если договор подписали 10 ноября, то человек должен приступать к работе с 11 ноября.

Теперь вам известна пошаговая инструкция по принятию новых работников.

Что понимают под дискриминацией?

Важно! Дискриминацией является отказ нанимателя трудоустраивать кандидата на основании определённых качеств.

К дискриминационным качествам относятся:

• Расовая принадлежность.
• Семейное положение.
• Инвалидность (об особенностях при приеме на работу инвалидов рассказано здесь).
• Инфекционные заболевания, такие как ВИЧ инфекция.
• Пол кандидата.
• Сексуальная ориентация кандидата.
• И многие другие.

Отказ в приёме на работу может быть только на основании недостатка необходимых знаний, опыта или образования. Все остальные основания являются нарушением.

Однако некоторые виды дискриминации регламентируются законом (к примеру, по возрасту), но для определённых видов работ. В этом случае отказ в приёме на работу будет законным.

В чём заключается ответственность нанимателя?

Если будет доказан факт дискриминации, работодатель будет обязан выплатить штраф. Юридические лица оплатят санкции в размере до 15000 рублей, а индивидуальные предприниматели до 5000 рублей (о том, как правильно оформить прием сотрудника на работу к ИП, говорится в отдельной статье). Стоит сказать, что штраф может быть назначен за каждое некорректное объявление.

Причины отказа

Каковы действия работодателя, если он отказывает кандидату? Работодатель должен дать письменное разъяснение факта отказа, а единственным законным основанием в приеме на работу является несоответствие деловых качеств.

Все остальные основания являются незаконными. Формируя отказ в письменном виде, наниматель обязан мотивировать установленными для должности требованиями.

Показателями пригодности к работе являются следующие критерии:

1. Уровень образования.
2. Опыт работы по профилю.
3. Стаж работы.

Подробнее о мотивированном и необоснованном отказе в приеме на работу читайте здесь.

Инструктаж

Важно! Работодатель обязан ознакомить работника под роспись с условиями работы на своём рабочем месте.

Цель такого инструктажа – обучение персонала правильному и безопасному поведению в аварийной ситуации.

Инструктаж осуществляется на основании таких документов, как:

Теперь вам известно об общих правилах принятия новых работников, а также о документах, нужных для оформления сотрудников на рабочее место. Подводя итоги, можно отметить, что процесс трудоустройства достаточно трудоёмкий.